Digitalisierung, ERP-Einführung

Management von ERP-Lizenzen

Vom Softwarekauf zum Subskriptionsmodell

Lesedauer: 8 Minuten

11. August 2022 von Andreas Gadatsch und Stefan Brassel

Management von ERP-Lizenzen
© monsitj – stock.adobe.com

Der Beitrag geht auf das Lizenzmanagement von ERP-Systemen und die sich hieraus ergebenden Herausforderungen für das Management ein. Ein zentraler Aspekt ist der Wandel vom reinen Lizenzkauf hin zum Subskriptionsmodell cloudbasierter Betriebsmodelle. 

Im Beitrag lesen Sie:

  • welche Bedeutung das Lizenzmanagement von ERP-Systemen hat
  • inwiefern ein Wandel vom reinen Softwarekauf zum Subskriptionsmodell cloudbasierter Betriebsmodelle zu beobachten ist
  • welche Risiken die Softwarelizenzierung birgt

Der Einsatz von Standardsoftware, insbesondere ERP-Systemen und typischer Office-Software, ist mit dem Erwerb und der Nutzung eines immateriellen Wirtschaftsgutes verbunden. Übliche Formen des Erwerbs sind der klassische Kauf (dauerhafter Erwerb) oder die Miete (befristeter Erwerb). Beides wird durch den Vorgang der „Lizenzierung“ überlagert, welche dem Erwerber die für die Nutzung der Software erforderlichen Rechte verschafft und konkretisiert [1].

In der Praxis sind zahlreiche Varianten von Vertrags- und Lizenzmodellen üblich, die unterschiedliche Schwerpunkte haben. Wichtig ist, dass eine Nutzung über das gesetzlich vorgesehene Maß hinaus geregelt werden muss. Dies machen die Softwarehersteller in Lizenzbedingungen oder Lizenzverträgen (End User License Agreement = EULA). Die Bedingungen müssen wirksam mit dem Erwerber der Software vereinbart werden, also in den Erwerbsvertrag einbezogen werden. Dies gilt sowohl für den klassischen Kaufvertrag auf „Papier“ oder bei der Bestellung einer „Cloud-Anwendung“ im Internet. Die Nutzung von „Cloud-Modellen“ hat in der Praxis in den letzten Jahren deutlich zugenommen, was auch zu praxisnahen Lehrveranstaltungen für Studierende mit Bezug zur Wirtschaftsinformatik geführt hat, um diese auf spätere Entscheidungssituationen vorzubereiten [2]. 

Vom Lizenzkauf zum Subskriptionsmodell

Bisher brachten Unternehmen Software-Lizenzverträge kaum mit dem Betriff „Outsourcing“ oder sogar „Business Process Outsourcing“ in Verbindung. Softwarebeschaffung und Business galten als getrennte Bereiche und wurden von verschiedenen Personen verantwortet. Bedarfe entstanden hier zumeist aus den Anforderungen der Fachabteilungen oder aus der Diskussion zur IT-Unterstützung wertschöpfender Unternehmensprozesse. Aus diesem inhaltlichen Rahmen leitete das IT-Management entsprechende Anforderungen ab, auf deren Basis Lizenzverträge mit den Anbietern geschlossen wurden.

Der durch die Lizenzgeber (allen voran Microsoft) selbst angestoßene Wandel vom Softwareverkauf hin zum „Enterprise Service“, bei denen der Kunde im Rahmen einer Subskription Hardware, Software sowie Dienstleitungen nutzt, führt dazu, dass über dieses Entscheidungsmodell bei Unternehmen neu nachgedacht werden muss, insbesondere aus Sicht des Managements (Vorstand, Geschäftsführung etc.). Denn hier geht es nicht mehr länger „nur“ um die Nutzung von Software im Rahmen der zugrunde liegenden Lizenzbedingungen, sondern um den Einsatz von (zumeist) mandantenbasierten Services, was vollkommen andere Fragestellungen aufwirft (z. B. SLAs, Datenschutz, langfristige Abhängigkeiten etc.). 

Bisher war das Entscheidungsmodell aus Sicht des Managements relativ einfach. Ein ERP-System wird gekauft, d. h., es besteht die Möglichkeit der dauerhaften Nutzung, zumindest im vom Anbieter garantierten Supportzeitraum. Neue Versionen der Software werden dann später ebenfalls gekauft. Der Betrieb kann in Eigenregie oder extern in Form eins Outsourcings erfolgen. Die Nutzung der Software und der Zugriff auf die Daten ist dauerhaft gesichert.

Die zukünftigen Subskriptionsmodelle bieten (nur noch) die zeitbezogene Nutzung von Services, vergleichbar mit einem klassischen Mietvertrag (jedoch ohne dessen rechtlichen Rahmen zu garantieren). Ist der Vertrag ausgelaufen, entfällt die Möglichkeit der Nutzung und damit auch der Zugriff auf die eigenen Daten. 

