ERP Auswahl

Sauber konstruiert und sauber kalkuliert

Lesedauer: 5 Minuten

11. Februar 2022

Sauber konstruiert und sauber kalkuliert

Als Systemlieferant für Sondermaschinen, Sonderanlagen und Sonderbetriebsmittel bietet die aalcon Konstruktions-GmbH ihren Kunden ein komplettes Dienstleistungsportfolio, das von der Konzeption und Konstruktion bis hin zur Inbetriebnahme und zum After Sales reicht. Eine beträchtliche Auftragszunahme und gleichzeitiges Mitarbeiterwachstum veranlassten Geschäftsführer Markus Starz 2018 dazu, die Implementierung einer integrierten Business Software einzuleiten. Die Wahl fiel auf das Multiprojektmanagement-System ams.erp, das auf die speziellen Belange der Einzel-, Auftrags- und Variantenfertigung ausgelegt ist.  

Die Kunden des Unternehmens von der schwäbischen Alb stammen vornehmlich aus der Halbleitertechnik, der Verpackungstechnik und der Kunststoffverarbeitung und stellen hohe Anforderungen an die Produktqualität sowie das Know-how der Mitarbeiter. Alle aalcon-Erzeugnisse – meist sind es Prototypen – sind CE-zertifiziert und durchlaufen alle notwendigen Sicherheitsprüfungen, einige entstehen unter Reinraumbedingungen. Zudem schreibt sich das Aalener Unternehmen auf die Fahnen, auch kurzfristige Projektanfragen bewältigen zu können. Dazu sind die Verantwortlichen allerdings auf aktuelle Kennzahlen zum Gesamtprojektaufkommen und zum Status der Auftragsabwicklung angewiesen. Voraussetzung hierfür sind eine solide Datenbasis und ein durchgängiger Datenfluss.  

360-Grad-Blick

Mit der alten Software-Landschaft war dieser 360-Grad-Blick nicht zu erreichen. Die eingesetzte ERP-Lösung war funktional limitiert und nie unternehmensweit implementiert worden. Daher behalfen sich die Mitarbeiter vielfach notgedrungen mit Microsoft Excel oder anderen Insellösungen, was eine durchgehende Prozesskette zusätzlich verhinderte.

Am Ende des Auswahlverfahrens im Herbst 2018 hatte sich die von einem externen Software-Berater empfohlene Lösung von ams.Solution gegen zwei Mitbewerberprodukte durchgesetzt. „Wir merkten rasch, dass ams.erp aufgrund seiner Branchenausrichtung auf die Anforderungen mittelständischer Prototypenentwickler wie uns zugeschnitten ist“, sagt Markus Starz. Die integrierten Tools zur Arbeits- und Projektzeitenerfassung beispielsweise, die für den Firmenchef u.a. entscheidende Auswahlfaktoren darstellten, erfüllten im Standard bereits sämtliche Anforderungen.

Die Adaption dieser Standardprozesse an sich war bereits ein wichtiger Schritt hin zu einer übergreifenden Ablauforganisation. Noch beträchtlicher wirkten sich laut Markus Starz allerdings die Möglichkeiten hinsichtlich der mitlaufenden sowie der Vor- und Nachkalkulation aus. Die Software liefert ihm und den Projektleitern stets in Echtzeit und ohne langwierige Batch- oder Nachtläufe detaillierte Information darüber, inwieweit die laufenden Aufträge noch den vorgegebenen Zeit- und Budgetplänen entsprechen. Mögliche Abweichungen sind bereits in ihrer Entstehung erkennbar, entsprechende Maßnahmen können frühzeitig eingeleitet werden. Zudem lässt sich jederzeit voraus- und nachkalkulieren und somit exakt nachvollziehen, welche Projekte sich gerechnet haben und welche nicht. Über den Vergleich ähnlich gelagerter Aufträge können zudem schnell detaillierte und rentable Kundenangebote erstellt werden.

