Prozesskartographie - Visualisierung von ECM-Prozessen
Eine neuartige ECM-spezifische Modellierungsform

Sandy Eggert

Der Beitrag stellt eine neue Modellierungsmethode zur Abbildung von ECM-Prozessen vor und setzt diese Methode in direktem Vergleich zu weiteren Modellierungssprachen. Das Interesse um Enterprise Content Management (ECM) wächst nicht zuletzt durch die steigende Anzahl an Content (z.B. durch Wikis oder Blogs) stetig. ECM zielt insgesamt auf die einheitliche Bereitstellung und Verwaltung von (Unternehmens-) Informationen. Dazu gehören u.a. das Erstellen, Verwalten, Übertragen und Speichern von Dokumenten und Content. Kernaufgabe von ECM-Systemen ist die Integration aller Anwendungen und Prozesse eines Unternehmens, die der Verwaltung von Dokumenten und Content dienen. Typische Anwendungen sind bspw. Dokumentenmanagement-, Archiv-, Workflow- und Contentmanagementsysteme. Nicht zuletzt sind es die Prozesse, die für die effiziente Versorgung von Informationen und Dokumenten verantwortlich sind. ECM-Prozesse sind generell von einer aktiven Verwendung von Dokumenten geprägt. Daher steht innerhalb der Modellierung dieser Prozesse die Darstellung von Dokumenten und IT-Systemen, in denen die Dokumente verwaltet werden im Vordergrund.

Das Interesse um Enterprise Content Management (ECM) wächst nicht zuletzt durch die steigende Anzahl an Content (z.B. durch Wikis oder Blogs) stetig. ECM zielt insgesamt auf die einheitliche Bereitstellung und Verwaltung von (Unternehmens-) Informationen. Dazu gehören u.a. das Erstellen, Verwalten, Übertragen und Speichern von Dokumenten und Content. Kernaufgabe von ECM-Systemen ist die Integration aller Anwendungen und Prozesse eines Unternehmens, die der Verwaltung von Dokumenten und Content dienen. Typische Anwendungen sind bspw. Dokumentenmanagement-, Archiv-, Workflow- und Contentmanagementsysteme. Nicht zuletzt sind es die Prozesse, die für die effiziente Versorgung von Informationen und Dokumenten verantwortlich sind. ECM-Prozesse sind generell von einer aktiven Verwendung von Dokumenten geprägt. Daher steht innerhalb der Modellierung dieser Prozesse die Darstellung von Dokumenten und IT-Systemen, in denen die Dokumente verwaltet werden im Vordergrund. Zur Modellierung von Prozessen existieren die unterschiedlichsten Methoden und Werkzeuge. Typische Vertreter sind Petri-Netze, ARIS und UML. Neuere Ansätze sind bspw. die Softwarekartographie oder die KMDL®. Um die passende Modellierungsmethode auszuwählen, ist es wichtig die Anforderungen an die zu modellierenden Prozesse und das Ziel der Modellierung zu kennen.

Prozesskartographie
Die Softwarekartographie, die den Fokus auf einer systematischen Darstellung komplexer Anwendungslandschaften zur Verbesserung ihrer Beschreibung und Gestaltung legt [1]; [2, beinhaltet u.a. eine Methode zur Prozessgestaltung. Auf Basis dieser sogenannten „Prozesskarten“ wurde am CER die Methode der Prozesskartographie spezifiziert, die vorrangig der Abbildung von ECM-Prozessen dient. Angelehnt an die Gestaltungsweise der Kartographie bestehen die Prozesskarten aus einem Kartengrund und dem Abbildungsziel entsprechenden aufbauenden Schichten. Der Kartengrund enthält den Prozessschritt, die Kategorisierung des Untersuchungsgegensandes sowie die organisatorische Einheit. Zur Darstellung von ECM-Prozessen werden innerhalb der Prozesskartographie neben dem Kartengrund, aufbauende Hauptelemente und optionale Beschreibungs- und Übertragungselemente unterschieden. Zudem ist die Abbildung von Ergänzungselementen möglich. Hauptelemente sind dadurch gekennzeichnet, dass sie zur Abbildung von ECM-Prozessen erforderlich sind. Weitere Elemente bestimmen Zustände oder Eigenschaften von Hauptelementen oder dienen der Erhöhung der Lesbarkeit des Prozesses.

