Lizenz- und Werkverträge in ERP-Einführungsprojekten

Corinna Fohrholz

Die Entscheidung für einen ERP-Anbieter ist mitunter ein langwieriger Prozess. Nach dem Aufstellen der Anforderungen, der Sichtung des Marktes und einer Vielzahl von Anbieterpräsentationen folgt nun der letzte Schritt in der Auswahlphase: die Verhandlung der Verträge. Der Auftraggeber ist glücklich über die endlich getroffene Entscheidung, da das Projekt schon im zeitlichen Verzug ist und der ERP-Anbieter macht ebenfalls Druck, denn das Personal steht schon in den Startlöchern. Wurde auf Seiten des Auftraggebers keine separate Vereinbarung, beispielsweise über eine erste Projektphase mit Standardschulungen oder Prozessworkshops getroffen, steht das Projekt solange die Verhandlungen laufen. Auch wenn der Druck von beiden Seiten groß ist, sollte sich der Auftraggeber die notwendige Zeit für die Prüfung und Verhandlung der Verträge nehmen. Im folgenden Beitrag werden einige wesentliche Unterschiede zwischen Lizenz- und Werkvertrag aufgezeigt und detaillierter auf die Mängelhaftung eingegangen.

Nach BGB ist es möglich, verschiedene Vertragstypen auf ein Projekt anzuwenden. Für die Lieferung der Lizenzen wird dann ein Kaufvertrag abgeschlossen, für die Einführung und damit alle umfassenden Dienstleistungen wie Beratungsleistungen, Customizing und Anpassungsprogrammierungen ein Werkvertrag. Wenn der Umfang an zu erwartender Ergänzungsprogrammierung sehr hoch ist, kann es mitunter sinnvoll sein das gesamte Vertragskonstrukt in Form eines Werkvertrages abzubilden [1]. Grundsätzlich empfiehlt es sich, getrennte Verträge abzuschließen.


Der Softwarelizenzvertrag

Ein Vertrag über den Kauf von Softwarelizenzen regelt die Bereitstellung und anschließende Nutzung einer Software. Aus dem Abschluss eines solchen Vertrages ergeben sich für Lizenzgeber und -nehmer unterschiedliche Rechte und Pflichten [2]. Der Vertragsgegenstand, beispielsweise die Überlassung einer Software (mit Handbuch o. ä.), sowie die Form der Übergabe muss im Vertrag festgeschrieben werden [3]. Neben der Übergabe auf einem Datenträger auf persönlichem Weg oder per Post haben sich mittlerweile auch elektronische Übertragungswege etabliert. In jedem Fall sollte der Lizenzgeber sicherstellen, dass nur befugte Personen die Software entgegen nehmen. Denn mit dem sogenannten „Gefahrenübergang“ liegt bei einem Kaufvertrag die Beweislast beim Auftraggeber. Das heißt im Falle von auftretenden Mängeln muss der Auftraggeber beweisen, dass die Mängel durch die Software und nicht durch falsche Bedienung und/oder Installation verursacht wurden. Nach der Übergabe der Software sollte dem Lizenznehmer eine Frist zur Überprüfung der Vollständigkeit und der Funktionsfähigkeit eingeräumt werden. Auf die Verwendung von unbestimmten Rechtsbegriffen, wie „angemessene Frist“, sollte an dieser Stelle verzichtet und stattdessen ein Zeitraum festgeschrieben werden. 

Auch die Zugriffsform auf die Software muss vertraglich geregelt werden. Gängig sind hierbei das Named-User-Lizenzmodell oder das Concurrent-User-Modell. Bei letzterem wird eine maximale Anzahl an gleichzeitigen Systemnutzern festgelegt. Ist dieses Limit erreicht, muss der Nutzer warten bis eine Lizenz  „frei“ wird. Tritt dieser Zustand im alltäglichen Betrieb häufiger auf, muss überprüft werden ob ggf. weitere Lizenzen beschafft werden müssen. Der Anbieter räumt sich möglicherweise das Recht ein, die korrekte Nutzung der Lizenzen zu überprüfen. Die Zahlung der Vergütung wird mit dem Zustandekommen des Vertrages und, wenn nicht abweichend geregelt, sofort fällig.


