Banner

Am 13. & 14. Oktober 2020 findet in Frankfurt am Main wieder der diesjährige ERP Kongress mit exklusiver Fachmesse statt

Entdecken Sie die besten ERP-Systeme, Antworten auf alle Ihre Fragen rund um ERP und Unternehmenssoftware, Hands-On-Anleitungen zum Mitnehmen und fachkundige Referentinnen und Referenten für den persönlichen Austausch.

ERP Auswahl, ERP-Einführung

IT-Auswahl und Implementierung

16. Januar 2020 von Jan Reschke, Peter Treutlein und Philipp Wetzchewald

IT-Auswahl und Implementierung

Die Bewertung der bestehenden IT-Infrastruktur und die Auswahl eines geeigneten, zukunftsorientierten ERP-/PPS-Systems stellen Unternehmen vor eine komplexe, aber nicht unlösbare Herausforderung. Die Software und der Entscheidungsprozess betreffen nahezu alle betrieblichen Abteilungen vom Vertrieb über die Kon- struktion, die Produktion und den Versand. Zudem ist die Einführung einer neuen ERP-/PPS-Software mit hohen Investitionen und einem beträchtlichen internen Personalaufwand verbunden. Laut der Chaos-Studie der Standish Group, die über Jahrzehnte den Erfolg solcher Projekte verfolgt, ist nur ein Drittel von ihnen „in time“, “in budget“ und „in quality“. Die Hälfte der Projekte ist zumindest nur teilweise erfolgreich, jedes fünfte wird sogar abgebrochen.

Bei der Auswahl eines geeigneten ERP-Systems für das eigene Unternehmen steht die Vorauswahl eines möglichen Anbieterpartners im Fokus der Betrachtung. Das suchende Anwenderunternehmen steht dabei jedoch in der Regel vor vielen unterschiedlichen Herausforderungen. Ein undurchsichtiger ERP-Markt, unklare Anforderungen und Erwartungen sowie schnelllebige Entwicklungstrends sind nur einige von vielen Schwierigkeiten, mit denen Unternehmen bei der Softwareauswahl konfrontiert werden. [1]

Eine der wesentlichen Hürden in einem Auswahlprojekt ist die unklare oder unrealistische Vorstellung von den eigenen Anforderungen an ein zukunftsorientiertes ERP-/PPS-System. [2] Da es in der Praxis zumeist an einem ganzheitlichen Bild der Auftragsabwicklungsprozesse mangelt, fällt es verständlicherweise schwer, die betrieblichen Prozesse ohne ausreichendes Wissen über die aktuelle Ablauforganisation in sinnvoller Weise zukunftsfähig zu gestalten. [3] Die Bedeutung den richtigen Partner bzw. das richtige System auszuwählen, wird durch die Betrachtung der Gesamtkostenentwicklung bei Einführungsprojekten verdeutlicht (Bild 1). Obwohl die Anpassungsfreundlichkeit der Systeme in den letzten Jahren erheblich zugenommen hat, können spätere Modifikationen oder gar Systemwechsel erhebliche Mehrkosten verursachen.


Bild 1: Überblick zur Gesamtkostenentwicklung bei Einführungsprojekten.

Vorgehen 

Mithilfe einer systematischen Vorgehensweise zur Analyse, Auswahl und Einführung betrieblicher Anwendungssysteme kann der beschriebenen Individualität von Auswahlprozessen Rechnung getragen und gleichzeitig eine solide und sichere Grundlage für die Investitionsentscheidung geschaffen werden. Zu diesem Zweck ist das 3PhasenKonzept am FIR entwickelt und in zahlreichen Auswahlprojekten erfolgreich angewendet worden. Dieses Konzept unterscheidet die Phasen der Analyse, Auswahl sowie Beschaffung mit jeweils drei Arbeitsblöcken (Bild 2). 

Analysephase

Zu Beginn eines Auswahlprojekts definiert der Arbeitsschritt der „Projekteinrichtung“ sämtliche für das Projektmanagement und die erfolgreiche Projektdurchführung relevanten Punkte (Phase 1.1). Neben einem detaillierten und mit Meilensteinen versehenen Projektplan kommt der richtigen Zusammenstellung des Projektteams eine übergeordnete Bedeutung zu.