Keine aufwändige Pflege des Artikelstamms

Aufgrund der weitgehend vorherrschenden Fertigung in Stückzahl 1 ist der Artikelstamm bei aalcon sehr überschaubar. Abgesehen von Verbrauchsteilen und einigen wenigen Ausnahmen werden keine Teile auf Lager vorgehalten. Die Möglichkeit des Arbeitens mit Artikeln ohne Artikelnummern, sogenannten O-Teilen, war für Markus Starz daher ein weiteres wichtiges Argument für die Branchen-Software. Denn damit entfällt die arbeitsintensive Dauerpflege des Artikelstamms, die fast alle ERP-Systeme zwingend fordern. Die Wiederverwendung von Artikelnummern bringt jedoch in erster Linie klassischen Serienfertigern Nutzen, die Bestände produzieren und Lagerartikel abverkaufen. Im Gegensatz dazu arbeitet aalcon rein projektbezogen. Statt also Stammdaten wie Artikelnummern zu pflegen, lassen sich neue Projekte mit einem minimalen Set an Daten anlegen.

Angenommene Angebote wandelt das ERP-System auf Knopfdruck in Aufträge, so dass die Abwicklung beginnen kann: Arbeitsvorbereitung, Einkauf, Fertigung, Materialwirtschaft und Montage übernehmen den Kundenauftrag und informieren sich mittels der Software zum Projektfortschritt und zu den in ihren Bereichen anstehenden Aufgaben.

Mitarbeiter erkennen die Vorteile

Das ERP-Projekt bewegte sich im veranschlagten Zeit- und Budgetrahmen. Die Implementierung begann mit den Schulungen der Key User im Dezember 2018, der Echtstart erfolgte bereits am 1. Juli 2019. Das generelle Vorgehen, einzelne Module wie die Zeiterfassung und die Auftragszeitenerfassung sukzessive in den Folgemonaten einzuführen, erwies sich als vorteilhaft. Altdaten aus der abgelösten Software wurden ausdrücklich nicht übernommen, um von Grund auf neu starten zu können. Laufende Aufträge wurden noch im Altsystem zu Ende geführt.  

Dass sich die Investition gelohnt hat, macht Markus Starz vor allem daran fest, bei seinen Entscheidungen heute auf konkrete Zahlen zurückgreifen zu können anstatt sich – wie früher üblich – auf sein Bauchgefühl verlassen zu müssen. Die positiven Effekte, die sich aus der effizienteren Projektorganisation ergeben, werden mittlerweile auch von der Belegschaft anerkannt: „Dadurch, dass wir zuvor kein vollwertiges ERP-System besaßen, sahen einige Mitarbeiter den übergreifenden Nutzen zunächst nicht. Der zeigte sich jedoch vor allem in den der Konstruktion nachgelagerten Bereichen wie Arbeitsvorbereitung und Einkauf sehr schnell“, fasst Dominik Starz zusammen. Der Sohn des Firmengründers stieg Ende 2018 ins Unternehmen ein und ist inzwischen verantwortlich für die ERP-Themen.

Markus und Dominik Starz sind davon überzeugt, dass die Vielzahl der Aufträge über Excel-Tabellen gar nicht mehr zu bewältigen wäre. Auch in der Verwaltung können die Sachbearbeiter mittlerweile die doppelte Menge an Aufträgen verarbeiten. Sichtbar sind die positiven Effekte der effizienteren Strukturen sowohl in der Umsatz- als auch in der Mitarbeiterentwicklung: „Innerhalb von zwei Jahren sind wir von 40 auf nun knapp 60 Mitarbeiter gewachsen. Die Anzahl der ams-Lizenzen mussten wir in demselben Zeitraum auf über 30 verdoppeln“, sagt Dominik Starz. Das Umsatzwachstum von 1,4 Millionen Euro im Jahr 2015 auf rund 8 Millionen im Jahr 2020 spricht ebenfalls eine deutliche Sprache.

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Ein Unternehmen der ams.Group
Rathausstraße 1
D-41564 Kaarst
T +49 2131 40669 0
www.ams-erp.com

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