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Risikominimierung bei der ERP-Vertragsgestaltung

Lesedauer: 5 Minuten

04. Mai 2016 von Andreas Pescholl

Risikominimierung bei der ERP-Vertragsgestaltung
© Pixabay / Tumisu

IT-Projekte im Umfeld von ERP-Systemen, sei es die Auswahl- und die Einführungen von Systemen oder die Anpassung ihrer bisherigen Systeme auf neue Anforderungen im Geschäftsumfeld, sind immer komplex und treffen den Nerv des Unternehmens. Zum einen, weil einerseits Geschäftsorganisation und Prozesse durch die zukünftige ERP-Einführung oder Anpassung verändert werden und anderseits, weil die Verantwortung der zu erledigenden Aufgaben zwischen ERP-Anbieter und Unternehmen stets explizit festgelegt werden muss. Daraus ist ersichtlich, dass über den gesamten Lebenszyklus des ERP-Systems im Unternehmen, sowohl in der Phase der ERP-Einführung als auch im späteren ERP-Betrieb, eine intensive Zusammenarbeit zwischen den Partnern geben wird, deren Regeln klar definiert werden müssen.

Meist ist es Zeit- und Kostendruck, aber auch die fehlende Strategie und Erfahrung bei solchen ERP-Projekten sowie die gestiegenen Erwartungen der Unternehmen geschuldet, dass die ERP-Verträge innerhalb kurzer Zeit schnell an ihre Grenzen der rechtlichen Sicherheit katapultiert werden. 

Integrierte Werkzeuge zur Projektorganisation können dabei helfen, klare rechtssichere und auf das Unternehmen bezogene ERP-Verträge zu erstellen, welcher die spezifischen Regeln der ERP-Projektabwicklung klar wiedergeben. So behalten Unternehmen stets einen Überblick, wenn die Pflichten des Anbieters nicht termin- oder qualitätsgerecht erfüllt werden oder ob die Möglichkeit, Schadenersatz einzufordern, besteht.

Bezogen auf die Auswahl- und Einführungsstrategie des jeweiligen Projektes, sind auch rechtliche Inhalte der vertraglichen Basis von entscheidender Bedeutung. Diese Aspekte werden im Folgenden als ERP-Verträge zusammengefasst und wichtige Aspekte, die zwingend Berücksichtigung finden müssen, dargestellt. 

Grundlegende Aspekte zu ERP-Verträgen

Um den gesamten Lebenszyklus eines ERP-Systems im Unternehmen zu koordinieren, ist ein breites Wissen zur Auswahlmethodik, Einführungs- und Weiterentwicklungsstrategien und ein hohes Maß an Flexibilität, gepaart mit Analytik und Einfühlungsvermögen und rechtlicher Grundlage, nötig.

Daher müssen die Verträge über ERP-Projekte in besonderem Maße durch individuelle Inhalte des jeweiligen Unternehmens auszeichnen. In diesem Zusammenhang stellt sich immer auch die Frage, wie mit überschaubarem Aufwand ein möglichst nachhaltiger ERP-Vertrag realisiert werden kann. Dazu müssen die Projektverantwortlichen einige Grundregeln beachten.

Eine solide Vertragsgrundlage lässt sich besonders effizient mit strukturierten Lastenheften erarbeiten. Mit deren Hilfe dokumentiert ein Unternehmen seine Anforderungen eine ERP-Lösung innerhalb weniger Tage zu beschreiben. Aus dem Lastenheft leitet der ERP-Anbieter im Dialog mit dem Auftraggeber dann ein detailliertes Pflichtenheft ab, das die technisch-inhaltliche Grundlage des ERP-Vertrags über ein ERP-Projekt darstellt.

ERP-Verträge zwischen zwei Partnern sind die Grundlage jeglicher Geschäftsbeziehungen und somit bilden die Allgemeinen Geschäftsbedingungen die ersten Ansatzpunkte zur vertraglichen Basis.

Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) 

ERP-Anbieter versuchen häufig, den Vertrag ihren allgemeinen Lieferbedingungen zu unterwerfen. Da ERP-Projekte ein hohes Maß an Invalidität des Unternehmens als Gegenstand besitzen, ergeben sich hieraus mehrere Handlungsoptionen.

