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Betrachtung der Wirtschaftlichkeit von ERP-Software

4. Mai 2016 von Walter Kolbenschlag

Betrachtung der Wirtschaftlichkeit von ERP-Software

Wirtschaftlichkeit einer ERP-Software betrifft mehr als Funktionen und deren Nutzen. Der Beitrag liefert praktische Hinweise zur Langzeitsicherung des wirtschaftlichen Einsatzes der ERP-Software.

Wirtschaftlichkeit ist das richtige Verhältnis von Kosten zum Nutzen. Leider ist der Nutzen bei der ERP-Einführung und langjährigem Einsatz nicht leicht zu ermitteln. Im Folgenden vier Ausführungen mit weniger bekannten Fallen zum wirtschaftlichen und nicht wirtschaftlichen Einsatz von ERP-Lösungen. Schließlich folgen 10 TOP Punkte für einen wirtschaftlichen Betrieb der ERP-Software.

Wartungskosten
Der wirtschaftlichste Weg für Anbieter und Anwender ist das Upgrade auf die neue Generation der ERP-Lösung. Hersteller unternehmen große Anstrengungen, um Technologien zu erneuern und Module mit neuen Funktionen auszubauen. Mithilfe eines langjährigen und kostenintensiven Wartungsvertrags sichert sich ein Bestandskunde diese Ergänzungen („…Lieferung von neuen Funktionen der erworbenen Module, …“, ohne weitere Einschränkung). Software-Hersteller möchten umfangreiche Funktionsausbauten und neue Technologien jedoch nachträglich in Rechnung stellen. Dazu gehört auch die Migration als Teil eines Upgrade. Sind die Kosten für beides so hoch, dass ein Wechsel zu einem anderen Anbieter kaum mehr kostet, schwächt das die Kundenbindung ganz erheblich. Am Ende geht es wieder zulasten der wirtschaftlich Handelnden.


Bild 1: Eingrifflose Erweiterung eines bestehenden ERP-Systems.

Anpassungen
In der Regel erlaubt die ERP-Software technologisch eine updateähige Programmierung. Wird das bei zahlreichen Anpassungen nicht eingesetzt, entstehen mit jedem Upgrade Kosten vergleichbar mit denen einer Neueinführung. Ein Wechsel zu einem leistungsfähigeren Entwicklungspartner ist angebracht. Dieser ist aber nicht ohne weitere Kosten durchführbar, da der ursprüngliche Einführungspartner den Quellcode für die zahlreichen Anpassungen nicht freigibt. Der Kunde hat es im Vertrag versäumt, sich diese Rechte für diesen Fall zu sichern.
Das ist kein Einzelfall bei einer Einführung ohne externe Unterstützung eines erfahrenen Auswahlberaters oder eines IT-Juristen. Der kostspielige Ausweg ist die Bezahlung einer „Abstandsvergütung“. Dadurch ist die Wirtschaftlichkeit des Projekts zunichtegemacht.
Geschäftsprozesse bestimmen die Software
Die Empfehlung mancher Softwareanbieter ist, eine ERP-Einführung entlang des Hersteller-Standards. Das mag aus monetärer Sicht richtig sein, aber unternehmenspolitisch nicht die wirtschaftlichste Lösung. Der Mittelstand in Deutschland ist erfolgreich, weil er innovativ und kreativ ist und sich so vom Wettbewerb abhebt. Diese Individualität muss durch flexible Geschäftsprozesse technisch stark unterstützt werden.
Diskussionen im Expertenkreis zeigen auf, dass diese Richtung richtig ist. So schreibt Helmuth Gümbel von Strategie Partners, dass angesichts der langen Betriebsdauer und der vielen Unternehmensanpassungen in einem sich wandelnden Technologieumfeld, turnusmäßig neu geplant werden muss. Die Auswahlberatung ist nur ein erster Schritt. Vergisst man die laufende und systematische Prozessgestaltung, droht die Entfremdung zwischen ERP-System und Unternehmen. Das hat dramatische negative Folgen.
ERP-Systeme sind heute mit sehr vielen Funktionen ausgestattet und hoch integriert, aber es fehlt ihnen die Flexibilität, Änderungen der Geschäftsprozesse so schnell und kostengünstig umzusetzen, wie es der heutige Markt verlangt.

BPMS
Ein BPMS (Business Process Management System) unterstützt den kompletten Lebenszyklus von Geschäftsprozessen und deren Ausführung als Web-Lösung. Solche heute bereits in der Praxis bewährten Systeme unterstützen Unternehmen in der Verbesserung der Geschäftstätigkeit durch den Einsatz von neuen prozessorientierten Lösungen und Services aus der Cloud unter Wahrung der bestehenden Unternehmenssoftware.

10 TOP-Merkmale einer wirtschaftlichen ERP-Softwarenutzung
Eine wirtschaftliche ERP-Software-Lösung zeichnet sich aus durch:

  1. die passende Branchenausrichtung, weil damit wesentlich geringere Anpassungskosten anfallen.
  2. eine Zusammenstellung der Kosten für das konzipierte Gesamtprojekt über alle erforderlichen Module (im Lastenheft detailliert festgehalten) in einem mehrjährigen Phasenplan.
  3. die konkrete und sichere vertragliche Regelung aller über die Einsatzzeit anfallenden Lizenzkosten, Tagessätze und Wartungskosten.
  4. die vertraglich zugesicherte Update-Fähigkeit der Kundenanpassungen und einen Wartungsvertrag, in dem alle gekauften Module auch bei technologischem Upgrade ohne Berechnung bereitgestellt werden.
  5. das Erreichen der im Lastenheft definierten Schwelle des Erfüllungsgrades und die vertraglich gesicherte Gewährung der Nutzungsrechte an dem bezahlten Quellcode für Anpassungen.
  6. tief integrierte Drittprodukte, die dem Kunden einen höheren Nutzen bringen, als das eigene Modul (z.B. Produkt-Konfigurator).
  7. die Abstimmung der Größe des Softwarepartners mit der Größe des Kunden und seinem Wachstum.
  8. die Anpassung der Software an den Trend der Zeit und durch die Sicherung des Überlebens des Softwarepartners.
  9. den Einsatz erfahrener Berater, die den Kunden verstehen.
  10. den Einsatz von BPMS-Erfahrung bei der Integration und Ergänzung der Lösung.                                     


 

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