RoI-Betrachtungen bei der ERP-Entscheidung

Sandy Eggert und Martha Stritzel

Ein ERP-Projekt ist prinzipiell mit einem hohen finanziellen Risiko verbunden, welches durch mehrere Maßnahmen gemindert werden kann. Einerseits ist es sinnvoll zu Beginn der ERP-Auswahl nach der Erhebung der Anforderungen eine Analyse der Wirtschaftlichkeit der ERP-Einführung durchzuführen. Weiterhin kann zu einem späteren Zeitpunkt eine RoI-Untersuchung im Rahmen der Endauswahl hilfreich sein. Der folgende Beitrag stellt beide Ansätze vor und zeigt die damit verbundene Risikominimierung und Nutzensteigerung auf.

Seit Jahren investieren Unternehmen erhebliche Summen, um Wettbewerbsvorteile wie beispielsweise schnellere Reaktionszeiten auf Kundenanforderungen oder effizientere Planungsstrategien auf Grundlage eines ERP-Systems zu realisieren. Durch einen zielgerichteten ERP-Auswahlprozesses kann sichergestellt werden, dass Unternehmensdaten im laufenden Betrieb systemtechnisch und prozessorientiert erfasst, qualitativ hochwertig verarbeitet und ausgewertet werden können. Aufgrund der enormen Investitionskosten und der langen Projektlaufzeit ist die Entscheidung für ein neues ERP-System für die meisten Unternehmen mit einem hohen Risiko verbunden. Erschwert wird die Auswahl zudem durch die Vielfalt der unterschiedlichen Systemanbieter und deren Angebote. Die Auswahl des richtigen ERP-Systems erfordert daher umfangreiche Maßnahmen, die in der Praxis oft unterschätzt werden. Neben vorbereitenden Maßnahmen, wie die Festlegung von Zielen und das Ermitteln von Anforderungen zur Anbieterauswahl ist u.a. die Durchführung von Anbieterpräsentationen eines begrenzten ERP-Anbieterkreises sinnvoll. In diesen Präsentationen, in denen die wichtigsten Szenarien des konkreten Unternehmens gezeigt werden müssen, werden oft Defizite sichtbar, die bei der Beantwortung von Fragenkatalogen oft nicht erkennbar sind [1].

Wirtschaftlichkeit einer ERP-Investition
Generell führt eine ERP-Einführung dann zu Nutzensteigerungen für ein Unternehmen, wenn es im Vergleich zur aktuellen Situation einen höheren Beitrag zur Erreichung der Unternehmensziele leistet [2]. Die Rentabilität der Investition ergibt sich aus der Gegenüberstellung von quantifizierten Nutzensteigerungen und quantifizierbaren Kosten wie z.B. der Investitionssumme für das ERP-System. Bewertet werden also nicht die technischen Eigenschaften des ERP-Systems, sondern die konkreten Einflüsse auf die Prozessgestaltung innerhalb des Unternehmens [3]. Im Rahmen der Auswahl können optional an unterschiedlichen Zeitpunkten Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen sinnvoll eingesetzt werden (Bild 1, siehe oben). Einerseits ist eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung zu Beginn der Auswahl sinnvoll, wenn es bspw. gewünscht ist, die Einführung eines ERP-Systems unter dem Aspekt der Wirtschaftlichkeit zu begründen. In der Durchführung der Nutzenerhebung werden die Potenziale und Verbesserungen auf Basis eines unternehmensspezifischen Fragenkatalogs ermittelt und den geplanten Kosten gegenübergestellt. Mit Hilfe der RoI-Berechnung können somit die maximal möglichen Einsparpotenziale modulspezifisch ermittelt werden. Zunächst werden im Rahmen der monetären Bewertung die direkt messbaren Basisgrößen Zeit und Kosten ermittelt. Bei unzureichend quantifizierbaren Potenzialen wird eine qualitative Bewertung angewandt. Die Untersuchung beginnt mit der Spezifikation der erforderlichen Funktionen innerhalb der betroffenen Unternehmensbereiche (z.B. Disposition). Anschließend werden funktionsbezogene Indikatorfragen zusammengestellt. Diese spezifisch formulierten Fragen zielen auf präzise Aussagen über realisierbare Potenziale ab. Eine Beispielfrage aus dem Bereich Disposition zur Verdeutlichung: „Welche Einsparungen können durch eine bei der Unterschreitung von Mindestmengen automatisch ausgelöste Bestellung realisiert werden?“ Das Unternehmen könnte hier eine Angabe wie zum Beispiel 10 min pro Woche geben. Diese Angabe wird anschließend mit dem vom Unternehmen angegebenen Personalkostensatz berechnet um letztlich das Einsparpotenzial konkret zu beziffern. Im Ergebnis liegen monetär ermittelte Potenzialen in Euro vor, welche sich auch auf einzelne Funktionsebenen differenzieren lassen, so dass bei einer anschließenden Einführung die Funktionsbereiche mit dem größten zu erwartenden Nutzen priorisiert werden können.
Ein weiterer Zeitpunkt eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung durchzuführen, ist nach den Anbieterpräsentationen im Hinblick auf eine RoI-gestützte Anbieterauswahl. Diese RoI-Betrachtung berücksichtigt den Grad der Erfüllung der unternehmensspezifischen Zielgrößen durch die vorhandene Ausprägung unterschiedlicher Funktionen der ERP-Systeme der Endauswahl sowie die angegebenen Kosten entlang der Angebote. Anschließend können auf Basis der Ergebnisse der Erfüllungsgrad an gewünschten Funktionen und der erwartete RoI je System in die Bewertung und schließlich in die Entscheidung einfließen. Um die konkreten Zeitpunkte von RoI-Betrachtungen während der Auswahl aufzuzeigen, werden nachfolgend die Phasen zur Auswahlentscheidung aufgezeigt.

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Literatur:

[1] Eggert, S., Gronau, N.: Modellbasierte Auswahl von ERP-Systemen. In: Controlling und ERP-Systeme, ZfCM – Zeitschrift für Controlling und Management, Gabler Verlag 2009.
[2] Martin, R.; Mauterer, H.; Gemünden, H.-G.: Systematisierung des Nutzens von ERP-Systemen in der Fertigungsindustrie. In: Wirtschaftsinformatik, 44 (2002) 2, S. 109-116
[3] Gronau, N.: Handbuch der ERP-Auswahl. GITO Verlag. 2011
[4] Gronau, N.: Industrielle Standardsoftware. Auswahl und Einführung. Oldenbourg 2001.