Fehler bei der ERP-Auswahl

Tino Niggemeier

Die Wahl einer ERP-Software ist ein komplexer und zeitaufwendiger Prozess. Jeder Fehler dabei kostet Zeit und Geld. Leider gibt es keine allgemeingültige Checkliste, die Fehlentscheidungen verhindert. Auf diese Weise wird eine für das Unternehmen völlig ungeeignete ERP-Lösung eingeführt oder das gesamte Projekt scheitert. Der Autor zeigt die, aus seiner bei der Einführung von ERP-Projekten gewonnenen Erfahrung, am häufigsten auftretenden Fehler bei der ERP-Auswahl auf.

  1. Die mit der Auswahl beauftragten Mitarbeiter sind nicht freigestellt, sondern zusätzlich in andere Projekte eingebunden. Die Bestimmung eines festen und qualifizierten Mitarbeiterstamms, der mit der Auswahl betraut wird, ist grundlegend. Dabei ist es sinnvoll, die Mitarbeiter freizustellen, da sonst bei Unterbrechungen in der ERP-Auswahl immer wieder eine zeitraubende Einarbeitung notwendig ist. Dies kann sogar dazu führen, dass das Projekt als zu aufwändig empfunden und ganz aufgegeben wird. Alle zuvor investierten Mittel waren somit umsonst.
  2. Es wird nicht genug Zeit für die Auswahl veranschlagt. Wie bei jedem Projekt ist es wesentlich, einen Zeitplan für die Auswahl vorzugeben. Dabei muss beachtet werden, dass der Geschäftsfluss nicht behindert wird. Ein Hersteller von Wintersportartikeln beispielsweise sollte nicht im November mit der Suche beginnen, wenn das Winter- und Weihnachtsgeschäft läuft. Außerdem darf die Planung nicht zu eng sein, sondern realistisch und prozessgemäß. Das bedeutet die Reihenfolge der einzelnen Schritte im Vorfeld festzulegen und so eine Verzögerung, welche zusätzliche Ressourcen in Anspruch nimmt, zu vermeiden.
  3. Es besteht keine Bereitschaft, die bestehenden Prozesse zu überdenken und gegebenenfalls zu verbessern. Die Einführung einer ERP-Software bietet eine Chance zur Prozessoptimierung. Mit der neuen ERP-Lösung können bestehende Prozesse möglicherweise vereinfacht werden. Um dieses Potenzial im Vorfeld zu berücksichtigen, sollten die bestehenden Prozesse bekannt sein. Denn ein ERP-System kann nur so gut oder schlecht sein wie die Prozesse, die darin abgebildet werden.
  4. Nur ein Teil der betroffenen Mitarbeiter wird an der Prozessanalyse beteiligt. Das Aufwendigste am Auswahlprozess ist die Frage: Was muss die neue Software leisten können? Dabei ist es elementar, jede Abteilung, die das System nutzen wird, zu berücksichtigen. Die ERP-Lösung soll, im Idealfall für alle Mitarbeiter, die Arbeit erleichtern und strukturieren. Gerade bei einer Neueinführung ist jedoch zu beachten, dass manche Prozesse (beispielsweise das Erfassen von Kontaktdaten) deutlich aufwändiger sein können als dies ohne ERP-System der Fall war. Dafür wird Zeit beim Verwalten anderer Bereiche (beispielsweise bei der Angebots- oder Rechnungserstellung) eingespart. Entscheidend ist, dass sich insgesamt ein Produktivitätsvorteil für das Unternehmen ergibt, auch wenn sich Prozesse in einzelnen Bereichen verkomplizieren.
  5. Das Lastenheft enthält mehrere hundert Fragen und beschränkt sich nicht auf die wichtigen Kriterien; oder es wird gar kein Lastenheft erstellt. Wenn feststeht, was die Software leisten soll, ist ein wichtiger Schritt geschafft. Es gilt nun, genau zu unterscheiden, welche Funktionen das neue System unbedingt erfüllen muss und welche Features sinnvoll, aber nicht zwingend notwendig sind. Die obligatorischen Funktionen sollten in einem Lastenheft zusammengestellt werden. Dieser Anforderungskatalog stellt eine Grundlage für die Bewertung der einzelnen ERP-Lösungen dar. Fehlt diese Grundlage, lassen sich die unterschiedlichen Systeme kaum vergleichen. Das Übermitteln eines mehrere hundert Fragen umfassenden Lastenheftes an die Anbieter ist dabei jedoch zu vermeiden. Zum einen sind die Antworten der ERP-Unternehmen bei wenigen Fragen erfahrungsgemäß präziser ausgearbeitet, zum anderen fällt die Bewertung der Antworten deutlich leichter.
