Auswahl von ERP-Beratern

Godelef Kühl

Die Auswahl eines passenden ERP-Beraters gestaltet sich oftmals ebenso schwierig wie die der richtigen ERP-Lösung. Unternehmen müssen daher bereits im Vorfeld prüfen, welcher Berater für sie der richtige ist. Der Beitrag geht darauf ein, was es bei Berater-Auswahl zu beachten gilt und welche Punkte bereits im Vorfeld geklärt werden müssen.

Enterprise Resource Planning (ERP)scheint längst ein überholtes Thema zu sein. Mitunter, weil alle Unternehmen bereits bestens ausgestattet sind und der Markt gesättigt ist. Doch auch wenn ERP im Moment nicht zu den Hype-Themen gehört und sich viele Führungskräfte oder IT-Experten entweder bestens auskennen oder zumindest mitreden können: Die ERP-Entwicklung geht rasant weiter. So haben die Analysten von Gartner beispielsweise herausgefunden, dass die ERP-Branche 2012 auf 281 Milliarden Dollar angewachsen ist, ein Plus von 4,3% im Vergleich zum Vorjahr.
Viele Unternehmen fragen sich, ob sie ihr ERP-System erweitern oder erneuern sollen und ob die alte Lösung den Anforderungen noch gerecht wird. Sollten die Mitarbeiter im Außendienst mobilen Zugriff haben? Sind die Reporting-Funktionen noch auf dem neusten Stand? Die Neuerungen des Marktes und zahlreiche offene Fragen sorgen dafür, dass sich viele Firmen früher oder später an einen ERP-Berater wenden. Die folgenden Ausführungen zeigen, wie Unternehmen aus den unterschiedlichsten Angeboten und Dienstleistungen den für sie passenden Service und richtigen Begleiter auf dem Weg zum neuen oder erneuerten ERP-System finden.

Fachwissen und Branchenkenntnisse
Es geht auf Kundenseite nicht nur um möglichst günstige Lösungen und Dienstleistungen. Zwar möchte jedes Unternehmen Geld sparen, viele Firmen wünschen sich aber vor allem, dass ERP-Auswahlberater professioneller arbeiten. Zu diesem Ergebnis kommt eine aktuelle Anwenderumfrage der godesys AG. Am häufigsten kritisieren ERP-Anwender an ihrer Geschäftslösung laut Studie die unzureichende Begleitung der Einführung durch den externen ERP-Berater. Rund 65% der Befragten gaben an, mit ihrer ERP-Lösung unzufrieden zu sein. Jedoch führten nur die wenigsten (16%) diesen Umstand auf die eingesetzte Software zurück. Mehr als zwei Drittel der Umfrageteilnehmer begründen gescheiterte ERP-Projekte mit falscher Beratung und schlechtem Projektmanagement ihrer ERP-Berater. Laut Umfrage erwarten Anwender von ERP-Dienstleistern vor allem fundierte Fachkenntnisse, verbesserte organisatorische Fähigkeiten sowie umfangreichere Branchenkenntnisse.
ERP-Dienstleister müssen ihren Service in Hinblick auf eine professionellere Beratung für Unternehmen verbessern. Eigennutz darf nicht das Ziel eines Beraters sein. Im Fokus sollte stets stehen, eine passgenaue ERP-Lösung für das jeweilige Anwendungsgebiet zu finden. Es ist alarmierend, dass derart viele Befragte mit ihrer ERP-Lösung unzufrieden sind, dies aber nicht der Software anlasten. Dies zeigt den enormen Optimierungsbedarf aufseiten der ERP-Auswahlberater.
Es geht also nicht nur um maßgeschneiderte und leistungsstarke Software. Auch der ERP-Auswahlberater muss durchdacht und strategisch ausgewählt werden. Der Berater sollte sich nicht nur mit der Software auseinandersetzen, sondern auch mit dem Unternehmen, seinen betriebswirtschaftlichen Merkmalen und den daraus resultierenden individuellen Anforderungen an die ERP-Software.

ERP-Auswahlberater
Da nicht alle Berater Mitglied im Bundesverband Deutscher Unternehmensberater sind, ist die Branche schwer überschaubar und genaue Zahlen sind schwer zu evaluieren. Dass es zudem keinerlei Vorgaben in Sachen Beratungsausbildung gibt, stellt eine weitere Schwierigkeit dar. Der Markt für ERP-Auswahlberater ist weiterhin sehr heterogen und unübersichtlich. Er wird von zwei Gruppen dominiert: Die stark marketinggetriebenen Beratungen sind in erster Linie auf den „Lead-Fang“ aus. Hier müssen sich Hersteller registrieren und kostenfrei Informationen zur Verfügung stellen, die Berater sonst mühevoll sammeln müssten. Diese Angaben werden vom Berater an die suchenden Unternehmen verkauft.
Zum anderen existieren Beratungshäuser, die sehr standardisiert vorgehen. Das sind diejenigen, die mit Auswahlplattformen, Fragenkatalogen, Pflichtenheften und Ähnlichem arbeiten. Nachteil hier: Standardkataloge decken nicht die Realität in den Betrieben ab. Zudem ist ein umfangreicher Fragenkatalog nicht zwingend ergiebiger. Je mehr Fragen es gibt, desto höher ist die Komplexität des Systems. Aber nicht immer bedeuten mehr Funktionen auch eine höhere Sicherheit in allen Eventualitäten. Oftmals führt dieses vermeintliche Streben nach Sicherheit eher zu einem unnötig aufgeblähten System.
Doch trotz aller genannten Warnungen und Schwierigkeiten gibt es auch sehr kundenorientierte und leistungsstarke Consultants, die Ratsuchenden ihre Fragen umfassend und effektiv beantworten. Als besonders seriös gelten beispielsweise universitätsnahe Beratungshäuser. Essenziell ist, dass der ERP-Berater glaubhaft darlegen kann, selbst an die Passgenauigkeit und Effizienz der jeweiligen ERP-Lösung zu glauben.

