Digitalisierung

Mit ERP sicher aus der Krise

In einer außergewöhnlichen wirtschaftlichen Lage wird das ERP-System zum Projektmanagement-Tool für geschäftliche Widerstandsfähigkeit

21. Juli 2020 von Marcus Pannier

Mit ERP sicher aus der Krise

Unternehmen stehen derzeit vor großen Herausforderungen. Eine Krisensituation wie die COVID-19-Pandemie stellt das Bestehende auf den Kopf. Es gilt nun ganz besonders, faktenbasierte Entscheidungen zu treffen, um die Situation zu bewältigen und die Handlungsfähigkeit des Unternehmens zu gewährleisten. Als Herzstück der IT-Infrastruktur ist die ERP-Lösung dabei ein entscheidendes Tool. Unabhängig von den Gründen eines wirtschaftlichen Einbruchs ist die schwierige Situation einer Konjunkturabschwächung ein zyklisches Ereignis, das einen Anfang, eine Mitte und ein Ende hat. Wenn Unternehmen eine Krise als ein Projekt betrachten, können sie dieses mit denselben vertrauten Prozessen angehen wie jedes andere Unternehmensprojekt auch. 

Marcus Pannier ist Managing Director der IFS DACH & EE. 

In jeder Phase bietet das ERP-System dabei die Daten-Grundlage: 

  • Gleich zu Beginn können Unternehmen eine Verlangsamung erkennen und die Auswirkungen auf das Unternehmen ermitteln, um Korrekturmaßnahmen zu starten. 
  • Ein Business Case für Prozessverbesserungen und Investitionen zur langfristigen Stärkung des Unternehmens liefert die Grundlage für das weitere Handeln. Zudem können Unternehmen mit Kunden und Lieferanten im ständigen Austausch stehen, um Nachfrage- und Angebotssignale zu verifizieren. 
  • Sobald es die ersten Anzeichen gibt, dass sich die wirtschaftliche Lage wieder entspannt, können Unternehmen darauf reagieren und schneller als die Konkurrenz ihre Produkte wieder auf den Markt bringen.

Sich auf Sparmaßnahmen zu beschränken kann die Fähigkeit des Unternehmens, sich wieder zu erholen, beeinträchtigen. Eine starke Unternehmensführung ist notwendig, um auch weiterhin nach vorne zu blicken und die Situation als Projekt in Echtzeit zu managen. Mithilfe der zahlreichen Möglichkeiten des ERP-Systems für Projektmanagement können Unternehmen die Krise intelligent und so mutig wie möglich bewältigen. 

Evaluation der neuen Situation

Lieferketten, das haben die vergangenen Monate gezeigt, sind anfälliger als bisher angenommen. Das macht deutlich, dass Beschaffungsstrategien, die allein die Kosten berücksichtigen – unabhängig von der Strecke, auf der Güter transportiert werden müssen – inhärente Risiken bergen. Ob es sich um politische oder gesellschaftliche Krisen, oder wie in diesem Fall um eine Pandemie handelt: globale Lieferketten sind anfällig für Störungen. Und es ist nicht nur die Beschaffung, die die Supply Chain auf die Probe stellt. Unternehmen müssen die gesamte Wertschöpfungskette betrachten, für jede Phase eine Risikobewertung vornehmen und alternative Arbeitsweisen oder Lösungen einführen, um sie zu mindern. Beispielsweise musste ein IFS-Kunde, der Wandfarben produziert, einen Nachfrageschub durch Online-Bestellungen bewältigen, da die Verbraucher nicht zum einkaufen in Geschäfte gehen konnten. Mithilfe der vorhandenen Daten im ERP-System IFS Applications konnte das Unternhmen das ursprüngliche Vertriebsnetz so anpassen, dass Lieferungen an Haushalte statt an Geschäfte erfolgten. 

Flexibel auf neue Anforderungen zu reagieren und Geschäftsabläufe schnell optimieren zu können, ist insbesondere in einer Krisensituation von entscheidender Bedeutung. Die ERP-Lösung kann dabei die entscheidende Unterstützung leisten.  

Zu Beginn: Was funktioniert noch?

Betrachten wir den Fall eines Unternehmens aus dem Maschinen- und Anlagenbau, das traditionell Hersteller in der Elektronikindustrie bedient, aber auch einige Kunden in der Lebensmittel- und Getränkeindustrie hat. Mithilfe der Projektfunktionen der ERP-Software kann das Unternehmen die von jeder Kundengruppe verbrauchten Ressourcen verfolgen. Dies könnte aufzeigen, dass die Einnahmen aus der Elektronikindustrie zurückgegangen sind, während die Kunden aus der Lebensmittel- und Getränkeindustrie verstärkte Nachfragesignale senden. Ein Projektansatz hilft dabei, diese Muster frühzeitig zu erkennen und so den Prozess unterstützen, mehr interne Ressourcen in dem Lebensmittel- und Getränke-Bereich einzusetzen. Das kann bei einer Konjunkturabschwächung zu weniger Betriebseinschränkungen und sogar zu höheren Einnahmen führen, als wenn einfach nur die Gesamtnachfrage unternehmensweit betrachtet würde.

