Folge 1: Verträge mit Lieferanten verhandeln
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Univ.-Prof. Dr.-Ing. habil. Norbert Gronau ist Inhaber des Lehrstuhls für Prozesse und Systeme an der Universität Potsdam. Er ist häufiger Key- note Speaker und Gründer der auf Trusted Advisory spezialisierten Potsdam Consulting Advisory GmbH. Zu seinen Kunden zählen Familienunternehmen wie Bahlsen und die Meyer Werft, Konzerne wie Universal Music, Daimler und Lufthansa Technik sowie öffentliche Einrichtungen wie die Landeshauptstadt München und das Land Niedersachsen. Er hat Bücher zu Geschäftsprozessmanagement, ERP und Wissensmanagement verfasst und ist Mitglied der Deutschen Akademie der Technikwissenschaften ACATECH. E-Mail advisor@potsdam-consulting.de
Große Reorganisations- und IT-Projekte sind meist nur mit Hilfe externer Dienstleister zu bewältigen. Die meisten Unternehmen verfügen über exzellente Expertise, um Verträge für alle Dienstleistungen in ihren wertschöpfenden Geschäftsprozessen auszuhandeln.
Eine Übertragung dieser Prinzipien auf den „Einkauf“ von Produkten und Dienstleistungen in großen Reorganisations- und IT-Projekten scheitert aber meist. Das hat mehrere Gründe. Zum einen besteht keine Kenntnis über branchenübliche Gepflogenheiten hinsichtlich der Vertragsbedingungen. Die Marktmacht ist häufig exakt umgekehrt verteilt als bei den sonst beschafften Produkten und Dienstleistungen, das macht andere Verhandlungsstrategien erforderlich. Schließlich bestehen keine Erfahrungen, welche Preisuntergrenzen z. B. für Entwickler, Projektleiter und Berater als marktüblich herangezogen werden können. Hier wird häufig viel Geld verschenkt, während auf der anderen Seite an eigentlich unnötig harten Bedingungen zu lange festgehalten wird.
Ein Trusted Advisor bespricht diese Aspekte in einem Briefing mit dem verhandelnden Vorstand oder Geschäftsführer vor der Verhandlung und ermöglicht so das Erzielen optimaler Ergebnisse.
Ein Wort sei noch zu den Feinheiten juristischer Formulierungskünste verloren: Bei der Lieferung von Software z. B. müssen alle vertraglichen Klauseln lediglich angemessen sein. Es kommt nicht darauf an, auch noch so unwahrscheinliche Ereignisse vertraglich im Vorhinein zu regeln, sondern faire und transparente Verfahrensweisen für solche Fälle zu vereinbaren. Ich pflege solche Vertragswerke vor Beginn der eigentlichen Verhandlung von unseren Spezialisten für IT-Recht prüfen zu lassen, gehe jedoch in entsprechende Verhandlungen stets ohne ausdrückliche anwaltliche Begleitung. Das spart Kosten, ermöglicht der Gegenseite, ebenfalls auf einen Anwalt zu verzichten und gestattet eine deutlich schnellere Einigung. Die wichtigen Verfahrensregeln werden übrigens von den selbst ernannten Spezialisten im IT-recht gern vergessen. Diese prüfen häufig nur den Vertrag der Gegenseite, in dem solche Regeln aus verständlichen Gründen gar nicht enthalten sind – man würde sich ja nur unnötig selbst binden.
Allerdings habe ich auch schon das andere Extrem erlebt, in dem ein sogenannter Fachanwalt für IT-Recht nicht den vom Dienstleister vorgelegten Vertragsentwurf prüfte, sondern kurzerhand einen von ihm selbst entwickelten Vertrag aus der Schublade zog – selbstverständlich für eine fünfstellige Summe extra. Da bei solchen Anwälten im Wortsinne jede Stunde zählt, müssten in so einem Fall mühsamst alle für das Projekt relevanten Verfahrensregeln erneut in den Vertrag hineinformuliert werden. Ein Trusted Advisor hätte seinen Kunden frühzeitig auf den sehr hohen Zeitbedarf für dieses Vorgehen hingewiesen.