  6. Die Geschäftsleitung ist in die ERP-Auswahl nicht genügend eingebunden oder missachtet die Ergebnisse des Expertenteams. Zeit ist Geld – das gilt besonders für die Geschäftsführung. Nimmt die Unternehmensleitung aktiv an der ERP-Auswahl teil, sollte sie dafür jedoch reichlich Zeit einplanen. Nur so lassen sich fundierte Entscheidungen treffen. Wenn die Geschäftsführung selbst nicht beteiligt werden möchte, ist es sinnvoll sich auf das Ergebnis des Expertenteams zu verlassen. Wird die vom Expertenteam empfohlene Software von der Unternehmensleitung nicht berücksichtigt, weil der Anbieter beispielsweise keinen bekannten Namen hat, war der Selektionsprozess und alle aufgewendete Zeit nutzlos.
  7. Zu viele Anbieter sind in die jeweiligen Phasen des Auswahlprozesses eingebunden. Nach der Erstellung des Lastenheftes werden mehrere geeignet scheinende ERP-Lösungen ausgewählt. Hierbei sind die eigenen Anforderungen mit dem Profil des ERP-Anbieters abzugleichen. Zur Anbieterrecherche eignet sich die Suche im Internet oder eine Anfrage über Online-Vergleichsportale. Möglicherweise werden zahlreiche ERP-Systeme einen Großteil der Kriterien erfüllen. Dennoch ist es ratsam, eine Vorauswahl zu treffen, damit die Angebote und Lösungen vergleichbar und überschaubar bleiben. Maximal acht Anbieter sollten in dieser Phase kontaktiert werden.
  8. Den Anbieterpräsentationen wird nicht ausreichend Raum gelassen. Nach der Auswertung der Pflichtenhefte stehen die Software-Präsentationen an. Um den Überblick zu behalten, sind maximal fünf Präsentationen zu vereinbaren. Gleichzeitig haben die Anbieter Zeit, ihre Produkte angemessen zu präsentieren. Zur Vorbereitung ist die Erarbeitung gezielter Aufgabenstellungen für den Anbieter sinnvoll. So kann der Präsentierende präzise auf die Unternehmensanforderungen eingehen. Außerdem werden Lücken und alternative Lösungsansätze der Systeme ersichtlich. Eine umfangreiche Vorbereitung und das Stellen detaillierter Fragen gehört zu jeder Präsentation. Obwohl das erhebliche Zeit in Anspruch nimmt, lohnt es sich, die Software die mehrere Jahre die Unternehmensverwaltung strukturieren soll, gut kennenzulernen.
  9. Es werden keine Bewertungskriterien für die Endauswahl der ERP-Systeme festgelegt. Nach den Präsentationen ist die Endphase der Auswertungen erreicht. Jetzt geht es darum, die Lösung herauszusuchen, die am besten zum Unternehmen passt. Werden im Vorfeld Bewertungskriterien festgelegt, ist es deutlich leichter zu einem Ergebnis zu kommen. Dabei sind folgende Fragestellungen wichtig: Welche Software erfüllt die Unternehmenskriterien am ehesten? Bei welchem ERP-Anbieter ist das Vertrauen für eine mehrjährige Zusammenarbeit am größten? Wird die Lösung auch in einigen Jahren noch die Ansprüche des Unternehmens erfüllen können? Weitere Möglichkeiten zur Evaluierung des geeignetsten Kandidaten sind detaillierte Nutzwertanalysen, umfangreiche Anbieterworkshops oder Besuche bei Referenzkunden. Diese Verfahren sind jedoch mit hohem Zeitaufwand verbunden. Wurden keine abschließenden Kriterien festgelegt, werden erneut Ressourcen gebunden, die gegebenenfalls schon anders verplant worden sind.
  10. Die Dauer und Kosten der Systemauswahl werden unterschätzt. Die bisherigen neun Punkte haben aufgezeigt, welche Faktoren bei der Auswahl einer ERP-Software berücksichtigt werden sollten. Jeder einzelne Schritt ist mit Kosten und Zeitaufwand verbunden. Geduld und Geld sind deswegen zwei nicht zu unterschätzende Kriterien, die ausschlaggebend für den Erfolg oder das Scheitern der ERP-Einführung sein können. Die Liste mit den genannten Fehlern hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Fehler treten immer und überall auf. Doch wenn die 10 Punkte berücksichtigt werden und die ERP-Auswahl mit Sachverstand und Umsicht erfolgt, ist das Fundament für die Auswahl einer geeigneten ERP-Lösung gelegt.