Das aktuelle Stichwort:
Enterprise Content Management

Sandy Eggert

Das unternehmerische Interesse und vor allem auch der Bedarf an Lösungen aus dem Bereich Enterprise Content Management (ECM), die verteilt vorliegende Informationen in die Geschäftsprozesse integrieren, steigen stetig. Ein Großteil der bei der Arbeit benötigten Informationen liegt in unstrukturierter Form (als E-Mails, Word-Dokumente, als Grafiken oder Multimediadateien) vor. Dies bedeutet hinsichtlich der Suche und dem Anfordern von Informationen einen vermeidbaren zusätzlichen Zeitaufwand für jeden einzelnen Mitarbeiter. ECM geht von dem Ansatz aus, alle Unternehmensinformationen auf einer einheitlichen Plattform zur internen und auch externen Nutzung bereitzustellen [1].

Das unternehmerische Interesse und vor allem auch der Bedarf an Lösungen aus dem Bereich Enterprise Content Management (ECM), die verteilt vorliegende Informationen in die Geschäftsprozesse integrieren, steigen stetig. Ein Großteil der bei der Arbeit benötigten Informationen liegt in unstrukturierter Form (als E-Mails, Word-Dokumente, als Grafiken oder Multimediadateien) vor. Dies bedeutet hinsichtlich der Suche und dem Anfordern von Informationen einen vermeidbaren zusätzlichen Zeitaufwand für jeden einzelnen Mitarbeiter. ECM geht von dem Ansatz aus, alle Unternehmensinformationen auf einer einheitlichen Plattform zur internen und auch externen Nutzung bereitzustellen [1]. Mit dem Begriff Enterprise Content Management werden verschiedene Lösungen zusammengefasst, die die unstrukturierte Informationsversorgung der Mitarbeiter oder auch Kunden kompensieren und damit die Unternehmenssituation und die Reaktionsfähigkeit auf wirtschaftliche Veränderungen verbessern. Zu diesen Technologien gehören u.a.: Archivierung, Collaboration, (Web) Content Management, Dokumenten-Management und Workflow-Management. ECM verbindet diese Technologien zu einer einheitlichen Systemumgebung. Ziel von ECM ist, Daten- und Dokumentenredundanz zu vermeiden, den Zugriff einheitlich zu regeln, unabhängig von Quelle und Nutzung beliebige Informationen bereitzustellen und als Dienst allen Anwendungen gleichförmig zur Verfügung zu stehen [1]. Damit zielt ECM auf die Erschließung aller Informationen eines Unternehmens ab [2]. ECM ist jedoch kein reines IT-Thema, denn ECM-Projekte betreffen alle Prozesse zwischen den Unternehmenseinheiten und über die Unternehmen hinaus. Ein ECM-System ist ein Informationssystem, das die Gesamtheit der Prozesse für das unternehmensweite, zielgerichtete, systematische Sammeln, Erstellen, Aufbereiten, Verwalten, Verteilen und Nutzen von Content unterstützt [3]. Zu den Anforderungen eines ECM-Systems gehören u.a.:
• Content-Management-Funktionalität (zur Veröffentlichung von Inhalten)
• Dokumenten-Management-Funktionalität
• Workflow-Funktionalität (Ausführung von mehrstufigen Workflows)
• Gestaltung von Content-Portalen unter Berücksichtigung der Integrations- und Personalisierungsfunktion [3]
• Recherche- und Suchfunktionalität
• revisionssichere Archivierung
ECM soll eine übergreifende Lösung schaffen, die beliebige Formate, Medien und Anwendungen beinhalten kann. Damit wird dem Endbenutzer eine unternehmensweite Transparenz auf schwach strukturierte Informationen, unabhängig vom Quellsystem, gegeben. Die Technologien aus dem Bereich ECM sollen insgesamt die Themen der unstrukturierten Informationsversorgung der Mitarbeiter oder auch Kunden kompensieren und damit die Unternehmenssituation und die Reaktionsfähigkeit auf wirtschaftliche Veränderungen verbessern. ECM strebt eine einheitliche Dokument- und Content-Verwaltung an und die damit verbundene Nutzbarmachung von notwendigen Informationen und Content. Gleichzeitig soll die Homogenität der Unternehmensdaten und die Flexibilität der Unternehmen im Hinblick auf die Anpassungsfähigkeit an veränderte Marktsituationen verbessert werden.

Literatur:

[1] Kampffmeyer, U.: Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Die Bedeutung von DRT Document Related Technologies für Wirtschaft und Gesellschaft. Project Consult GmbH, 2003. S. 84ff
[2] Gronau, N; Kalisch, A.: Konowledge Content Management System – Ein Konzept zur Integration von Content Management und Wissensmanagement. In: Dangelmaier, W. (Hrsg.): Modelle im E-Business, Fraunhofer ALB, 4. Paderborner Frühjahrstagung des Fraunhofer Anwendungszentrum für Logistikorientierte Betriebswirtschaft, 11.04.2002, Paderborn, 2002, S. 791ff.
[3] Kutsch, O.: Enterprise-Content-Management bei Finanzdienstleistern - Integration in Strategien, Prozesse und Systeme. Deutscher Universitäts-Verlag, 2005. S.