Digitalisierung

gevis ERP der GWS optimiert die betriebswirtschaftlichen Abläufe

Lesedauer: 4 Minuten

06. Juli 2022

gevis ERP der GWS optimiert die betriebswirtschaftlichen Abläufe

Um die betriebswirtschaftlichen Abläufe weiter zu optimieren, nutzt das Lüchau Bauzentrum seit Anfang 2021 erfolgreich gevis ERP der Münsteraner GWS Gesellschaft für Warenwirtschafts-Systeme. Mit sieben Filialen in Wedel, Elmshorn, Halstenbek, Uetersen, Vaale, Hamburg-Volkspark und Hamburg-Wandsbek zählt das Lüchau Bauzentrum zu den führenden Groß- und Einzelhändlern für Haus und Garten in Norddeutschland.

Die IT-Struktur beim Lüchau Bauzentrum setzte sich über viele Jahre aus zwei Programmen zusammen: dem Warenwirtschaftssystem VERA von Neutrasoft sowie dem ERP-System gevis Classic der GWS. Während der gesamte Produkt- und Lagerbereich über VERA verwaltet wurde, basierte die Finanzbuchhaltung auf gevis. 2020 wurde den Verantwortlichen bewusst, dass diese Zweiteilung nicht mehr funktionierte. Dass es zu dieser Bewertung kam, hatte mehrere Gründe: Der erste waren die administrativen Abläufe im Unternehmen. Es gab unter anderem einen Systembruch zwischen der Warenwirtschaft und der Finanzbuchhaltung; für die Bestell- und Rechnungsabwicklung musste das EURO-BAUSTOFF-Portal genutzt werden – alles in allem sehr aufwendig. Darüber hinaus verlangsamten Ineffizienzen bei der Kommissionierung und der Logistik die Prozesse. Was den IT-Wechsel zudem forderte, war das Wissen um den auslaufenden Support für VERA.

Corona-Pandemie

Die Corona-Pandemie hatte zudem Anteil an der notwendigen Veränderung. Engpässe in gewissen Sorti- menten sorgten und sorgen für zum Teil starke Preiserhöhungen, wegen der Pandemie mussten Filialen zeitweise geschlossen werden, Erkrankungen führten zu personellen Engpässen. Für die Verantwortlichen war somit klar: Das Unternehmen brauchte eine neue IT-Struktur, die alle zuvor genannten Einschränkungen aufhob, vor allem aber die Tür zu neuen digitalen Möglichkeiten öffnete. Möglich wurde dies Anfang 2021, als gevis ERP erstmalig unternehmensweit eingesetzt wurde.

gevis ERP im Einsatz

Die Vorteile, die sich daraus ergeben, zeigen sich in vielen kleinen Details, die zusammengenommen einen gewaltigen Schritt nach vorne verwirklichen. Besonders wichtig war und ist dabei die Zusammenführung aller administrativen Prozesse und die Fokussierung auf gevis ERP. Statt wie bisher in zwei Verwaltungs-Programmen sind nun alle Prozesse auf gevis ERP ausgerichtet und fokussiert. Das heißt: Egal, welche Kundenstammdaten benötigt werden, welche Rechnung eingesehen, welche Warenauslieferung nachverfolgt werden soll – alles ist im ERP-System hinterlegt und darüber blitzschnell ab- rufbar. Im Unternehmen gibt es dadurch einen noch nie dagewesenen Informations- und Controlling-Stand. Positive Auswirkungen hat dies zum Beispiel auf die EK- Faktura. Während es hier zuvor einen die Performance reduzierenden Systembruch gab, sind nun eine Durch- gängigkeit sowie eine höhere Detaillierung möglich. Verbesserungen zeigen sich zudem im Lagerbereich: Der Gesamtbestand sowie der verfügbare Lagerbestand eines Produktes lassen sich nun unmittelbar nachverfol- gen und abrufen. Während Lieferscheine zuvor nach der Zustellung gebucht wurden, erfolgt dies in gevis ERP nun bereits mit der Auslieferung. Die Frage nach dem Verbleib von Waren gehört damit der Vergangenheit an.

EDI mit EUROBAUSTOFF

Als überaus wirksam erweist sich auch das EDI (Electro- nic Interchange)-Verfahren mit EUROBAUSTOFF. Es sorgt für ein komplett verändertes Herangehen an Prozesse wie Materialdisposition und Abrechnung. Musste sich ein Mitarbeitender vor der Umstellung im EUROBAU- STOFF-Portal anmelden und alle Transaktionen über die

Oberfläche abwickeln, erfolgt dies nun komplett aus gevis ERP heraus. Es besteht also direkter Zugriff auf Preise, Kataloge und den Bestand im Lager. Ware kann direkt bestellt und die dazugehörigen Avise ins im ERP-System hinterlegte Kundensegment importiert werden. Gleiches gilt für Rechnungen, die zudem automatisch gebucht werden können. Die Anmeldung im Portal und die Nutzung der Oberfläche sind Geschichte, stehen aber als Back-up immer noch zur Verfügung.

Verschiedene Add-on-Programme

Für die allumfassende Information und Koordination sorgen darüber hinaus einige in gevis ERP integrierte Add-on-Programme. Dazu gehören zum Beispiel das Dokumentenmanagementsystem s.scan/s.dok und das Business Intelligence-System bi1. Mit dem System E-Post lässt sich die gesamte, noch papierbasierte Kommunikation steuern. Alle Office-Anwendungen sind nun integraler Bestandteil des ERP-Systems.

Sehr zufrieden mit der GWS

Bei den Verantwortlichen des Lüchau Bauzentrums ist man sich sicher: Es wird nun die volle Kraft der Digitalisierung genutzt und erheblich Zeit und Aufwand gespart. Dass die Umstellung auf die neue IT-Struktur so reibungslos und erfolgreich lief, begeistert zudem. Augenblicklich wird darum auch in einem Folgeprojekt der GWS-Online-Shop integriert. Zum Einsatz kommt hierbei erneut das Remote-Verfahren, das sich auch bei der vorherigen Projektumsetzung bewährt hat. Es sieht vor, dass die Installation per Fernschaltung erfolgt und Mitarbeitende per Video geschult werden.

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