Stammdaten-Kategorien in ERP-Systemen
Stammdatenkonzepte am Beispiel von SAP ERP
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Stammdaten sind nicht nur unbeliebte Objekte, die Fehler verursachen. Im Gegenteil, sie sind die Basis der Informationssysteme, sie steuern die Geschäftsprozesse des gesamten Unternehmens und sie sind ein Erfolgsfaktor – in der IT gespeichert und von den Fachabteilungen gepflegt. Dieser Beitrag erläutert die Stammdaten-Kategorien, die unterschiedlichen Arten von Stammdaten in ERP-Systemen und ihre Bedeutung für die Verwaltung, Organisation und Pflege.
Stammdaten (Geschäftsobjekte) sind der Datenbestand, auf dem Geschäftsprozesse aufbauen und der über einen längeren Zeitraum erhalten bleibt, z. B. Kunden, Lieferanten oder Material. Diese digitalen Zwillinge der realen Welt ändern sich nicht während einer betrieblichen Transaktion - der Buchung eines Geschäftsvorfalls -, aber sie steuern ihn und fließen ein in die Belege (Transaktionsdaten), die diesen Prozessschritt dokumentieren. Letztlich sind Belege eine Kombination von Stammdaten, ergänzt um Menge und Termin. Beispielsweise sind dies in einem Auftrag der Kundenstammsatz, der Materialstammsatz sowie die Preise und Konditionen.
Stammdaten ändern sich jedoch sehr wohl im Laufe ihres Lebens, da sich die einzelnen Attributwerte weiterentwickeln können – beispielsweise die Anschrift oder Rechtsform eines Lieferanten oder die Dispositions-Parameter eines Materials. Stammdaten gehen auch in andere Stammdaten ein (z. B. Einkaufsinfosätze) oder werden als Merkmale für Auswertungen und Kennzahlen verwendet.
Grundsätzlich können mehrere Kategorien von Stammdaten unterschieden werden (Bild 1):
- Originäre Stammdaten (Geschäftsobjekte), die selbst erstellt werden und deren Pflege bis zur Löschung in eigener Verantwortung geschieht, z. B. die eigenen Materialien.
- Referenz-Stammdaten, die aus übergeordneten Systemen übernommen werden, etwa von Behörden (z. B. Zolltarifnummer) oder von anderen Organisationen (Postleitzahlen, Währungen, Maßeinheiten); sie sind dort originäre Stammdaten.
Organisations-Stammdaten, die die Aufbauorganisation des Unternehmens abbilden.
Ferner lassen sich Stammdaten nach der Verwendung differenzieren [3]:
- Globale Stammdaten, die konzernweit genutzt werden, d. h. sie kommen in einer Vielzahl von Prozessen vor. Die Hoheit darüber liegt in einer zentralen Stammdatenverwaltung, von wo aus die Verteilung erfolgt. Vorteilhaft ist dabei, dass somit Dubletten weitgehend vermieden werden können. Ein Beispiel dafür ist in SAP die Grunddatensicht eines Materials, die die Materialnummer, Materialbezeichnung, Basismengeneinheit und weitere unternehmensweit gültige Daten enthält.
- Lokale Stammdaten, die in der Regel in einem Prozess/einer Organisationseinheit benutzt werden und die dafür verantwortlich sind. Beispielsweise die werksspezifischen Dispositions-Parameter eines Materials oder die Mindestauftragsmenge eines Vertriebsbereichs (Bild 2).
