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ERP-Betrieb

Robotic Process Automation statt neuem ERP-System

Das steckt hinter dem Hype

15. März 2021 von Benedict Bender, Clementine Bertheau und Hannah Lauppe und Norbert Gronau

Robotic Process Automation statt neuem ERP-System

Robotic Process Automation (RPA) steht für die softwareunterstützte Bedienung von Softwarelösungen über deren Benutzeroberfläche. Das primäre Ziel, das mit RPA erreicht werden soll, ist die automatisierte Ausführung von Routineaufgaben, die bisher einen menschlichen Eingriff erforderten. Das Potenzial von RPA, Prozesse langfristig zu verbessern, ist allerdings stark begrenzt. Die Automatisierung von Prozessen und die Überbrückung von Medienbrüchen auf der Front-End-Ebene führt zu einer Vielzahl von Abhängigkeiten und Bedingungen, die in diesem Beitrag zusammengefasst werden. Der Weg zu einer nachhaltigen Unternehmensarchitektur (bestehend aus Prozessen und Systemen) erfordert offene, adaptive Systeme mit moderner Architektur, die sich durch ein hohes Maß an Interoperabilität auf verschiedenen Ebenen auszeichnen.

Robotic Process Automation (RPA), zu Deutsch  „Robotergesteuerte Prozessautomatisierung“, steht für die softwaregestützte Bedienung von Software-Lösungen über deren Benutzeroberfläche [1]. Laut Gartner ist die Technologie einer der am stärksten wachsenden Märkte im Bereich der Unternehmenssoftware [2]. Vorrangiges Ziel, das durch RPA erreicht werden soll, ist die automatisierte Ausführung von Aufgaben, die vorher menschliches Eingreifen erforderte. RPA Software ahmt somit die Interaktion eines Menschen mit einem Software-System nach, z. B. beim Auslesen von Daten, deren Veränderung und erneuter Eingabe. Der Trend kann auch als Brückentechnologie bezeichnet werden [3], da RPA nicht vollständig in die bestehende Systemlandschaft integriert wird, sondern sich ausschließlich der obersten Architekturschicht (nämlich der Benutzungsoberfläche) bedient [4]. Dabei können Daten zwischen verschiedenen Software-Anwendungen oder aber auch nur zwischen verschiedenen Modulen bzw. Masken einer Anwendung übertragen werden [1]. Für ausgewählte Aufgaben kann ein RPA den Menschen ersetzen oder – bei der Übertragung von Daten zwischen zwei Software Systemen – die Programmierschnittstelle.

Einsatz und Aufbau klassischer RPA-Software

RPA kommt klassischerweise bei repetitiven Aufgaben zum Einsatz, die sich durch einfache, klar strukturierte Regeln und einem hohen Standardisierungsgrad auszeichnen. Ausgangspunkt sind Prozesse, die die Vorteile einer schnellen Verarbeitung und Übertragung von Daten aufweisen. In einem solchen Anwendungsfall von RPA ist die Anwendung auf einem Client installiert. Zunächst wird das notwendige Regelwerk erzeugt, mit dessen Hilfe die zu automatisierenden Aktionen eines Software-Nutzers festgelegt werden. Hierfür kommt ein Makro-Recorder zum Einsatz, der die Benutzerinteraktionen mit den Programmen aufzeichnet und auf diese Weise eine Vorlage für die Automatisierung erzeugt. Anschließend werden die Aufzeichnungen nach konfigurierbaren Regeln modifiziert, nach denen der Software-Roboter letztendlich arbeiten soll. Hierbei können auch grundlegende Abhängigkeiten und Bedingungen modelliert werden. Möglich wird diese Konfiguration durch einen Editor. Die Managementkonsole ist für eine Lastverteilung und das Monitoring der einzelnen Roboter zuständig [1, 3].

RPA Software zeichnet sich darüber aus, dass sie plattformübergreifend und -unabhängig arbeitet. Es sind keine Schnittstellen zu den einzelnen Systemen notwendig, der Zugriff auf die im Prozess involvierten Systeme erfolgt über die jeweilige Präsentationsschicht [4]. Das bedeutet auch, dass die zugrundeliegende Logik der bestehenden Systeme unangetastet bleibt. Durch RPA Software werden keine neuen Applikationen kreiert und keine Transaktionsdaten gespeichert.