Der Softwarewerkvertrag

Anders als beim Lizenzvertrag schuldet der Auftraggeber dem Auftragnehmer eine konkrete Leistung. Nach § 641 BGB wird die Vergütung erst nach Abnahme des Werkes fällig. Es besteht aber auch die Möglichkeit die Abnahme von Teilleistungen festzulegen. In ERP-Projekten, die sich über längere Zeiträume erstrecken, erfolgt die Vergütung oft auf Basis monatlicher oder quartalsmäßiger Abrechnungen. Diese Form der Abrechnung ist möglich, wenn im Vertrag zusätzlich die Voraussetzungen für die endgültige Abnahme definiert sind.

Die Abnahme stellt einen wesentlichen Meilenstein in einem ERP-Einführungsprojekt dar. Beide Vertragsparteien sollten vor Projektbeginn die Abnahmekriterien definieren. In jedem ERP-Projekt werden systemseitig Anpassungen vorgenommen. Diese Anpassungen sollten, insbesondere wenn es sich um ergänzende Programmierung und nicht nur um Customizing handelt, getestet werden. Neben dem Funktionstest einer einzelnen Anpassung sollte auch ein Funktionstest der gesamten Anwendung durchgeführt werden. Konkrete Testszenarien müssen im Projektverlauf durch das Projektteam definiert und festgelegt werden. Die Festschreibung eines Performancetestes als Abnahmekriterium wird durch Auftraggeber oft vergessen, zeigte doch die Software während der Anbieterpräsentation und auch in den ersten Workshops keine Probleme mit der Performance. Dennoch kann es passieren, dass im Echtzeitbetrieb mit mehreren hundert gleichzeitigen Nutzern, einem umfassenden Datenbestand sowie auszuführenden Transaktionen, die Performance nicht mehr den Erwartungen entspricht. Insbesondere Anpassungen am System sollten in diesen Test mit einbezogen werden. Testszenarien und zu akzeptierende Abweichungen sollten festgeschrieben werden. Kommen Drittsysteme zum Einsatz die über Schnittstellen an das ERP-System angebunden werden, sollten auch hierfür entsprechende Abnahmetests definiert werden. 

 


Bild 1: Gesetzliche Unterscheidung zwischen Kauf- und Werkvertrag.

 

Der Auftraggeber sollte sicherstellen, dass die Anzahl und Zeitpunkte der Tests vertraglich festgeschrieben sind. Ein erfahrener Projektleiter des ERP-Anbieters wird die Durchführung von Tests von Anfang an mit in den Projektplan aufnehmen. Der Auftraggeber sollte darauf achten, dass ausreichend Zeit für das Testen eingeplant und auch festgeschrieben wird. Auf der anderen Seite muss sich der Auftragnehmer darauf verlassen, dass die Tests auch in den vorgesehen Zeiträumen durchgeführt werden, um den Verlauf des Gesamtprojektes nicht zu gefährden. 

[ Wenn Sie weiterlesen möchten, klicken Sie hier ]

 

Das könnte Sie auch interessieren:
[ Betrachtung der Wirtschaftlichkeit von ERP-Software ]

Schlüsselwörter:

ERP-Anbieter, Lizenzvertrag, Werkvertrag

Literatur:

[1] Erben, M. und Günther, W.G.H. Gestaltung und Management von IT-Verträgen. Eine Anleitung für Praktiker, 2. Auflage, Springer Verlag, 2013.
[2] Cirsea, M. und Steinberger, I.W., Praxiswissen IT-Verträge: Fachbuch für Praktiker die mit IT-Verträgen befasst sind, Weka Verlag, Wien, 2011.
[3] Nitsch, K.W., IT-Recht: 4. Auflage, EHV Academicpress GmbH, Bremen, 2014.