Erstellung von Karten
Abgeleitet aus CER-Praxisprojekten, in denen die Aufnahme von ECM-Prozessen durchgeführt wurde wird nachfolgend eine schrittweise Vorgehensweise zur Erstellung von Prozesskarten aufgezeigt. Zunächst erfolgt das Festlegen des abzubildenden Prozesses bzw. Prozessabschnittes, um die Prozessaufnahme in Form von Prozessanfang und –ende eingrenzen zu können. Anschließend erfolgt das Bestimmen der Untersuchungsgegenstände. Diese werden dann in der Karte waagerecht abgebildet. Die Identifikation der Prozessschritte und Abbildung auf der Prozesskarte dient der Vervollständigung des Kartengrundes und der Vorbereitung der anschließenden Zuordnung der (Prozesschritt)-Verantwortlichen in Form organisatorischer Einheiten. Auf Basis des nun vorliegenden Kartengrundes erfolgt die Aufnahme und Abbildung der Elemente im Rahmen des Untersuchungsgegenstandes. Diese sind in Abbildung 1 als Dokumente und IT-Systeme dargestellt.

Vergleich der Modellierungssprachen
Um die Eignung von Prozesskarten gegenüber gängigen Modellierungssprachen herauszustellen werden erfolgt ein Vergleich mit den Modellierungssprachen ADONIS, EPK, KMDL und UML auf Basis ausgewählter Qualitätskriterien. Die zum Vergleich herangezogenen Kriterien bestehen neben den Qualitätskriterien der Grundsätze ordnungsgemäßer Modellierung (GoM) aus zusätzlichen ECM-spezifischen Kriterien. Die GoMs repräsentieren einen methodischen Ordnungsrahmen, der den Modellierungssprachen grundsätzliche Regeln zuweist [3]. Die Grundsätze beinhalten die Merkmale Richtigkeit, Relevanz, Wirtschaftlichkeit, Klarheit und Vergleichbarkeit sowie den Aspekt des systematischen Aufbaus. Die zum Vergleich herangezogenen Kriterien bestehen neben den Qualitätskriterien der Grundsätze ordnungsgemäßer Modellierung auch aus zusätzlichen ECM-spezifischen Kriterien. ECM-Prozesse sind von einer aktiven Verwendung von Dokumenten geprägt. Daher steht innerhalb der Modellierung dieser Prozesse die Darstellung von Dokumenten und IT-Systemen, in denen die Dokumente verwaltet werden im Vordergrund. Die Prozessschritte müssen organisatorischen Einheiten (Rollen) zugeordnet werden, die mit der Unternehmensorganisation einher gehen. Anspruch von ECM-Systemen ist es in diesem Zusammenhang, diese organisatorischen Einheiten in ihren Rollenkonzepten abzubilden. Je nach Zielstellung einer Prozessaufnahme kann es notwendig sein, weitere Elemente abbilden zu müssen (z.B. Formularfelder). Die daraus resultierende Anforderung wäre die Definition zusätzlicher Elemente entsprechend des Modellierungsziels. Aus diesen Eigenschaften lassen sich die folgenden ECM-spezifische Anforderungen an Modellierungssprachen ableiten: Abbildung von Dokumenten, Abbildung von IT-Systemen, Definition von organisatorischen Einheiten/Rollen, Unterscheidung von Ressourcen, Definition zusätzlicher Elemente. Die Bewertung der Modellierungssprachen wurde anhand der Erstellung eines ECM-typischen Beispielprozesses durchgeführt. Als Prozess wurde die Rechnungseingangsbearbeitung entlang der DOMEA-Spezifikation gewählt und in den zu untersuchenden Modellierungssprachen abgebildet (siehe Tabelle 3). Anschließend erfolgte der Vergleich anhand der Kriterien aus den GoM sowie ECM-spezifischer Kriterien.