Situation in der Praxis 

Neben den klassischen Boxprodukten für Endverbraucher (z. B. für Bürosoftware) wird Software für den Unternehmenseinsatz meist über sogenannte Volumenlizenzprogramme angeboten. Dabei erwirbt der Kunde die Software und erhält über den Lizenzvertrag das Nutzungsrecht an einer bestimmten Anzahl an Kopien, ohne dass er einen physikalischen Datenträger erhält [1]. Bild 1 grenzt verschiedene Nutzungsmodelle voneinander ab.

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Bild 1: Abgrenzung verschiedener Software-Nutzungsmodelle [1].

Die Hersteller von ERP-Systemen haben viele Jahre auf klassische 3tier Client-Server-Architekturen gesetzt, Cloud-Optionen waren zu Beginn eher die Ausnahme. Seit mehreren Jahren hat sich aber ein deutlicher Trend zur Cloud-Option durchgesetzt: Die Anbieter ermöglichen es ihren Kunden, zumindest aus einer „On-Premise-Standardlösung“ und „Cloud-Optionen“ zu wählen. 

Beispiel Microsoft Dynamics 365 Business Central

Das ERP-System Microsoft Navision ist seit Langem im Markt. Im April 2018 wurde es durch den Nachfolger Microsoft Dynamics 365 Business Central ersetzt und positioniert sich für kleinere Unternehmen im KMU-Sektor [3]. Das System ist technisch in Windows 10 und IOS-Plattformen integriert und kann so sehr benutzerfreundlich auf klassischen PCs und Tablets bzw. Smartphones genutzt werden. 

Business Central wird u. a. über die Microsoft Customer Self-Service-Plattform (CSP) zur Verfügung gestellt und setzt auf der Technologie von Office365 auf. Zur Verknüpfung mit dem Vorgängerprodukt Navision 2017 dienen die s. g. „dual use rights“.

Beispiel SAP S/4 HANA

Die als weltweit führender Anbieter von ERP-Systemen für mittlere und große Unternehmen bekannte Firma SAP bietet ihr Hauptprodukt „SAP S/4 HANA“ aktuell in drei Varianten an [4]: 

  • On-Premises-Version: (Installation beim Kunden, maximaler Funktionsumfang, Anpassung von Quellcode möglich), 
  • Cloud-Version: (Installation, Betrieb und Wartung in der Public Cloud von SAP, geringerer Funktionsumfang, nur Standardprozesse), 
  • Hybrid-Version: (Installation auf einer Private Cloud mit eigener Hardware, Infrastructure as a Service von SAP gestellt). 

Bei der On-Premises-Version erwirbt der Kunde eine Softwarelizenz und betreibt die Software auf der unternehmenseigenen Hardware in eigener Regie. Die Wartung und Administration werden ebenfalls durch eigenes Personal durchgeführt [4]. Der Kunde behält die volle Kontrolle über die Art und den Umfang der Nutzung. Prinzipiell ist es auch möglich, eine On-Premises-Software auf einer Hyperscalerplattform wie Azure oder AWS zu betreiben, wenn der organisatorische und technische Aufwand für den Eigenbetrieb vermieden werden soll. Entsprechende Angebote sind am Markt verfügbar [5]. 

Bei der Cloud-Version können nur Standardprozesse konfiguriert und genutzt werden, die Releasewechsel sind periodisch getaktet [4]. Der Kunde kann sich zwar auf die Nutzung der Software konzentrieren, muss jedoch mit einem geringeren Funktionsumfang auskommen und ist in seinen Entscheidungen nicht mehr so frei wie bei der On-Premises-Version. 

Der Vorteil der hybriden Version liegt für den Kunden darin, dass er sich die Hardwareressourcen nicht wie bei der Cloud-Version mit anderen Unternehmen teilen muss und mehr Kontrolle über die Nutzung hat. 

Risiken der Softwarelizenzierung 

In der Praxis führen die vielen Vertrags- und Lizenzierungsmodelle zu erheblichen Risiken, da die Inhalte meist von den Anbietern vorgegeben werden und durchaus „Überraschungen“ für die Kunden beinhalten können. Insbesondere im Rahmen von durch die Anbieter „forcierten“ Audits zur Überprüfung der Einhaltung der entsprechenden Nutzungsbedingungen (s. u.). 

Risiken für die Unternehmensführung

Unternehmen, die Software ohne Richtlinien und Vorgaben nutzen, laufen Gefahr ggf. auch unverschuldet für von den Beschäftigten begangene Lizenzverstöße einstehen zu müssen (§ 99 Urheberrechtsgesetz). Unternehmen müssen u. a. ihrer Verpflichtung zum Risikomanagement und zur Einführung eines internen Kontrollsystems (IKS, siehe § 91 Abs. 2 Aktiengesetz) nachkommen, andernfalls können persönliche, zivil- und ggf. auch strafrechtliche Konsequenzen die Folge sein. 

Softwareboxen – sinkende Relevanz

Softwareboxen sind nach den Erfahrungen der Verfasser in den seltensten Fällen vollständig inventarisiert. Oft ist unklar, wie viele Kopien der Softwareprodukte im Unternehmen im Einsatz sind und welche Nutzungsrechte den jeweiligen Versionen zugrunde liegen. Zudem sind oftmals gar keine physischen Datenträger mehr vorhanden, sondern es liegen lediglich „Keys“ zur Freischaltung entsprechender Volumenprodukte bei. 

