Digitalisierung

Usability-Aspekte bei der DMS-Auswahl

11. März 2016 von Antje Bruhnke, Antje Heinicke, Christina Bröhl, Christopher M. Schlick und Jennifer Bützler

Usability-Aspekte bei der DMS-Auswahl

Bei der Auswahl des passenden Dokumentenmanagementsystems gibt es etablierte Vorgehensweisen, bei denen Usability-Aspekte oft vernachlässigt werden. Im Rahmen des Forschungsprojekts uSelect DMS werden objektiv bewertbare Usability-Kriterien sowie Vorgehensmodelle entwickelt, die zukünftig den Auswahlprozess von Anwendungssoftware um den Faktor Usability erweitern sollen. 

Das Projekt uSelect DMS ist Teil der Förderinitiative „Einfach intuitiv – Usability für den Mittelstand“, die im Rahmen des Förderschwerpunkts „Mittelstand-Digital – IKT-Anwendungen in der Wirtschaft“ vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) gefördert wird.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Unternehmenssoftware, die zur Organisation von digitalen Dokumenten wie Briefen, E-Mails oder Rechnungen dient. DMS finden Ihren Einsatz in Unternehmen, die technische Unterstützung bei der Archivierung, Bearbeitung sowie dem Auffinden und Verteilen einer Vielzahl von Dokumenten benötigen [1]. Durch ihre prozessübergreifende Funktionalität können DMS einem großen Anwenderkreis zugänglich gemacht und somit die Arbeits- und Geschäftsprozesse für viele Mitarbeiter und Kunden effizienter gestaltet werden. Mit einer erfolgreichen Implementierung des DMS können dadurch langfristig Kosten reduziert und die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit verbessert werden [2].

Die Auswahl eines passenden DMS ist nicht trivial: Die über 200 auf dem deutschen Markt existierenden DMS unterscheiden sich in ihrem Leistungsumfang und ihrer Gebrauchstauglichkeit (engl. Usability). Leichte Verständlichkeit und intuitive Bedienbarkeit sind entscheidende Faktoren für die Akzeptanz des neu eingeführten DMS durch Mitarbeiter und Kunden. Trotzdem wird der Usability-Aspekt in aktuellen Auswahlprozessen von DMS in der Regel stark vernachlässigt. Die Ursache dafür ist, dass zwar funktionale Anforderungen (Lastenheft) für den Auswahlprozess formuliert werden können, jedoch keine objektiven Kriterien existieren, die speziell die Usability von DMS adressieren. Usability Probleme werden meist erst nach der Implementierung sichtbar.
 

Ziele

Um einer Fehlinvestition seitens der Anwenderunternehmen vorzubeugen, haben es sich Partner aus Wissenschaft und Industrie zur Aufgabe gemacht, im Rahmen eines Forschungsprojektes die DMS-Auswahl zu erleichtern, indem objektiv bewertbare Usability-Kriterien entwickelt und in den Auswahlprozess integriert werden. Gleichzeitig soll auf Basis der Usability-Kriterien eine geeignete Bewertungsmethodik für DMS-Usability vorgestellt werden, die auch den DMS-Anbietern Möglichkeiten zur Verbesserung der Gebrauchstauglichkeit ihrer Software aufzeigt, sodass sie sich auf dem Markt den entscheidenden Wettbewerbsvorteil sichern können.
 

Von Anforderungen zu Kriterien

„Usability“ wird im Forschungsvorhaben uSelect DMS nach der internationalen Norm der DIN EN ISO 9241 Teil 11 [3] definiert. „Usable“ ist demnach ein DMS, dessen Benutzung zur effizienten, effektiven und zufriedenstellenden Erreichung der Arbeitsziele führt. Die Bewertung darüber, ob ein DMS eine gute oder schlechte Usability aufweist, hängt somit einerseits stark vom Produkt selbst ab und andererseits vom Benutzer und seinem Nutzungskontext d. h. den Arbeitsmitteln und -aufgaben sowie seiner physischen und sozialen Umgebung [4]. Daher ist es unerlässlich, dass diese Faktoren in die Entwicklung und Bewertung der Usability-Kriterien einfließen. Dementsprechend lag der Projektfokus zunächst darauf, die Schwachstellen der bestehenden DMS bezüglich der Bedienung zu identifizieren und die DMS-Anwender in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) sowie deren individuellen Anforderungen zu charakterisieren [5].
 