Die Akzeptanz der fremden AGB ist die richtige Entscheidung, wenn der Auftragswert und das zu erwartende Risiko aus dem Projekt gering sind oder spätere Anpassungen an neue Anforderungen unwahrscheinlich sind, so dass sich Verhandlungen nicht lohnen. Gleiches gilt, wenn die fremden AGB akzeptabel für das Unternehmen sind oder Verhandlungen wegen des unterschiedlichen Fokus des Projektes von vornherein keine Aussicht auf Erfolg versprechen.

Weiterhin gibt es zwei Wege die allgemeinen Geschäftsbedingungen zu ändern: Zum einen die umfassende Verhandlung des gesamten Vertrags mit allen Bestandteilen oder die teilweise Verhandlung über die besonders kritische Klauseln oder Rahmenbedingungen.

Die Vorgehensweise führt dazu, dass wenn ein Unternehmen mit seinen zukünftigen Vertragspartner umfassend verhandelt, besitzt dieser am Ende der Verhandlung einen Individualvertrag. Das hat zur Folge, dass der gesetzliche Schutz des AGB-Rechts auch für jene Klauseln verloren geht, die im Zuge der Verhandlungen unverändert bleiben und birgt so ein erhebliches Risikopotenzial.

Besonders bei der Vertragsverhandlung mit großen Partnern, werden zunehmend deren AGB unterstellt, insofern ist die nur teilweise Verhandlung kritischer Punkte in der Regel für das betreffende Unternehmen günstiger. So kann sich das Projektteam auf die Verhandlung von nachteiligen, wirksamen oder aber auch möglicherweise später wirksam werdenden Klauseln beschränken.

Die Anforderung hieraus ergibt sich allerdings aus der rechtlichen Analyse der Klausel und deren Folgen für das Unternehmen. Es wird daher dringend empfohlen, hierfür die Hilfe eines IT-Rechtsexperten schon in einer sehr frühen Phase in Anspruch zu nehmen.

Besonders schwierig gestaltet sich die Verhandlung von ERP-Verträgen bei denen der Verhandlungspartner den fremden eigene AGB gegenüber stellen. Hierbei ist besonders zu berücksichtigen, dass alle Textpassagen und Klauseln beider AGBs unwirksam sind, die nicht übereinstimmen. Zu beachten ist, dass wo nur eine AGB eine spezifische Fragestellung regelt, ist diese Regelung wirksam, es sei denn, der die AGB der anderen Vertragspartei enthält eine Kollisionsklausel, wonach fremde AGB nicht gelten. An die Stelle unwirksamer Klauseln treten, soweit vorhanden, die Regelungen des Gesetzes.

Vertragsgestaltung

ERP-Verträge zu gestalten und dabei die individuelle Situation des Unternehmens zu berücksichtigen ist schwieriger und zeitaufwändiger, als auf fertige Vertragsentwürfe zurückzugreifen. Auch bei der Sicht auf die notwendigen Ressourcen und die späteren Risiken ist herauszustellen, das individuelle Verträge für beide Vertragsparteien die einzige Möglichkeit bieten, das wirtschaftlich und auch das technisch Gewollte konkret zu regeln. In manchen Fällen ist es sinnvoll sich an den etablierten Standardverträgen zu orientieren. Für die Aufwände zur Gestaltung eines ERP-Vertrages existieren zwar keine Vorgabewerte, da diese von mehreren Faktoren, wie z. B. die Art und das Umfeld des Projekt sowie die Größenordnung abhängen, daher sollten beide Vertragsparteien den Aufwand der Vertragsgestaltung an der Bedeutung und das wirtschaftliche Risiko des betreffenden Projekts anpassen.

Da ERP-Systeme grundsätzlich für einen längeren Zeitraum im Unternehmen etabliert werden sollen, ist dieses der Ausgangspunkt einer individuellen Vertragsgestaltung durch den Auftraggeber. Das betreffende Unternehmen muss klären, welche organisatorischen Ziele und wirtschaftlichen Verbesserungen es mit der Software erreichen will. Aus diesen zum Teil noch allgemeinen Anforderungen, können Maßnahmen betreffend den Projektbestandteilen und dessen Umfangs abgeleitet werden.

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