Aspekte bei der Auswahl

Referenzen
Bei den Referenzen geht es darum, herauszufinden, ob der Berater oder die Beraterin bereits zuvor ähnliche Projekte in derselben Branche umgesetzt hat. Falls ja, gilt es zu klären, welche Art des Projektes vorlag und welche Hersteller warum ausgewählt wurden. Zudem ist es ratsam, mit den Endkunden und Herstellern Kontakt aufzunehmen und sich über das jeweilige Projekt zu informieren. Weisen Projekte eine Vielfalt bei der Softwareauswahl auf, spricht dies für die Qualität des Beraters.

Erfahrung
Unternehmen sollten stets darauf achten, wo und für wen der Berater zuvor tätig war. Ist ein ehemaliger Arbeitgeber beispielsweise SAP und lässt sich eine Häufung an SAP-Projekten erkennen, kann er aller Wahrscheinlichkeit nach nicht objektiv oder neutral beraten. In vielen Fällen erhalten Berater außerdem Provisionen von ERP-Herstellern, wenn sie einen Auftrag vermitteln. Oftmals ist ein Eigeninteresse vorhanden, eine Lösung des alten Arbeitgebers zu verkaufen – sei es aus alter Verbundenheit oder aus finanziellen Beweggründen.

Auskünfte der ERP-Hersteller
Unternehmen sollten eigenständig Hersteller kontaktieren und mit ihnen besprechen, ob ihre Lösung eine Brancheneignung aufweist. Es lohnt sich auch, den Hersteller zu fragen, ob mit dem Berater entsprechende Erfahrungen vorhanden sind. Die meisten Lösungsanbieter kennen die Berater, die in der jeweiligen Branche arbeiten. Risiko: Es kann vorkommen, dass der Hersteller den Berater nennt, der dem Anbieter am nächsten steht. Dies lässt sich jedoch durch genaue Recherchen zu den Erfahrungen und zur Vita des Beraters umgehen.

Umgang mit Beratern
Beratung ist „People Business“. Daher sollten sich Firmen immer versichern lassen, dass die handelnden Personen auch wirklich bekannt sind und welchen Ruf sie genießen. Noch viel wichtiger ist jedoch, dass Unternehmen im Vorfeld bereits schriftlich fixieren, was sie eigentlich wünschen. Eine genaue Definition der eigenen Anforderungen ist der erste Schritt, um Unsicherheiten oder Fallen von Anfang an zu vermeiden. So können die suchenden CIOs oder andere Projektverantwortliche bereits in der Vorauswahl fünf bis sechs relevante und konkrete Hersteller benennen oder sich für eine detaillierte Komplettauswahl inklusive Prozessanalyse entscheiden. Wichtig ist, dass diese Punkte bereits im Vorfeld und nicht erst im Gespräch mit den Beratern geklärt werden. Nicht zuletzt sollte auch die Chemie zwischen Berater und künftigem ERP-Anwender stimmen. Sind beiden Parteien nicht auf einer Wellenlänge, ist dies ein denkbar schlechter Start für ein erfolgreiches ERP-Projekt.

Tipps für die ERP-Auswahl
Abschließend soll nun die Frage geklärt werden, wie Unternehmen die richtige ERP-Software für ihre Belange finden. Die folgenden fünf Tipps verwandeln die Suche nach der geeigneten Geschäftslösung von einer Problemstellung zur strategisch und mühelos zu bewältigenden Aufgabe. Bevor es überhaupt um den Erstkontakt mit dem ERP-Berater geht, sollten Unternehmen zunächst den Markt scannen und eine Vorselektion über das Internet vornehmen. Wichtigste Fragen hierbei: wer hat für die relevanten Themen in der jeweiligen Branche ein Lösungsangebot? Gespräch zum Kennenlernen des Beraters. Wie viele Namen von ERP-Anbietern aus der Vorrecherche erwähnt der Berater? Zugleich sollten Unternehmen hinterfragen, warum selbst recherchierte Anbieter möglicherweise nicht empfehlenswert sind. Auch Branche, Unternehmensgröße und Komplexität der Prozesse müssen bei der Vorauswahl dringend berücksichtigt werden. Große und komplexe Analysen sind anfangs jedoch nicht notwendig. Außerdem muss der Berater Transparenz herstellen. Das Ziel der Vor-auswahl ist die Nennung von fünf bis sechs relevanten Anbietern. 

Schlüsselwörter:

ERP-Berater, Berater-Auswahl, Lösungsangebot