Anforderungsanalyse

Mithilfe der Usability- und DMS-relevanten Literatur sowie durch Fokusgruppen und Experteninterviews wurden zunächst konkrete Aufgaben formuliert, die DMS-Benutzer mit dem DMS ausführen können. Eine anschließende Anwenderbefragung gab Aufschluss über die Nutzungshäufigkeit. Auf diese Weise wurden die meistgenutzten DMS-Funktionen der Zielgruppe identifiziert: Suchen, Speichern/Ablegen, Anzeigen und Freigeben (Bild 1). 

 


Bild 1: Meistgenutzte DMS-Funktionen in KMU.

 

Über Benutzer-Tests zu Usability-Kriterien

Basierend auf den ersten Projektergebnissen und Erkenntnissen aus verschiedenen strukturierten Befragungen wurden Aufgaben für Benutzer-Tests formuliert. Im Verlauf des Experiments sollten die Versuchsteilnehmer typische DMS-Aufgaben durchführen, also ein Dokument ablegen, suchen und anzeigen sowie freigeben und kommentieren. Mithilfe der während der Aufgabenausführung gemachten Kommentare und der mit den Probanden geführten Interviews erfolgte die Formulierung der Usability-Kriterien. Dazu wurden die Probandenkommentare zu den subjektiven Erfahrungen systematisch analysiert, verschlagwortet und kategorisiert.
Bild 2 zeigt an einem Beispiel die Formulierung der Kriterien.

Bei der Formulierung der Kriterien wurde darauf geachtet, dass die Kriterien mit ja/nein bzw. vorhanden/nicht vorhanden bewertet werden können und eventuell weitere Abstufungen in der Bewertung zulassen. Mithilfe von Projektpartnern (DMS-Anwender und -Anbieter) konnte der so entwickelte Kriterienkatalog auf Relevanz und Praxisbezug evaluiert werden.
 


Bild 2: Beispiel zur Formulierung der Kriterien.

Usability-Kriterien im Detail

Mehr als 70 Usability-Kriterien wurden formuliert, anhand derer die Gebrauchstauglichkeit eines DMS bewertet werden kann. Die Usability-Kriterien sind hierbei als DMS-spezifische Bedienanforderungen anzusehen, die sich auf die Gestaltung der gesamten DMS-Softwareoberfläche bzw. auf bestimmte Elemente der Oberfläche sowie auf die Interaktion mit dem System beziehen. Die Kriterien weisen unterschiedliche Charakteristiken auf, die verschiedene Bewertungs- und Anwendungsmöglichkeiten erlauben. Für die gezielte Verwendung der Usability-Kriterien bei der DMS-Auswahl können zwei Kategorien unterschieden werden. Kriterien, welche sich auf die gesamte DMS-Oberfläche beziehen, sind funktionsübergreifend und Kriterien, die auf bestimmte Bedienelemente der Hauptfunktionen „Suche“, „Dokumentenerfassung“, „Workflow“ abzielten, wurden entsprechend funktionsbezogenen Kriterien zugeordnet.

Im Fall eines DMS-Vergleiches kann anhand dieser Klassifikationen die Usability der Hauptfunktionen getrennt voneinander betrachtet werden. Dem DMS-interessierten Unternehmen bringt diese Betrachtungsweise den Vorteil, dass der Fokus bei der DMS-Auswahl auf die Usability besonders relevanter Funktionen gelegt werden kann.Auch im Hinblick auf die Zugehörigkeit zu normbasierten Usability-Anforderungsbereichen konnten die Kriterien charakterisiert werden und ermöglichen daher eine standardisierte Bewertung der Bedienanforderungen an ein System. Diese Herangehensweise bietet vor allem den DMS-Anbietern die Möglichkeit ihre Systeme dem internationalen Standard anzugleichen und die Benutzererfahrungen bezüglich der Norm zu verbessern.
 

Anwendung der Usability-Kriterien

Im weiteren Verlauf werden die Usability-Kriterien für die Entwicklung eines DMS-Prototyps verwendet und zugleich auf ihre Eignung für eine Benchmark und für die Integration in den DMS-Auswahlprozess geprüft. 

 


Bild 3: Integration von Usability-Anforderungen
in die DMS-Auswahl am Beispiel des 3-Phasen-Konzepts.

