Optimierung des Projektstands nach Einführung
Lesedauer: 2 Minuten
Viele Unternehmen sind der Ansicht, wenn sie ein mühevolles IT-Projekt oder eine große Reorganisation erfolgreich abgeschlossen haben, dass sie sich dann wieder vollständig auf das Tagesgeschäft konzentrieren können. Diese Folge der Kolumne warnt vor dieser Einstellung und gibt Hinweise, wie nach dem Go-live der Nutzen aus dem Projekt weiter optimiert werden kann.
Die Optimierung nach den Echtstart erfolgt in mehreren Schritten bzw. Phasen. Zunächst muss der erreichte Projektstand analysiert werden. Was wurde geschafft, was wurde verschoben, wo wurde minimiert, um den Go-live nicht zu gefährden? Diese Liste von zusätzlichen Wünschen, Anforderungen und Zielen wird nach internen und externen Aufwänden und nach Businessnutzen bewertet. Zusätzlich sollte vermerkt werden, welcher organisatorische Bereich des Unternehmens je Maßnahme die Key-User und Teilprojektleiter stellen müsste.
Aus diesen bewerteten Zielen sind Maßnahmencluster (MC) abzuleiten. Dabei sind die Maßnahmen so zu gliedern, dass sich handhabbare Projektgrößen und -dauern ergeben. Ideal sind Drei-Monats-Projekte, die bereits einen deutlich erkennbaren Businessnutzen erzielen. Das ist in der Optimierungsphase unbedingt notwendig, um die Motivation aller Beteiligten weiter hochzuhalten. Nichts verbindet mehr als gemeinsame Erfolge.
Die besonders gut geeigneten Maßnahmencluster sind dann umzusetzen, wobei auf eine angemessene Belastung der Organisationseinheiten zu achten ist. Wenn z. B. vier der sieben Maßnahmencluster in der Fertigung stattfinden sollen, wird das nur nacheinander funktionieren, wenn die erforderlichen Kapazitäten in der Fertigung ansonsten nicht ausreichen.
Parallel zur Initiierung der Maßnahmencluster ist es sinnvoll, ein Monitoring zu etablieren. Dieses kann durch einen externen Berater übernommen werden. Hilfreich ist es, wenn dieser bereits als Trusted Advisor die Einführung des Projektes begleitet hat.
Abschließend soll die erhebliche Bedeutung der Optimierung verdeutlicht werden. Zwei Drittel der Kosten z. B. eines neuen ERP-Systems entstehen nach dem Produktivstart. Gleichzeitig werden mit Go-live höchstens 20 % der verfügbaren Funktionen eines neuen ERP-Systems genutzt. Auch hat die Lernkurve der Mitarbeiter gerade erst begonnen. Ihre Produktivität ist noch nicht so hoch, wie sie sein könnte. Daher ist es ein Gebot der wirtschaftlichen Vernunft, an die teure Inbetriebnahme eine wertschöpfende Optimierungsphase anzuschließen.
