Wandel durch Transparenz
Anlagenbauer Schwing nutzt die integrierte Business-Software ams.erp, um seine Unternehmensentwicklung kontinuierlich voranzutreiben

Der Anlagenbauer Schwing ist Spezialist für Hochtemperatursysteme. Kerngeschäft ist die thermische Reinigung von Teilen und Werkzeugen, die in der Kunststoffproduktion genutzt werden. Weltweit gilt das niederrheinische Familienunternehmen als Marktführer. Dessen ungeachtet erschließt sich Schwing kontinuierlich neue Geschäftsfelder. So arbeitet das Unternehmen seit 2014 auch als Entwicklungspartner für Industriekonzerne. Deutlich komplexere und kostenintensivere Engineering-Projekte sind die Folge. Als zentrales Planungs- und Steuerungsinstrument dient die ERP-Lösung ams.erp, die Schwing seit 2011 unternehmensweit im Einsatz hat.

Mit dem ERP erfasst der Anlagenbauer alle technischen und kaufmännischen Informationen, die im Verlauf seiner Kundenaufträge entstehen. Das dabei abgedeckte Prozessspektrum reicht von Entwicklung und Vertrieb über Disposition, Fertigung, Einkauf und Materialwirtschaft bis in die Bereiche Montage, Versand und Kundendienst. Betriebswirtschaftliche Prozesse in der Finanzbuchhaltung, im Personalwesen und im Controlling runden das durchgängige Informationsmanagement ab. Zudem nutzt Schwing ein revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem, das in ams.erp integriert ist.

„Wir haben früh auf Diversifikation gesetzt“, sagt Geschäftsführer Ewald Schwing, der das Unternehmen 1969 zunächst noch als reinen Handelsbetrieb gegründet hatte. Zusätzlich zu den Bereichen Handel, Kleinserienfertigung und Lohnreinigung, verschafft sich der Anlagenbauer ein weiteres Standbein in der Projektfertigung. Hierbei geht es um Entwicklung und Bau von kundenindividuellen Reaktoren, in denen sich die Oberflächen pulverförmiger Materialien behandeln lassen. Im Rahmen dieser neuen Geschäftstätigkeit gilt es nun Engineering-Projekte zu steuern, die mehrere Jahre dauern und mit siebenstelligen Investitionen einhergehen.
 

Integration aller Prozessbereiche und Geschäftsfelder

Mehr denn je braucht Schwing die vollständige Sicht auf alle technischen und kaufmännischen Informationen, die im Zuge seiner vielfältigen Kundenaufträge entstehen. Der Wechsel auf eine voll integrierte Geschäftssoftware war die logische Konsequenz. Dass sich der Anlagenbauer dabei für die Lösung ams.erp entschied, führt Schwing vor allem auf die flexiblen Einsatzmöglichkeiten des Systems zurück, welches das Beratungs- und Softwarehaus ams.Solution speziell für die Einzel-, Auftrags- und Variantenfertigung ausgelegt hat. Thomas Schwing erläutert: „Mit der Lohnreinigung, der Kleinserienfertigung, dem Handel und dem Projektgeschäft haben wir vier Geschäftsfelder, die recht unterschiedliche Anforderungen an ein ERP stellen. Vor allem beim Thema Anlagenbau wird die Luft für viele Anbieter ziemlich schnell recht dünn.“

Zudem habe eine Reihe funktionaler Zusatznutzen für ams.erp gesprochen, so Thomas Schwing weiter. Für ihn bestand ein wichtiger Punkt darin, dass die Lösung über ein revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem (DMS) verfügt. Dessen Einsatz sei für den Anlagenbauer vor allem aus zwei Gründen wichtig. Zum einen besteht ein erheblicher Dokumentationsbedarf gegenüber den Kunden. Zum anderen hat sich Schwing dazu entschlossen, alle auftragsbezogenen Dokumente nur noch elektronisch vorzuhalten. Was auch für all jene Unterlagen gilt, die zunächst nur in Papierform vorliegen. Sämtliche Dokumente werden spätestens mit dem Projektende eingescannt und mit eindeutigem Auftragsbezug über ams.erp im DMS abgelegt. 
 

