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Digitalisierung

Enterprise Content Management-Lösungen: Funktionsumfang, Mobilität und Cloud-Betrieb

1. Dezember 2014 von Martha Stritzel und Sandy Eggert

Enterprise Content Management-Lösungen: Funktionsumfang, Mobilität und Cloud-Betrieb

Die aktuelle Marktübersicht der Zeitschrift ERP Management untersucht den Funktionsumfang von ECM-Lösungen. Zusätzlich haben Anbieter Fragen zur Cloud-Fähigkeit und ECM-Mobility beantwortet sowie Trends für das kommende Jahr benannt. Das Bedürfnis von Unternehmen den vollen Umfang der im Minutentakt entstehenden Informationen effizient zu nutzen, erfüllen IT-Lösungen, die sich auf die Verwaltung von Dokumenten und Inhalten fokussieren [1]. Diese IT-Lösungen strukturieren die vorliegenden, meist unstrukturierten Informationen des Arbeitsalltags, wie E-Mails, Textdokumente, PDF- oder Bilddateien, und verringern den Suchaufwand der Arbeitnehmer [2]. Das dahinterstehende Konzept wird als Enterprise Content Management (ECM) bezeichnet und hat das Ziel die Fülle an Informationen einheitlich bereitzustellen [1, 3].
Die IT-Unterstützung in diesem Bereich umfasst viele Aufgaben, die innerhalb der Marktübersicht bei den Software-Lösungen abgefragt wurden. An der dazugehörigen Umfrage nahmen 27 Hersteller mit je einer ECM-Lösung teil. Hierbei handelt es sich um verschiedene technologische Ansätze, die in ihrer Gesamtheit als ECM-Lösungen angesprochen werden können, da sie mehrere ECM-Aufgaben abdecken.

Bild 1: Funktionen des
Dokumentenmanagement.

Funktionen
Zu den wichtigsten ECM-Aufgabenbereichen gehört das Dokumentenmanagement. Die entsprechenden Funktionen sind in Bild 1 zusammengefasst.

Das Dokumentenmanagement zählt zu den Grundfunktionen einer ECM-Anwendung, daher ist es überraschend, dass nur knapp ein Drittel der teilnehmenden Systeme Imaging und Verschlagwortung (englisch Tags) anbieten [4]. Bei Ersterem wird der Schritt zum papierlosen Büro gegangen, indem digitale Kopien von z. B. Eingangspost angefertigt werden, denen frei Tags zugewiesen werden, um das Wiederfinden erleichtern.

Bild 2: Such- und Navigationsmöglichkeiten
der ECM-Lösungen.

Die Grundfunktionalität der Lösungen wird weiterhin ergänzt durch Such- und Navigationsmöglichkeiten, die in dieser Marktübersicht eine hohe Abdeckung von mindestens 80 % aufweisen (Bild 2). Die Alternative zum oben beschriebenen freien Tagging beispielsweise ist eine strukturiertere Kategorisierung der Inhalte, die bei 26 der 27 Systeme möglich ist.

Weiterhin weisen die Aktenverwaltung (26 Nennungen), mit der Zugriffe aber auch Workflows gesteuert werden können, Berechtigungsmanagement (25 Nennungen), welches die Ressourcennutzung einschränkt, und Wiedervorlagen (alle Systeme), die eine kontinuierliche Bearbeitung ermöglichen, eine hohe Abdeckung auf. Das vollständige Funktionsportfolio einer Lösung ist in den folgenden Tabellen nach Themenbereichen zusammengefasst.

Apps und Endgeräte
Der mobile Zugriff auf Unternehmensinformationen stand bei der Frage nach Apps und deren Verfügbarkeit im Zentrum. Etwa zehn der 27 Anbieter geben klar an bereits Apps u. a. für iOS, Android, Blackberry und Windows zur Verfügung zu stellen, bei drei weiteren sind Apps geplant oder werden aktuell entwickelt. Bei sechs Antworten wird deutlich, dass der Zugriff auf das ECM-System über den Webbrowser erfolgen kann. Nur drei Anbieter zeigen kein Interesse an der ECM-Mobilität.

Bild 3: Der Cloud-Betrieb ist bei 90 %
der Lösungen möglich bzw. geplant.

Cloud-Betrieb und -Trends
Der Betrieb des ECM-Systems über die Cloud ist für die Anwender kostengünstig, da die Anschaffungskosten für Hardware entfallen. Für eine ECM-Lösung bietet sich beispielsweise ein vollständiger Cloud-Betrieb an oder nur Cloud-Archivierung, um Speicherplatz zu sparen. Die Anbieter der Marktübersicht bieten zu etwa einem Drittel bereits eine Cloud-Lösung an (Bild 3). Bei sieben Anbietern ist diese Möglichkeit geplant.

Bild 4: Trends für ECM.

Die Entwicklung des ECM-Marktes wurde ebenso von Herstellern eingeschätzt. Dabei beurteilen zehn von 25 Unternehmen die Nachfrage nach Cloud-Lösungen als steigend ein während sieben Anbieter zu verstehen geben, dass keine Nachfrage oder eine mäßige beziehungsweise geringe Nachfrage besteht. Die Trends für den ECM-Bereich sehen ähnlich aus. Hier wurden Mobilität und Cloud und ein verstärktes Workflowmanagement besonders häufig genannt (Bild 4).

Auszug aus der aktuellen Marktübersicht

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Content ManagementDMSMarktübersicht


[1] Eggert, S. (2010): Ansatz zur Entwicklung von Referenzprozessen im Bereich des Enterprise Content Managements unter dem Aspekt der Wandlungsfähigkeit. In: Schumann, M. et al. (Hrsg.): Multikonferenz Wirtschaftsinformatik 2010 (S. 351 - 352 als Kurzfassung). Universitätsverlag Göttingen.
[2] Kampffmeyer, U. (2003): Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Die Bedeutung von DRT Document Related Technologies für Wirtschaft und Gesellschaft. Project Consult GmbH, S. 84 ff.
[3] Eggert, S. (2009): Enterprise Content Management – Recherche zum Funktionsumfang von ECM-Systemen. In: ERP Management 4/2009, S. 55 - 57.
[4] Eggert, S.; N. Gronau (2005): Enterprise Content Management. Auswertung einer Marktstudie zu Enterprise Content Management Systemen. ERP Management 4/2005 S. 48 - 59.




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