Die Phase 1.2 verfolgt das Ziel, bestehende Organisationsstrukturen und Prozesse zu erfassen, Verbesserungspotenziale zu identifizieren und anschließend unter Berücksichtigung verschiedener Potenziale die Definition anzustrebender Sollprozesse vorzunehmen (Phase 1.3). Allein die Einführung einer neuen ERP-Lösung stellt kein Patentrezept zur Beseitigung organisatorischer Probleme dar. Vielmehr zeigt die Erfahrung, dass betriebliche Abläufe durch die Einführung einer Softwarelösung gefestigt und damit ggf. Schwachstellen manifestiert werden. Wesentlicher Bestandteil der Analysephase ist daher eine umfangreiche Prozessanalyse. 


Bild 2: Das 3PhasenKonzept zur Analyse, Auswahl
und Beschaffung betrieblicher Anwendungssysteme.

Auswahlphase

Innerhalb der Auswahlphase wird eine Vielzahl von funktionaler Anwenderanforderung in einem Lastenheft formuliert, welches die Basis für die weitere Marktsondierung bildet (Phase 2.1). Die Anzahl möglicher Anbieter wird nachfolgend auf eine zweckmäßige und überschaubare Größe auf Basis der vorher erhobenen Anwenderanforderungen reduziert. Diese ausgewählten Anbieter erhalten anschließend umfängliche Ausschreibungsinformationen, auf deren Grundlage ein erstes Richtangebot gestellt werden muss (Phase 2.2). Diese Angebote bilden die Entscheidungsgrundlage im Prozess, um in Phase 2.3 die Systempräsentationen beim Anwender vor Ort mit den etwa drei bis vier bestpassenden Anbietern durchzuführen.

Beschaffungsphase

Innerhalb der Pflichtenhefterstellung (Phase 3.1) sollte zunächst eine Aktualisierung des Lastenheftes erfolgen. Vormals noch nicht endgültig definierte Anforderungen sind nun ebenso zu spezifizieren wie der endgültige Leistungsumfang (z. B. Anzahl Lizenzen, Spezifikation der Schnittstellen, Anpassungsprogrammierungen, Wartungsumfang usw.). Gleichzeitig erfolgt bereits zu diesem Zeitpunkt in Phase 3.2 die Aufgabenverteilung zwischen Anbieter und Anwender in der Projekteinrichtung. Auf dieser Basis werden die verbliebenen Anbieter zur Zusendung sämtlicher zum Vertragsschluss notwendigen Dokumente aufgefordert. Im Anschluss findet die Vertragsverhandlung statt (Phase 3.3), welche den letzten finalen Teil des Auswahlkonzeptes bildet. Im Idealfall sollte zu diesem Zeitpunkt eine neue Partnerschaft vertraglich fixiert sein.


Bild 3: ImplAiX – Aachener Implementierungsmodell für Business-Software

Die Implementierung einer Business Software stellt auch für den Dienstleister eine komplexe Aufgabenstellung dar. Die Vermarktung und der Vertrieb komplexer Business Software ist ohne die dazugehörige Einführungsmethode heute nicht mehr denkbar. Dies ist insofern nachvollziehbar, als das Dienstleistungsbudget bei einer Neuimplementierung in mittelständischen Unternehmen in der Regel mehr als 50 % der Gesamtkosten ausmacht. Insbesondere vor diesem Hintergrund erhalten die Themen Projektmanagement, eingesetzte Projektmanagement-Werkzeuge und -Templates sowie die entsprechende Einführungsmethode zentrale Bedeutung. Das Aachener Implementierungsmodell für Business-Software (ImplAiX) wurde dazu im Rahmen eines Konsortialprojektes unter der Leitung des Forschungsinstituts für Rationalisierung (FIR) an der RWTH Aachen und der Trovarit AG entwickelt.

Ziel der Entwicklung war es, dem Projektleiter der Auftraggeberseite Methodik, Verfahren, Werkzeuge und Vorlagen an die Hand zu geben, welche seine Rolle als führende Instanz im Projekt unterstreichen. Erreichen kann dies der Projektleiter jedoch nur, wenn auch sein Team ihn hierbei stringent, konsequent und verantwortungsbewusst unterstützt. Im Implementierungsmodell spiegelt sich diese erfolgskritische Bedeutung des „Team-Managements“ im gleichnamigen Layer wider.