Grundlagen zu RPA

RPA-Lösungen lassen sich im Allgemeinen in zwei Betriebsarten unterteilen: attended und unattended RPA. Bei der attented RPA, die auch als Robotic Desktop Automation bezeichnet wird, läuft das Programm auf einem Client. Der betreute Modus ermöglicht es Einzelpersonen, Bot-Aktivitäten auszulösen, um Teile eines Prozesses durchzuführen, automatisieren und aktiv zu überwachen. Unattended RPA Software läuft hingegen auf dem Server und agiert autonom. Die Prozesse werden vollständig automatisiert durch die Software bearbeitet. Dabei können auch verschiedene Systeme angesteuert werden. Teilweise interagieren mehrere Roboter miteinander und teilen Aufgaben unter sich auf [5].

Welche Chancen und Möglichkeiten ergeben sich durch den Einsatz von RPA?

In der heutigen Zeit nimmt die Bedeutung effizienter Prozesse in Unternehmen vor dem Hintergrund des Wettbewerbs sowie Kostendrucks stetig zu. RPA verspricht die Idee der Effizienzsteigerung durch die Integration von Software-Robotern anstelle von Mitarbeitern zur Ausführung von Arbeitsprozessen. Auf diese Weise lassen sich manuelle Schritte automatisieren, indem strukturierte Informationen aus verschiedenen Quellen nach bestimmten Regeln verarbeitet, aufbereitet oder in den Systemen (z. B. ERP-Systemen) gespeichert werden. Drei wesentliche Chancen ergeben sich durch den Einsatz von RPA:

  • Effizienz- und Produktivitätsgewinne
    Der Einsatz von RPA-Technologien kann dort als sinnvoll angesehen werden, wo die Automatisierung von simplen Prozessen nachweislich zu Effizienz- und Produktivitätsgewinnen führen kann. Die operationelle Effizienz wird in Form von Zeit-, Kosten- und Personaleinsparungen, Verringerung der manuellen Aufgaben und des Arbeitsaufwands sowie Steigerung der Produktivität angestrebt [1, 6].
  • Steigerung der Datenqualität 
    Durch den Einsatz von RPA werden häufige Transaktionsfehler wie fehlerhafte Dateneingaben, verpasste Prozessschritte oder Fehler durch die Anwendung von Regeln reduziert. Zusätzlich kann die Anzahl menschlicher Fehler verringert werden [7].
  • Kostengünstige und technologieunabhängige Alternative
    RPA kann im Vergleich zu großen Unternehmenssystemen und anderen Formen der Automatisierung einfacher und kostengünstiger implementiert, konfiguriert und gewartet werden [8]. Es bietet den Benutzern zugleich eine einfache und intuitive Schnittstelle. Beliebte Anwendungen und Quellen können von den Software-Robotern genutzt werden, vom Mainframe bis Excel und vom CRM oder ERP bis zur Webanwendung. Die Implementierung ist ohne Unterbrechung der zugrunde liegenden IT-Infrastruktur möglich, vorausgesetzt, dass die zugrunde liegende forensische Software mit der RPA-Software kompatibel ist [7].

Die Grenzen von RPA

RPA hat jedoch auch seine Grenzen. Ein großes Hindernis für einen erfolgreichen RPA-Einsatz ist derzeit die obligatorische Anforderung strukturierter Daten. KI und andere ergänzende Technologien könnten die Ausweitung der RPA-Vorteile auf unstrukturierte oder halbstrukturierte Daten ermöglichen [6]. Zudem kann RPA keine dynamischen Entscheidungsprozesse ausführen [1], d.h. die möglichen RPA-Prozesse sind auf regelbasierte Abläufe limitiert und sollten im Idealfall auf einfachen Geschäftsregeln basieren. Auf unvorhergesehene Prozessabläufe und Fehler kann automatisiert nur eingeschränkt reagiert werden (ein komplexes Fehlerhandling ist schwierig umsetzbar). Zwar werden im Zuge der Vorteile von RPA immer wieder die niedrigen technischen Barrieren und fehlenden Programmierkenntnisse bei den Anwendern betont; jedoch zieht die ausschließliche Implementierung von RPA auf der Präsentationsschicht zugleich Nachteile mit sich. Nachdem die Software erst mit den Programmen interagiert, sobald diese in einem für Menschen lesbaren Format vorliegen, verzichtet RPA auf eine mehrschichtige Netzwerkkommunikation, auf die herkömmliche Anwendungen zurückgreifen. Module, Masken und Anwendungen werden lediglich über das User Interface ausgelesen. Sofern dieses im Zuge eines Anwendungsupdates in seiner Darstellungsform auch nur marginal verändert wird, können Fehler in der Prozessdurchführung entstehen. Insbesondere bei webbasierten Anwendungssystemen, die geprägt sind von Design- und Darstellungsänderungen, kann sich eine hohe Fehlerquote abzeichnen. Auch ist unklar, mit welcher Verantwortung und in welchem Ausmaß die Richtigkeit der automatisierten Prozesse zu überprüfen ist. Denn eine veränderte Anordnung von Buttons oder ein neuer Menüeintrag bei Portalen wie beispielsweise Amazon ist schwierig zu kon-trollieren. Weiterhin resultiert der oberflächenbasierte Automatisierungsansatz in einem geringen Datendurchsatz im Vergleich zu entkoppelten Schnittstellen im Rahmen der Automatisierung. Die Prozessschritte sowie Eingaben sind immer von der Oberfläche abhängig. Die schränkt die Skalierbarkeit der Einsatzmöglichkeiten stark ein.