 

Einsatz im Benchmark

In einer anonymisierten Benchmark sollen interessierte DMS-Anbieterunternehmen die Gebrauchstauglichkeit ihrer Systeme einordnen können, indem sie die ermittelten Usability-Kriterien für ihr eigenes System bewerten. Das Ergebnis der Bewertung wird ein prozentualer Vergleichswert sein, der angibt, wie sich die Usability eines bestimmten DMS im Vergleich zum anonym ermittelten Durchschnitt aller Benchmark-Teilnehmer verhält. So soll zudem aufgezeigt werden, ob und wie Usability im Bereich DMS aktuell adressiert und umgesetzt wird. Die DMS-Anbieter können sich darüber hinaus Handlungsempfehlungen zur Verbesserung der DMS-Usability geben lassen. Die Ergebnisse der Benchmark werden für Anfang 2015 erwartet.
 

Integration in die Auswahl

Die Usability-Kriterien können in unterschiedlichen Phasen der DMS-Auswahl eingesetzt werden. Im Folgenden wird anhand des 3-Phasen-Konzepts zur DMS-
Auswahl aufgezeigt, wie die Integration und Bewertung der Usability-Kriterien praktisch umgesetzt werden [6]. Dazu ist ein Metamodell erstellt worden, das in Bild 3 dargestellt ist und im Folgenden erläutert wird.

Der DMS-Auswahlprozess ist in drei Phasen unterteilt: Vor-, Haupt- und Endauswahl. In der Vorauswahl werden diejenigen DMS-Lösungen herausgefiltert, die nicht den funktionalen Anforderungen der Anwenderunternehmen entsprechen sowie gravierende Mängel im Hinblick auf die funktionsübergreifenden Usability-Kriterien aufweisen (Abfrage über das Lastenheft). In der Hauptauswahl liegt der Fokus auf detaillierten funktionalen Anforderungen der Unternehmen. Die hier abfragbaren Usability-Kriterien haben einen konkreten Funktionsbezug. In der Endauswahl wird die Anzahl der potenziellen DMS-Systeme auf drei reduziert. Das Vorgehensmodell sieht vor, dass repräsentative Benutzer eines KMU nach der Systempräsentation das jeweilige DMS ausprobieren. Dazu wird für jeden Benutzer eine individuelle Aufgabe formuliert, die der Nutzer mit dem DMS im Usability-Test bearbeitet. Im Anschluss füllt jeder Benutzer einen Fragebogen aus, der auf die Bewertung der Usability des DMS abzielt (Bild 4).

 


Bild 4: User Integration im Live-System-Test

Bei der Bewertung geht es vor allem darum, den subjektiven Eindruck der Benutzer einzufangen, die tatsächlich mit dem System arbeiten sollen, um diesen in die Entscheidungsfindung einfließen zu lassen. Darüber hinaus werden die Anwender in den Auswahlprozess eingebunden, was die Akzeptanz einer neuen Software schon frühzeitig erhöhen kann.    
 

 

AnforderungsanalyseDMSDokumentenmanagementsystemSoftware-ErgonomieSoftwareauswahlUsability


[1] Götzer, K., Schmale, R., Maier, B., Komke, T. (2008): Dokumentenmanagement – Informationen im Unternehmen effizient nutzen. 4. Auflage, dpunkt.verlag, Heidelberg.
[2] Stern, C. A. (2008): Potentialanalyse: Einsatz eines Dokumenten Management Systems (DMS) im Vertrieb eines Großunternehmens. 1. Auflage. Diplomica Verlag GmbH, Hamburg.
[3] DIN EN ISO 9241 1999 – 2011, Ergonomie der Mensch-System-Interaktion (vormals: Ergonomische Anforderungen für Bürotätigkeiten mit Bildschirmgeräten), Teil 8, Teil 110, Teil 129, Teile 11 - 17, Teil 171, Teil 210, Beuth Verlag, Berlin 1999 – 2011.
[4] Herczeg, M. (2005): Software-Ergonomie. Grundlagen der Mensch-Computer-Kommunikation, 2. Auflage, München: Oldenbourg 2005.
[5] Heinicke, A.; Bröhl, C.; Bützler, J.; Schlick, C. (2014): Software-Ergonomie von Dokumenten Management Systemen unter Berücksichtigung des Erfahrungsgrades der Benutzer - Ergebnisse einer Umfrage, In: Gestaltung der Arbeitswelt der Zukunft - 60. Kongress der Gesellschaft für Arbeitswissenschaft, Hrsg.: Gesellschaft für Arbeitswissenschaft e.V., GfA-Press, Dortmund 2014, ISBN 978-3-936804-17-1, S. 575 – 577.
[6] Panahabadi, V.; Scheibmayer, M.; Sontow, R.: Dokumentenmanagement. Was Sie über DMS und die richtige Auswahl wissen müssen. FIR e.V. an der RWTH Aachen, Aachen 2013.




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