Alle drei Schichten des Modells sind essentiell für eine stringente und erfolgreiche Implementierung einer Business Software. Sie stehen jedoch nicht unabhängig voneinander. Interdependenzen zwischen den einzelnen Schichten sind vielseitig. Letztendlich geht es darum, die Grundlagen für die Entwicklung eines Hochleistungsteams zu schaffen. Hochleistungsteams zeichnen sich dadurch aus, dass alle Teammitglieder sich gegenseitig so gut vertrauen, dass sie offen miteinander kommunizieren, konstruktiv mit Konflikten bzw. Meinungsverschiedenheiten umgehen, um verantwortungsvoll die gemeinsame Aufgabenstellung zu bearbeiten. Der Übergang zwischen der Phase „Auswahl- und Beschaffung“ in das eigentliche Implementierungsprojekt bildet die sog. „Initialisierung“. Die Durchgängigkeit des erarbeiteten Wissens, die Festlegung des methodischen Einführungsansatzes und das damit einhergehende inhaltliche Onboarding des Beraterteams ist eine für den erfolgreichen Projektverlauf signifikante Aufgabenstellung. Die Praxis zeigt, dass in vielen Projekten genau zu diesem Zeitpunkt die Auftraggeber bzw. deren Projektleitung nicht die Führung übernehmen und sich somit schon zu Beginn des Projektes die Verantwortung aus der Hand nehmen lassen. Das zentrale Element beschreibt die Ablösung des sequentiellen Ansatzes im Sinne der etablierten Vorgehensweise nach „Wasserfall“ durch einen iterativen Prozess symbolisiert und den Methoden des agilen Projekt- und Anforderungsmanagements folgt. Im Mittelpunkt stehen hierbei die beiden Phasen „Konzeption“ und „Realisierung“, welche iterativ und rekursiv durchlaufen werden. Gerade zu Beginn eines Projektes, in der Analyse- und Konzeptphase, ist es sehr wichtig, möglichst schnell das unterschiedliche Problem- und Lösungsverständnis bei den Teammitgliedern – Key-User und Berater – anzugleichen. Das Modell zeigt zudem deutlich auf, dass der Weg bis zur finalen Abnahme ein steiniger und weiter ist, der jedoch gegangen werden muss, um als Unternehmen erfolgreich zu bleiben.

 

 

3PhasenKonzeptAnalyseAuswahlBeschaffungERP-SystemImplAiXImplementierungSystemauswahl


[1] Schuh, G.; Stich, V. (Hrsg.): Grundlagen der PPS. Produktionsplanung und -steuerung; Bd. 1. 4., völlig neu bearb. Auflage. Springer, Berlin [u. a.] 2012.
[2] Schmidt, C; Bauhoff, F.; Schoth, A.: Reorganisation der PPS, In: Grundlagen der PPS. Produktionsplanung und -steuerung; Bd. 1. Hrsg.: G. Schuh; V. Stich. 4., völlig neu bearb. Auflage. Springer, Berlin [u. a.] 2012, S. 306 – 331.
[3] Kurbel, K.: Produktionsplanung und-steuerung im Enterprise Resource Planning und Supply Chain Management. 6., überarb. Auflage. Oldenbourg, München [u. a.] 2005.




Das könnte Sie auch interessieren

Anbieterportal

Premium

Exact Software GmbH

50823 Köln
software4production GmbH
Premium

software4production GmbH

85567 Grafing
CVS Ingenieurgesellschaft mbH
Premium

CVS Ingenieurgesellschaft mbH

28199 Bremen

alle Anbieter
Sharer Icon: facebookSharer Icon: TwitterSharer Icon: LindekInSharer Icon: XingSharer Icon: EnvelopeSharer Icon: Print
Banner

Der neue ERP-Marktführer ist da!

Lesen Sie, was die 40 aktuellen ERP-Lösungen zu bieten haben.

Wir verwenden Cookies.

Um die Seite optimal gestalten und fortlaufend verbessern zu können und zur statistischen Auswertung, verwenden wir Cookies. Nähere Informationen dazu und zu Ihren Rechten als Benutzer finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

Essentielle Cookies

Cookie Settings
Speichert Einstellungen, die hier getroffen werden. (1 Jahr)

Statistik

Google Analytics | Google LLC | Datenschutz
Cookie von Google für Website-Analysen. Erzeugt statistische Daten darüber, wie der Besucher die Website nutzt. Alle Informationen werden anonymisiert gespeichert. (2 Jahre)