Auswertung
Anhand der Beispielmodellierung kann abgeleitet werden, dass die Qualitätskriterien Richtigkeit, Relevanz, Vergleichbarkeit, systematischer Aufbau und die Abbildung von IT-Systemen von allen Modellierungssprachen vollständig erfüllt werden. Hinsichtlich des Kriteriums „Klarheit“ wurden Unterschiede deutlich. In ADONIS können zur Abbildung von Ressourcen nur eingeschränkt Elemente genutzt werden. Die Abbildung von Rollen ist in der Prozessdarstellung von ADONIS nicht möglich. Im UML Aktivitätsdiagramm können Zuständigkeiten durch die Swimlane-Darstellung erzielt werden. Die explizite Abbildung von Dokumenten wird nur in der eEPK und in Prozesskarten angeboten. Weiterhin ist nur in Prozesskarten eine Unterscheidung der eingesetzten Ressourcen möglich. Auch die Definition von zusätzlichen Elementen, worin sich die Prozesskartographie von allen anderen untersuchten Sprachen abgrenzt, ist nur in den Prozesskarten vorgesehen. Explizit bei den ECM-spezifischen Kriterien sind die größten Unterschiede zwischen den Modellierungssprachen zu finden. Insgesamt kann jedoch abgeleitet werden, dass die Abbildung des Beispielprozesses in allen untersuchten Sprachen möglich ist. Im UML-Aktivitätsdiagramm können allerdings nur allgemeine Objekte abgebildet werden, die sowohl Systeme als auch Dokumente sein können. Dies spiegelt sich auch in ADONIS wieder. Dort werden genutzte Systeme, Dokumente und weitere Hilfsmittel mit dem Element Ressource dargestellt. Da dies die wichtigsten ECM-spezifischen Abbildungselemente sind, erscheinen diese Modellierungssprachen ungeeignet zur Abbildung von ECM-Prozessen. Die Unterscheidung von Ressourcen und die freie Wahl von Elementen sind ausschließlich in Prozesskarten vorgesehen. Da Prozesskarten zur Abbildung von ECM-Prozessen entwickelt wurden, erfüllen sie auch entsprechend der Bewertung die Anforderungen an die Abbildung von ECM-Prozessen. Demnach können vor allem die Prozesskarten den Anforderungen der Abbildung von ECM-Prozessen gerecht werden. Der Vergleich verdeutlicht jedoch, dass auch eEPKs, die UML-Aktivitätssicht sowie die Prozesssicht der KMDL zur Abbildung von ECM-Prozessen sinnvoll eingesetzt werden können.

Literatur:

[1] Lankes, J.; Matthes, F.; Wittenburg, A.: Architekturbeschreibung von Anwendungslandschaften: Softwarekartographie und IEEE Std 1471-2000, zitiert nach http://wwwmatthes.in.tum.de vom 20.01.2007. In: Proceedings of the Software Engineering 2005. Essen 2005.
[2] Lankes, J.; Matthes, F.; Wittenburg, A.: Softwarekartographie: Systematische Darstellung von Anwendungslandschaften. Bamberg 2005.
[3] Becker, J.: Die Grundsätze ordnungsmäßiger Modellierung und ihre Einbettung in ein Vorgehensmodell zur Erstellung betrieblicher Informationsmodelle. http://www.wi-inf.uni-duisburg-essen.de/MobisPortal/pages/rundbrief/pdf/.... Datum des Zugriffs: 16.06.2009.
[4] Meier, J.: Softwarekartographie - Vergleich von Modellierungssprachen zur Abbildung von Prozessen. Seminararbeit, Universität Potsdam, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik und Electronic Government. Potsdam 2009.
[5] Eggert, S.; Meier, J.: Aktuelle Marktübersicht zum Funktionsumfang von Modellierungswerkzeugen. In: ERP-Managment, 2/2009 (2009), S. 56-63.
[6] Gadatsch, A.: Grundkurs Geschäftsprozess-Management. Vieweg & Sohn Verlag, Wiesbaden 2005.