ERP-Betrieb

Prozessorientierte ERP-Einführung

27. Februar 2014 von Andreas Zimmermann und Heiko Janssen

Prozessorientierte ERP-Einführung

Die Einführung eines umfassenden IT-Systems stellt einen wesentlichen Meilenstein in der Entwicklung eines Unternehmens dar. Grundlagen dafür sind wohlstrukturierte Geschäftsprozesse und eine stimmige IT-Strategie. Die IT-Einführung hat nicht nur zum Ziel, alte Anwendungen gegen neue auszutauschen; in der Hauptsache geht es um die Effizienzsteigerung der Geschäftsprozesse. Deshalb ist die Prozessorientierung bei der ERP-Einführung von besonderer Bedeutung. Dem Nutzen durch Prozessverbesserungen müssen gleichzeitig die Kosten, die durch die Einführung und den Betrieb des ERP-Systems entstehen, quantifiziert gegenübergestellt werden. Unter prozessorientierter ERP-Einführung wird die Ausrichtung der IT an den Geschäftsaktivitäten und -zielen verstanden. Der Einsatz von IT darf keinen Selbstzweck darstellen, sondern soll in hohem Maße das Geschäftsergebnis positiv beeinflussen. Die Prozessorientierung schafft die Grundlage dafür, dass Geschäftsabläufe einerseits wirkungsvoll und effizient durch IT-Systeme unterstützt werden und andererseits wohlstrukturiert den wirtschaftlichen Betrieb von IT-Systemen ermöglichen. Die Basis für ein erfolgreiches ERP-Einführungsprojekt bilden wohldefinierte Soll-Geschäftsprozesse, die in der Regel im Zuge einer vorangegangenen Prozess- und Nutzenanalyse erarbeitet wurden. Soll-Geschäftsprozesse definieren, was in welcher Reihenfolge zu tun ist, und somit prinzipiell das geplante ERP-System aus Benutzersicht. Aus der Analyse der Geschäftsprozesse resultieren die erforderlichen Funktionen des Systems und die zu verarbeitenden Informationen. Kaum ein Unternehmen stellt sich jedoch vorab die Frage, welchen Nutzen eine ERP-Einführung auf Grundlage der verbesserten Geschäftsprozesse mit sich bringt bzw. wie sich dieser quantifizieren lässt. Denn ohne methodische Unterstützung lässt sich der Nutzen bei der prozessorientierten Einführung nicht so einfach in Euro bestimmen. Die Einführung eines neuen ERP-Systems kostet zunächst viel Geld. Zu den System- und Dienstleistungskosten kommen noch unzählige Arbeitsstunden der internen Projektmitarbeiter für Konzeptionen, Systemeinrichtung, Stammdatenaufbereitung, Schulungen und Testen hinzu, die in den Kalkulationen meist gar nicht berücksichtigt werden. Der Kostenbetrachtung muss ein quantifizierbarer Nutzen gegenüber gestellt werden.

Bild 1: Vorgehen bei der ERP-Einführung.
Effizienzverbesserungen durch Prozessanalysen

Der Nutzen einer ERP-Einführung wird durch eine Effizienz- und Effektivitätsverbesserung in den jeweiligen Geschäftsprozessen erreicht. Um die Potenziale identifizieren zu können, ist es zunächst notwendig, die vorhandenen Geschäftsprozesse aufzunehmen und zu analysieren. Die identifizierten Potenziale können anschließend bewertet werden. Zentrale Fragestellung ist hierbei „Wie viel Geld spare ich ein, wenn ich dieses Potenzial hebe?“ Im Fokus steht hierbei nicht die Systemeinführung selbst, sondern die damit verbundene Prozessverbesserung. Im nächsten Schritt wird idealerweise also nicht gleich ein ERP-System ausgewählt, sondern zunächst ein Sollprozessmodell erstellt, welches die identifizierten Potenziale berücksichtigt und gleichzeitig die Grundlage für die Definition der Systemanforderungen bildet. Der Aufwand für eine solche Prozess- und Nutzenanalyse wird maßgeblich beeinflusst durch die zu betrachtenden Geschäftsprozesse sowie durch die Größe und Struktur des jeweiligen Unternehmens. Um einen fachmännischen Blick auf die eigenen Prozesse zu erhalten und diese mit dem Standard bzw. Benchmark vergleichen zu können, empfiehlt es sich, zu diesem Schritt externe Hilfe ins Haus zu holen. Dies bietet neben einer methodischen Vorgehensweise den Vorteil, dass Verbesserungspotenziale identifiziert werden können, die die eigene Mannschaft in ihrer „Betriebsblindheit“ nicht erkennt. Zudem fehlt den jeweiligen Fachkräften an dieser Stelle häufig das Wissen darüber, wie ein vorhandener Prozess durch den Einsatz von integrierten IT-Systemen effizienter gestaltbar wäre.