Vertriebsunterstützung

Die systematische Erfassung relevanter Informationen beginnt bereits im Vertrieb. Hier sieht der Lead-Prozess vor, dass jede Anfrage umgehend im ERP-System erfasst wird. Über welchen Kommunikationskanal die Anfrage des Interessenten im Unternehmen eintrifft, spielt dabei keine Rolle. Jeder Vorgang erhält eine spezifische Anfragenummer, so dass eine eindeutige Nachverfolgung jederzeit möglich ist.
 

Lieferzeiten verkürzen

Im Kerngeschäft, dem Bau von Hochtemperatursystemen für die thermische Reinigung, wickelt das Unternehmen etwa 100 Aufträge im Jahr ab. In der Regel liegen die Durchlaufzeiten bei drei bis vier Monaten. Um gut gehende Standardanlagen vorzuproduzieren, nutzt Schwing die Möglichkeit zu Lagerbestellungen in ams.erp und löst die entsprechenden Bestellungen ohne Kundenauftrag aus. Die Lagervorratsfertigung gibt dem Unternehmen die Möglichkeit, seine Lieferzeiten zu minimieren.

Mithilfe seiner jahrzehntelangen Markterfahrung und dank der auftragsübergreifenden Transparenz, die
ams.erp in der Produktionsplanung bietet, ist Schwing in der Lage, die sich ständig verkürzenden Terminvorgaben seiner Kunden dann tatsächlich einzuhalten.

 

Integriertes Servicemanagement

Auch bei Reparatur, Instandhaltung und Wartung dient ams.erp dem Anlagenbauer als informationstechnisches Rückgrat. Die mit den Servicevorgängen verbundenen Betriebsabläufe plant und steuert Schwing ausschließlich im ERP-System. Darüber hinaus erhalten die Servicetechniker Zugang zu den Teilen der Auftragsdokumentation, die sie für ihre laufenden Aufträge benötigen. Somit können sich die Mitarbeiter ein präzises Bild vom aktuellen Bauzustand der Anlage machen inkl. der Historie, wann es zu Serviceeinsätzen gekommen ist und was an der Anlage gegebenenfalls verändert wurde. Zusätzlich lassen sich die Informationen auch auftragsübergreifend auswerten. Auf diese Weise erfährt das Unternehmen, in welchen Anlagen welche Art von Problemen auftreten und wie häufig dies bei welchen Kunden der Fall ist.
 

Verlässliche Ausfuhrkontrolle 

Das wachsende Servicegeschäft hat ein weiteres Thema auf Schwings Prioritätenliste ganz nach oben gebracht: die wirtschaftliche Organisation der Ausfuhrkontrolle. Denn sicherzustellen, dass nur dorthin geliefert wird, wo es auch tatsächlich erlaubt ist, führt speziell im Aftersales zu hohen administrativen Aufwänden. 

Um auf alles vorbereitet zu sein, nutzt das Unternehmen die in ams.erp integrierte Lösung für die Außenhandels- und Zollabwicklung. Die Lösung wird permanent mit dem jüngsten Wissen zu den gültigen Sanktionslisten aktualisiert. Eine echte Detailarbeit. Schließlich stehen auf den Listen nicht nur Staaten, sondern auch zahlreiche Unternehmen und Einzelpersonen. Da die Zolllösung direkt in das ERP-System eingebettet ist, laufen die geforderten Compliance-Prüfungen weitgehend automatisiert ab. Jeweils nachts wird der Kunden-, Lieferanten- und Vertriebspartnerstamm vollständig abgeprüft. Ergibt sich eine Auffälligkeit, bekommt der Anlagenbauer am darauffolgenden Morgen eine Meldung und kann der Sache unverzüglich nachgehen.
 

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess

Das Scharfschalten der integrierten Ausfuhrkontrolle geschah ebenfalls 2017. Schwing sieht darin ein weiteres Beispiel, dass das ERP-System flexibel genug ist, um veränderte Marktanforderungen aufzugreifen und der Unternehmensentwicklung gemäß mitzuwachsen.

Erfahren Sie mehr auf der CEBIT 2018, Halle 17, B24



Kontakt
ams.Solution AG
Rathausstraße 1
41564 Kaarst
Tel.: +49 2131 406690
www.ams-erp.com