Bild 1: Abstrahierte Architekturebenen von ERP-Systemen.

Welcher Prozess ist nun der Richtige für RPA?

Obgleich die Implementierung von Bots beeindruckende Ergebnisse realisieren, erfüllt RPA nicht den Anspruch, hochkomplexe Prozesse End-to-End zu automatisieren und ist nur Teil einer vollständigen Automatisierung. Unternehmen laufen Gefahr, mit unrealistischen Erwartungen ungeeignete Prozesse für die Automatisierung mit Software Bots auszuwählen. Somit kann die Auswahl der richtigen Prozesse als größte Herausforderung im Bereich der RPA-Automatisierung betrachtet werden. Folgende Merkmale können für die Auswahl eines geeigneten RPA-Prozesses als Kriterien herangezogen werden [6]:

  • Stark regelbasierter Prozess
    RPA erfordert für jede Eventualität eine vorgeschriebene Regel, die eindeutig sein muss. Die Entscheidungslogik des ausgewählten Prozesses ist in Form von Logik ausgedrückt und kann nahezu vollständig vorhergesehen werden.
  • Repetitive Aufgaben
    Ein ausreichendes Transaktionsvolumen trägt dazu bei, den Nutzen aus der Implementierung von Software-Bots in einer Organisation zu maximieren. Im Allgemeinen handelt es sich hierbei um routinemäßige und sich wiederholende Aufgaben, bei denen die Automatisierung eine ideale Wahl ist.
  • Prozessreife
    Etablierte Prozesse, die stabil sind und von allen Prozessteilnehmenden verstanden werden, eignen sich für RPA.
  • Strukturierte und digitale Eingabedaten
    Alle Eingabedaten müssen digital und in einem strukturierten Format vorliegen.
  • Transaktionsorientierte Aufgaben
    RPA eignet sich für transaktionale Aufgaben, die von Menschen geleistet werden und von Software-Robotern ersetzt werden können. Hierbei können insbesondere Transaktionsfehler (z. B. falsche Daten) verringert und viele transaktionale Aktivitäten auf einmal ausgeführt werden.
  • Grad an Standardisierung 
    Prozesse mit einem hohen Grad an Standardisierung sind am besten geeignet für die Anwendung

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[1] Bitkom e.V. (2020). ERP und Robotic Process Automation (RPA) – Eine Einordnung.
[2] Gartner (2019). Gartner Says Worldwide Robotic Process Automation Software Market Grew 63% in 2018. https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2019-06-24-gartner-says-worldwide-robotic-process-automation-sof
[3] Bitkom e.V. (2019). Robotic Process Automation (RPA) im digitalen Büro. Ein Leitfaden für Anwender.
[4] Aguirre, S. & Rodriguez, A. (2017). Automation of a Business Process Using Robotic Process Automation (RPA): A Case Study. 4th Workshop on Engineering Applications, WEA 2017 Cartagena, Colombia, September 27–29, 2017 Proceedings.
[5] Langmann, C. & Turi, D. (2020). Robotic Process Automation (RPA) – Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen. Voraussetzungen, Funktionsweise und Implementierung am Beispiel des Controllings und Rechnungswesens. Springer Gabler .
[6] Syed, R.; Suriadi, S.; Adams, M.; Bandara, W.; Leemans, S.; Ouyang, C.; Ter, A.; Van de Weerd, I.; Wynn, M.; Reijers, H. (2020). Robotic Process Automation: Contemporary themes and challenges. In: Computers in Industry: Vol. 115.
[7] Asquith, Alisha, and Graeme Horsman. (2019). Let the robots do it!–Taking a look at Robotic Process Automation and its potential application in digital forensics. In: Forensic Science International: Reports: Vol. 1
[8] Willcocks, L. P., Lacity, M., Craig, A. (2015). The IT function and robotic process automation. The Outsourcing Unit Working Paper Series (15/05). The London School of Economics and Political Science, London, UK.




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