Beliebige Vervielfältigungsoption

Die technische Möglichkeit der nahezu beliebigen Vervielfältigung einzelner Softwareprodukte führt in der Praxis nicht selten dazu, dass benötigte Kopien nicht erst über die offiziellen im Unternehmen vorgeschriebenen Beschaffungswege bezogen, sondern direkt im Bedarfsfall von vorliegenden Medien oder Images installiert werden. 

Audits

Das gesamte Ausmaß der Situation wird zumeist erst transparent, wenn die Hersteller im Rahmen von Audits die vertragsgemäße Verwendung ihrer Software durch den Kunden überprüfen oder diese schriftlich zu einer Selbstauskunft über ihr Softwarenutzungsverhalten auffordern. Zwar kennt das deutsche Recht keine gesetzliche Grundlage für anlassunabhängige Audits, sodass entsprechende Klauseln in Lizenzverträgen bei Anwendbarkeit des deutschen Rechts unwirksam wären, allerdings „flüchten“ die Hersteller oft zulässigerweise unter ausländisches Recht, in Europa sehr gerne das Recht der Republik Irland. Dieses kennt eine dem deutschen Recht vergleichbare Kontrolle von AGB in B2B-Verträgen nicht, sodass auf diese Art und Weise wirksame und effektive Audit-Klauseln vereinbart und durchgesetzt werden können. Nicht selten kommen in der Folge solcher Audits auf die Kunden hohe, nicht geplante Nachzahlungen für im Rahmen der Nutzungsbedingungen nicht richtig eingesetzter Software oder Services zu. Fehlt es an einem Lizenzmanagement im Unternehmen, sind etwaige Zuwiderhandlungen gegen die mit den Herstellern geschlossenen Verträge in der Regel schuldhaft begangen, mit der Folge, dass neben Unterlassungsansprüchen auch Schadensersatzansprüche für die rechtswidrige Nutzung in der Vergangenheit bei einer Unter- oder Falschlizenzierung möglich sind (§ 97 Abs. 1, Abs. 2 Urheberrechtsgesetz). Das ist insbesondere vor dem Hintergrund problematisch, dass hier ein Schaden aus der Vergangenheit ausgeglichen werden muss, die ggf. zusätzlich durch Nachzahlung angeschafften Lizenzen aber im Zweifel nicht die Anforderungen der zukünftigen IT-Strategie abdecken – womit letztlich neue Kosten auf das Unternehmen zukommen. 

Due Diligence

Zudem spielt der Sachverhalt auch bei der Bewertung von Unternehmen eine gewichtige Rolle, z. B. im Rahmen von Veräußerungen. Dies betrifft insbesondere die „lebenswichtigen“ und nicht leicht austauschbaren ERP-Systeme. Teil einer jeden Due Diligence-Prüfung vor einem Unternehmenskauf ist eine IP (Intellectual Property) Due Diligence, mit welcher der Bestand an gewerblichen Schutzrechten – eigenen wie lizenzierten – und deren Wertigkeit geprüft und bewertet wird. Stellen sich hierbei erhebliche lizenzrechtliche Probleme des Zielunternehmens heraus, kann dies zu einem Risikoabschlag bezogen auf den Kaufpreis oder – wenn die betroffene Software den Unternehmenskern betrifft – auch zum Scheitern des Mergers führen.

Empfehlungen für das Management

Das Management von Softwarelizenz- und Serviceverträgen ist keine reine „IT-Aufgabe“ mehr. Vielmehr muss die Unternehmensführung über die betriebswirtschaftlichen, rechtlichen Aspekte sowie die Auswirkungen auf Prozesse und ggf. das eigene Geschäftsmodell informiert werden und den Entscheidungsprozess entsprechend mitgestalten. 

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Literatur:

[1] Brassel, S.; Gadatsch, A.: Software-Lizenzmanagement kompakt – Einsatz und Management des immateriellen Wirtschaftsgutes Software und hybrider Leistungsbündel (Public Cloud Services). Wiesbaden, 2019.

[2] Brassel, S.; Gadatsch, A.; Neifer, T.: Cloud-Lab – Innovationstransfer zwischen Hochschule und Systemhaus, in: Dautovic, A.; Pfannstiehl, M.: Transferinnovationen und Innovationstransfer zwischen Wirtschaft und Wissenschaft. Wiesbaden, Springer Gabler, 2022 (im Druck).

[3] Microsoft (2021): Dynamics 365 Business Central – Überblick über den 1. Veröffentlichungszyklus 2020, 05.11.2021: https://docs.microsoft.com/de-de/dynamics365-release-plan/2020wave1/dynamics365-business-central/, Abruf am 14.02.2021.

[4] Brugger, T.; Czeslik, M.; Hager, A.; Uebel, M.: Business Transformation mit S/4 HANA. Wiesbaden, 2021, S. 107–109.

[5] Microsoft (2022): SAP in Azure, https://azure.microsoft.com/de-de/solutions/sap/, o. J., Abruf am 27.01.2022.




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