Virtuelle ALPHAPLAN-Hausmesse 2020: Chancen der Digitalisierung genutzt
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Die ALPHAPLAN-Hausmesse hat eine lange Tradition. Sie wurde zweijährlich im Wechsel mit dem „Tag der offenen Tür“ in unserer Starnberger Filiale veranstaltet. 2020 war sie wieder an der Reihe – doch alles war anders.
Das plötzliche Umschalten auf fast komplettes „Home-Office“ war ein – erfolgreicher – Härtetest. Das verwendete Tool für die interne und externe Kommunikation war MS Teams (Bestandteil von
Microsoft 365), und damit waren auch die Weichen gestellt, statt einer Präsenz- eine Online-Veranstaltung zu organisieren. Marketingleiter Michael Krutzke (MK) im Gespräch mit Milena Kowski (MKO), der Produzentin des Live-Streams.
MK: Es gibt zwar alle Infos zu solchen Themen im Netz, aber konkret vor die Aufgabe gestellt, eine solche Veranstaltung zu planen, zu organisieren und Aktivitäten zu koordinieren – kurz: das Ganze zu produzieren – ist schon ein anderes Kaliber. Was ist zu beachten?
MKO: Wer so etwas plant, sollte sich unter anderem folgende Fragen stellen:
- Was sind die Ziele?
- Sind im Unternehmen Erfahrungen mit solchen Events vorhanden?
- Will ich Kommentare zulassen und beantworten?
- Welche Reichweite will ich erzielen?
- Was will und kann ich an Nachbearbeitung leisten?
- Kann ich die Nachbearbeitung selbst machen, oder ist ein Dienstleister einzuschalten?
- Und natürlich: Wie sieht das Budget aus?
- Soll es einen Moderator geben?
- Backup-Plan erstellen: Was passiert, wenn Referent XY ausfällt? Person XY aus der Technik/Regie krank wird und so weiter.
MK: In unserem Fall waren ja auch externe Referenten einzubinden. Was ist dabei zu beachten?
Ganz wichtig: Sind Erfahrungen vorhanden? Sind Schulungen nötig? Außerdem gilt dasselbe wie auch für den Veranstalter gesagt, wenn auch in kleinerem Maßstab:
- Wie sieht die interne Infrastruktur aus? (Hardware, Internetleitung, Personal etc.)
- Ablaufplan erstellen: Wer hat Anweisungen während der Liveschaltung zu geben, und wer setzt diese um?
- Wie soll die Agenda aussehen?
- Pausen einplanen.
Weiterhin wichtig: Die Unterschiede zu einer Präsenzveranstaltung sind gravierend. Wer mit so etwas nicht vertraut ist, sollte eine Menge recherchieren und Mitarbeiter nach Erfahrungswerten fragen. Ganz oft kennt jemand jemanden, der beispielsweise einen eigenen YouTube-Kanal betreibt und wertvolle Ratschläge geben kann.
MK: Auf YouTube findet man viele Livestreams, die sofort danach als Aufzeichnung verfügbar sind. Warum war das bei uns anders?
MKO: Na ja, selbst Plattformen wie YouTube stellen die Streams nicht direkt und automatisch online. Dies hat immer manuell zu geschehen. Die Aufzeichnung ist allerdings schon in der eigenen Mediathek vorhanden. Wir haben ja Teams für den Livestream genutzt und damit aufgezeichnet. Die Aufzeichnung habe ich in einzelne Themenblöcke unterteilt, diese bearbeitet, unserem Corporate-Design entsprechend aufbereitet und online gestellt. YouTube haben wir deshalb nicht genutzt, weil die Zuschauer auch ohne Google-Account kommentieren und interagieren sollten. Den hat nicht jeder und möchte vielleicht auch nicht jeder haben. Und natürlich: Unsere intensive Teams-Nutzung ließ keine technischen Überraschungen erwarten. Wir haben Erfahrungen mit der Einbindung externer Teilnehmer und dem Hin- und Herschalten zwischen ihnen. Also haben wir uns auf vertrautem Terrain bewegt.
MK: Diese virtuelle Hausmesse war eine Premiere. Es wird weitere Veranstaltungen dieser Art geben?
MKO: Ganz sicher! Nicht immer in dem Umfang, aber als zusätzliche Kommunikationsmöglichkeit mit Kunden und Interessenten. Die Akzeptanz ist ja durch Corona deutlich gewachsen, denn nur so konnte vieles überhaupt weiterlaufen. Und wir im digitalen Marketing machen nicht nur aus der Not eine Tugend, sondern beschleunigen etwas, das sowieso geplant war. Wir richten einen weiteren Kanal ein. Marktkommunikation nutzt zunehmend die digitale Technik, und je mehr Angehörige meiner Generation in Entscheidungspositionen kommen, desto mehr wird sich dieser Trend beschleunigen. Das bereiten wir im Digitalmarketing intensiv vor.