Bewährtes Vorgehen bei ERP-Einführungen
Bild 1 zeigt ein Vorgehen, das bereits in einer Vielzahl von ERP-Einführungen erprobt wurde. Es lässt sich branchen- und größenunabhängig in Unternehmen durchführen, die mit dem Gedanken spielen, ein ERP-System einzuführen oder ein bestehendes auszutauschen:
1. Ist-Aufnahme der ERP-relevanten Geschäftsprozesse mit der OMEGA Methode. Die OMEGA Methode ist eine prozessorientierte Methode, die zur Prozesserhebung und -modellierung genutzt werden kann.
2. Analyse der aufgenommenen Prozesse und Identifizierung von Schwächen und Verbesserungspotenzialen
3. Bewertung der Verbesserungspotenziale (z.B. 40.000 EUR p.a. durch Vermeidung redundanter Datenerfassung in mehreren IT-Systemen; 10 Minuten Erfassungszeit je Artikel x 1 000 Artikelstammsätze pro Monat = ca. 21 Arbeitstage = 1 FTE; Annahme: Personalkosten p.a.: 40.000 EUR)
4. Priorisierung der Potenziale auf Basis des kalkulierten Nutzens
5. Definition und Umsetzung von sofort realisierbaren, kostenwirksamen, IT-unabhängigen Maßnahmen
6. Erarbeitung eines Sollprozessmodells unter Berücksichtigung der Potenziale
7. Ableitung der Systemanforderungen aus den Sollprozessen und Formulierung eines prozessorientierten Lastenhefts
8. Durchführung der System- und Partnerauswahl auf Basis des Lastenhefts und gemeinsame Erarbeitung eines Pflichtenhefts für die Systemeinführung

Bild 2: Beispielhafte Darstellung einer
Prozesslandkarte mit Einsparpotenzialen,
in Euro. (N = Netze).

Voraussetzung für eine belastbare Nutzenkalkulation ist die Transparenz über die bestehenden Geschäftsprozesse und die in den Prozessen vorhandenen Verbesserungspotenziale. Zur Bewertung der Potenziale bedarf es zudem der damit verbundenen Mengengerüste – z.B.: „Wie viel Arbeitszeit wird mit einer Tätigkeit verschwendet? Wie viel Umsatz geht aufgrund fehlender Informationen verloren? In Bild 2 ist eine Prozesslandkarte mit zusätzlichen Einsparpotenzialen dargestellt.

Potenziale erkennen und heben
An diesem Punkt zeigt sich das Dilemma, in dem die Unternehmen bei ihren ERP-Einführungsprojekten häufig stecken. Das Unternehmen kennt zwar seine eigenen Prozesse gut, weiß aber häufig nicht, wie viel Potenzial in diesen steckt, oder wie sie es ohne externe Hilfe identifizieren kann. Die ERP-Softwareanbieter kennen hingegen ihre Systemprozesse und versuchen die Geschäftsprozesse der Kunden möglichst daran anzupassen. Damit lassen sich zwar punktuell Effizienzverbesserungen realisieren, die Frage nach der Effektivität der Geschäftsabläufe bleibt dabei aber oftmals unbeantwortet. Damit wird deutlich, wie wichtig die Prozessorientierung bei der ERP-Einführungen ist: Eine ERP-Einführung ist heute mehr ein Organisationsprojekt als ein IT-Projekt. Das ERP-System ist hierbei lediglich das Vehikel zur Realisierung optimaler Geschäftsprozesse. Dieses Bewusstsein ist allerdings in den wenigsten Unternehmen verbreitet, die sich mit der Fragestellung der ERP-Einführung auseinandersetzen. Der Aufwand für die externe Unterstützung in dieser frühen Projektphase zur Prozess- und Nutzenanalyse hängt wie beschrieben vom Umfang der zu betrachtenden Prozesse und Standorte ab. Er lohnt sich jedoch im Regelfall für das Unternehmen, da es nach dieser Phase bereits eine Antwort erhält auf die Frage, ob und in welchem Umfang sich eine geplante ERP-Investition amortisiert. Die Antwort darauf kann nur positiv ausfallen, wenn eine ERP-Einführung prozessorientiert angegangen wird.

Beitrag als PDF herunterladen

ERP-EinführungERP-SystemPotenzialeProzessorientierung





Das könnte Sie auch interessieren

Anbieterportal


alle Anbieter
Sharer Icon: facebookSharer Icon: TwitterSharer Icon: LindekInSharer Icon: XingSharer Icon: EnvelopeSharer Icon: Print
Banner

Melden Sie sich zur Onlineveranstaltung an

16.11.2020: Finale Wettbewerb Fabriksoftware des Jahres

23.11.2020: Fachkongress Fabriksoftware

Wir verwenden Cookies, um die Nutzererfahrung stetig zu verbessern. Mehr Erfahren.

Essentielle Cookies

Cookie Settings
Speichert Einstellungen, die hier getroffen werden. (1 Jahr)

Statistik

Google Analytics | Google LLC | Datenschutz
Cookie von Google für Website-Analysen. Erzeugt statistische Daten darüber, wie der Besucher die Website nutzt. Alle Informationen werden anonymisiert gespeichert. (2 Jahre)