Ein solches Projektdenken erfordert ein gewisses Maß an Agilität und Flexibilität, damit Ressourcen schnell und unkompliziert in einem anderen Unternehmensbereich eingesetzt werden können. Ein weiteres Beispiel dafür, wie Unternehmen in solchen Zeiten innovativ sind und darüber hinaus einen Beitrag für die Gesellschaft leisten, gibt es auch bereits aus der derzeitigen COVID-19-Pandemie. So nutzen etwa Automobilhersteller ihre Möglichkeiten der Einzelfertigung, um Beatmungsgeräte für den Gesundheitssektor zu produzieren. Wenn Unternehmen nicht mit getrennten Informationssilos arbeiten, können Ressourcen bereichs- und spartenübergreifend genau da eingesetzt werden, wo es derzeit am sinnvollsten ist.

Gerüstet für die Konjunkturerholung

Ebenso können Unternehmen die Daten aus dem ERP-System nutzen, um erste Anzeichen für einen erneuten Aufschwung zu erkennen – sei es ein Anstieg der Nachfrage oder durch andere Frühindikatoren. Ein Projekt-bezogenes Management unterstützt bei der Planung des Rückkehrprozesses zur vollen Produktivität und berücksichtigt auch die Kosten für neue Mitarbeiter. Sobald sich die Wirtschaft und somit die Produktnachfrage schließlich erholen, können zuvor getätigte Einsparungen zu entsprechenden Versorgungsengpässen führen. Gelingt es jedoch die Belegschaft durch die Krise zu halten, bleiben die Kosten während des Aufschwungs stabiler und die Produkte
stehen schneller wieder auf dem Markt zur Verfügung als die der Mitbewerber.

Schneller und stärker zurückkommen

Unter dem wachsenden Druck einer angespannten wirtschaftlichen Lage werden Unternehmen häufig zu schwierigen Entscheidungen gezwungen, wie etwa einen Teil des Herstellungsprozesses auszulagern. Die ERP-Lösung sollte die Werkzeuge zur Verfügung stellen, um zu modellieren und zu prüfen, ob diese Schritte Teil der neuen Normalität werden sollten. So können wertvolle Lehren aus einer ansonsten unangenehmen Erfahrung gezogen werden. Es ist auch ein günstiger Zeitpunkt, um zu prüfen, wie neue Technologien die Prozesseffizienz verbessern können. Künstliche Intelligenz (KI) und Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) sind in der Lage, Prozesse zu automatisieren, die derzeit möglicherweise ineffizient sind oder Fachkräfte erfordern, die an anderer Stelle im Unternehmen sinnvoller eingesetzt werden könnten.

Ein hohes Serviceniveau für die Kunden zu erhalten, ist selbst in den schwierigsten Zeiten des Abschwungs von entscheidender Bedeutung, denn dies liefert die Basis für die künftige erfolgreiche Marktposition. Selbst bei Auftragsrückgang, wird es wahrscheinlich eine gewisse Restnachfrage geben. So können möglicherweise neue Kunden gewonnen werden, die ein weniger gut vorbereiteter Mitbewerber nicht bedienen kann – da er vielleicht sein Angebot radikal geändert oder seine Lagerbestände abgebaut hat. Ausfallzeiten können eine Chance sein, wenn sich Unternehmen darauf gut vorbereiten.

Optimale Startposition

Bei Rückkehr der Produktnachfrage können diese Erfahrungen und die sorgfältigen getroffenen Vorbereitungen zur Sicherstellung der Kapazitäten einen dauerhaften Wettbewerbsvorteil verschaffen. Technologie, die optimal genutzt wird, unterstützt Unternehmen dabei, daten- und fakten-basiert zu handeln und sowohl vorgelagert mit Lieferanten als auch nachgelagert mit dem Vertriebskanal und den Kunden zu kommunizieren. Besonnene Führungskräfte können noch bessere Entscheidungen zum richtigen Zeitpunkt treffen, wenn sie die ihnen zur Verfügung stehenden Software-Werkzeuge optimal nutzen. 

IFS Deutschland GmbH & Co. KG

Am Weichselgarten 16
91058 Erlangen

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