Modernisierung von ERP-Systemen
Chance für digitale Geschäftsprozesse im Mittelstand

Maximilian Röglinger, Nils Urbach, Carletta Heinz, Dagmara Borowski, Thomas Sachs, Rebecca Trick und Louis Püschel

Die Digitalisierung beeinflusst bestehende Geschäftsmodelle, verändert die Ansprüche der Kunden und zwingt Unternehmen dazu, ihre Organisation und Prozesse anzupassen, um dauerhaft wettbewerbsfähig zu bleiben. In diesem Kontext führte die Projektgruppe Wirtschaftsinformatik des Fraunhofer FIT mit dem Glasflakon-Hersteller HEINZ-GLAS ein ERP-Auswahl- und Organisationsgestaltungsprojekt durch.

ERP-Systeme bilden das Rückgrat der integrierten betrieblichen Informationsverarbeitung. Nicht nur Konzerne, sondern auch kleine und mittelständische Unternehmen sind regelmäßig mit der Überprüfung der Funktionsweise der eigenen ERP-Systemlandschaft konfrontiert. Die Ursachen sind dabei vielfältig, z.B. werden eingesetzte ERP-Systeme vom Anbieter nicht länger weiterentwickelt oder sind nicht anpassungsfähig genug, um gewachsene Unternehmensstrukturen und -prozesse abzubilden. Zudem ergeben sich in Zeiten der Digitalisierung und integrierter Wertschöpfungsnetze sowie steigender Kundenansprüche neuartige Anforderungen an Systeme und betriebliche Abläufe [1]. Die Einführung eines zeitgemäßen ERP-Systems bietet die Möglichkeit, sowohl die Informationstechnologie als auch die Geschäftsprozesse von Unternehmen auf ein höheres Niveau zu heben.


Vorgehensmodell 

Das in Zusammenarbeit mit Praktikern entwickelte Vorgehensmodell unterteilt sich in vier Phasen. In Phase 1 werden die bestehende Ablauf- und Aufbauorganisation sowie die IT-Systemlandschaft erhoben. Auf Grundlage dieser Analyse werden in strukturierten Workshops der Phase 2 Anforderungen an das neue ERP-System bestimmt, priorisiert und in einen Anforderungskatalog überführt. In Phase 3 wird ein auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmter Überblick des ERP-Markts geschaffen. Eine systematische Anbieterbewertung und -reduktion in Phase 4 führen zur Auswahlentscheidung. Durch das Vorgehensmodell wird sichergestellt, dass die Auswahlentscheidung stets für alle Beteiligten transparent bleibt. Beispielsweise werden die Projektdokumente der Phasen 1 und 2 gemeinsam mit den Anwendern erarbeitet insbesondere Anforderungen an das ERP-System und in Phase 4 Antworten auf Rückfragen der am Auswahlprozess beteiligten Anbieter allen Mitbewerbern zur Verfügung gestellt.

 


Bild 1: Strukturierungsansatz bei der Bestimmung
funktionaler Anforderungen.

Phase 1: Prozessanalyse

Der Schwerpunkt der Erhebungen zur Ablauf- und Aufbauorganisation sowie der IT-Systemlandschaft liegt auf der Beschreibung der bestehenden Prozesse. Anhand eines standardisierten Interviewleitfadens mit bis zu 20 Fragen werden die Wissensträger im Unternehmen zu Ist-Abläufen und deren Verflechtung, verwendeten Daten, Stärken und Schwächen, Prozessvarianten, verwendeten Systemen, unternehmens- oder länderspezifischen Anforderungen, Komplexitätstreibern sowie Potenzialen zur Verbesserung, Standardisierung und Automatisierung befragt. Die Ergebnisse werden anschließend in Form von Prozessbeschreibungen und -modellen konsolidiert und dienen in Phase 2 als zentraler Input für die Entwicklung des Anforderungskatalogs. Die Dokumentation der jeweils knapp zweistündigen Prozessinterviews wird dabei dreistufig aufbereitet:

  • Ebene 1: Prozesslandkarte zur Abbildung der gesamten Ablauforganisation
  • Ebene 2: Prozesszyklen (Cycles), die die Verflechtung mehrerer Prozesse abbilden
  • Ebene 3: Prozessbeschreibungen und -modelle zur Abbildung von Einzelprozessen

Ebene 2 in Form von sich wiederholenden Cycles erweist sich dabei als geeignete Betrachtungsweise, die sequenzielle oder parallele Verknüpfung von Einzelprozessen und deren Zuordnung zur Aufbauorganisation zu erfassen und zu visualisieren. Bei einem produzierenden Unternehmen wie HEINZ-GLAS kann dies zum Beispiel die folgenden Cycles ergeben [2]:

  • Sales Cycle, auch Order-to-Cash (OTC)
  • Purchasing Cycle, auch Purchase-to-Pay (PTP)
  • Payroll Cycle, auch Human Resource Management (HRM)
  • Funding Cycle

Phase 2: Anforderungsbestimmung 

Ein erster Anforderungskatalog an das neue ERP-System kann aus den Erhebungen der Phase 1 abgeleitet werden. Dieses Vorgehen bildet in cycle-spezifischen Workshops die Basis für zielorientierte Diskussionen mit den Wissensträgern aus den am untersuchten Cycle beteiligten Fachabteilungen. Wesentlich ist, dass Anforderungen in gemeinsamer Entscheidung aller Workshop-Teilnehmer aufgenommen und mit Prioritäten versehen werden. Hierbei erweist sich eine Dreiteilung (Muss, Soll, Kann) als ausreichend. Sich die Muss-Kriterien als spätere Kostentreiber und Ausschlusskriterien bei der Bewertung von ERP-Systemen zu vergegenwärtigen hilft, ihre Zahl überschaubar zu halten. Eine zeiteffiziente Konsolidierung der Anforderungen aus den unterschiedlichen Cycles wird durch einen strukturierten Ansatz erreicht. Hierfür wird zunächst in funktionale und nichtfunktionale Anforderungen unterschieden. Erstere werden danach gegliedert, ob sie prozessspezifisch, prozessübergreifend oder für alle Prozesse relevante Anforderungen darstellen. Nichtfunktionale Anforderungen beziehen sich etwa auf die Kategorien Betriebs- und Lizenzmodell, Benutzeroberfläche, Performance, Verfügbarkeit, Mobilität und Migration.

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Schlüsselwörter:

Softwareauswahl, Geschäftsprozessmanagement, ERP, Anforderungsmanagement, IT-Systemlandschaft

Literatur:

[1] Nielsen, L.: Softwareeinführung in Zeiten kundenzentrierter Digitalisierung. Grundlagen und Empfehlungen für einen erfolgreichen Projektstart. ERP Management 2/2017.
[2] Okrent, M. D.; Vokurka, R. J.: Process mapping in successful ERP implementations. Industrial Management & Data Systems 8/2004.
[3] Buchwald, A.; Würz, T.; Urbach, N.: IT Outsourcing Satisfaction Survey. Ergebnisbericht. Horváth & Partners, März 2014.