ERP-Einführung

Erfolgsfaktor Change Management

Auf dem Weg zum KMU der Zukunft

Lesedauer: 8 Minuten

20. Dezember 2021 von Franziska Baumgärtel und Luise Weißflog

Erfolgsfaktor Change Management

Die Geschäftswelt ist zunehmend geprägt von komplexen, volatilen und unsicheren Umweltbedingungen, weshalb Unternehmen immer häufiger vor neuen Herausforderungen stehen. Die resultierenden Veränderungen betreffen dabei alle Unternehmensebenen. Neue Arbeitskonzepte, die Umgestaltung von Prozessen, neue Strukturen, Denkweisen und Technologien werden benötigt, um den Herausforderungen zu begegnen. Dieser Wandel hat dabei Einfluss auf jeden Mitarbeitenden im Unternehmen. Wer seine Mitarbeitenden frühzeitig in den Veränderungsprozess einbezieht und diese aktiv an der Umgestaltung teilhaben lässt, reduziert Konfliktpotenzial, verbessert seine interne Kommunikation und Transparenz und erzielt somit langfristig einen erfolgreich akzeptierten und gelebten Unternehmenswandel.

KMU der Zukunft gestalten

Die vierte industrielle Revolution mit neuen Technologien und Arbeitsweisen fordert eine tiefgreifende Transformation der Unternehmen. Die Betrachtung der ökonomischen Ziele zur Wettbewerbssicherung reicht im digitalen Zeitalter nicht mehr aus. Immer häufiger ist es relevant, die technologischen, sozialen und ökologischen Trends ebenso zu erkennen und diese in ihrer Prozessgestaltung zu nutzen, um das KMU der Zukunft zu gestalten [8]. Neue Denkweisen, Strukturen und der Einsatz neuer Technologien, Anwendungen und Methodiken werden erforderlich, um auch in Zukunft wirtschaftlich erfolgreich zu sein.
Dies bedeutet jedoch maßgebliche Veränderungen in verschiedenen Unternehmensbereichen, die von allen Seiten im Unternehmen akzeptiert und gelebt werden müssen. Doch gerade diese Anforderung stellt viele Unternehmen vor eine große Herausforderung.

Bild 1: Mit Lego-Steinen wird individuelles Prozesswissen sichtbar gemacht.

Zielführende Einbindung der Mitarbeiter im Veränderungsprozess

Ein wesentlicher Bestandteil bei Veränderungsmaßnahmen ist die Berücksichtigung der Anforderungen der späteren Nutzer, da ein erfolgreicher Wandel auf die aktive Unterstützung der Mitarbeitenden angewiesen ist. Die Einführung neuer Technologien, Strategien oder das Redesign lang gelebter Prozesse können durch die vorherrschende Unternehmenskultur, die unterschiedlichen Einstellungen, Bedürfnisse und Charakterzüge der Mitarbeitenden maßgeblich den Erfolg der Maßnahme beeinflussen [6]. Häufig obliegt die Planung und Organisation von Umstrukturierungsmaßnahmen der Managementebene eines Unternehmens, wodurch oftmals der Bezug zum Problemfeld fehlt. Dies kann einerseits in der Umsetzung zu Widerständen bei den Mitarbeitenden führen, andererseits kann sich auf einen falschen Problemfokus konzentriert werden, was zu Unzufriedenheit, Ineffizienzen und letztlich zum Scheitern des Wandels führen kann. Daher ist es für eine erfolgreiche Umsetzung wichtig, die betroffenen Mitarbeitenden und Abteilungen frühzeitig in den Wandel einzubeziehen. Hierbei können verschiedene Methoden des Change Managements Anwendung finden [1, 3].

Bild 2: Auszug zu Erfolgsfaktoren beim Einsatz der LSP-Methode.

Mithilfe geeigneter Methoden können Mitarbeitende aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen und mit unterschiedlichem Prozesswissen in den Veränderungsprozess involviert werden. Individuelle Erfahrungen und Wissen werden geteilt und die möglichen neue Einblicke auf die Organisationsprozesse. So kann gemeinsam ein stabiles Zukunftsbild für das Unternehmen entwickelt werden [5]. Vor allem Team-Workshops eignen sich, um die Kenntnisse und Erfahrungen jedes einzelnen aufzugreifen und zu bündeln. Die individuellen Ansichten und Erkenntnisse werden gemeinsam diskutiert und im Entscheidungsprozess berücksichtigt. Dadurch entsteht eine Vision, mit der jeder im Team einverstanden ist. Eine Moderationsmethode, die dieses Vorgehen widerspiegelt, ist LEGO Serious Play.

Was ist Lego Serious Play (LSP)?

Die Lego Serious Play-Methode ist eine innovative, erfahrungsorientierte Methode, die das Bewusstsein der Teilnehmer für Probleme und Ideen erweitert, Kreativität fördert und Teamarbeit ermöglicht. Durch den Einsatz von LSP wird ein partizipativer Führungsstil unterstützt. Dabei erfolgt die Kommunikation auf drei Ebenen und fördert so die visuellen, auditiven und kinästhetischen Fähigkeiten. Erkenntnisse und Erfahrungen bleiben so länger in Erinnerung und ein vertieftes und bedeutungsvolleres Verständnis der Umwelt wird erzielt. Die LEGO-Steine unterstützen, die Probleme, Ideen und individuelles Wissen dreidimensional als symbolisches oder metaphorisches Modell sichtbar zu machen, um anschließend den anderen Teilnehmern präsentiert und gemeinsam mit ihnen diskutiert zu werden (Bild 1).
Durch das LEGO-Modell wird der Sachverhalt für alle greifbar und teilbar. Gleichzeitig ermöglicht es die Situation besser zu verstehen, zu reflektieren und so ein gemeinsames, vertieftes Verständnis für die Kernaussagen zu entwickeln [2]. Durch das Bauen, Teilen und Reflektieren werden Ergebnisse herausgearbeitet, die sich in einem klassischen Gespräch nicht ergeben hätten [2, 5]. Dabei gibt es nicht
die eine richtige Antwort. Jede Antwort wird angehört und respektiert, jeder darf mitsprechen, zuhören und teilhaben. Nur so kann eine gemeinsame Lösung entwickelt werden, mit der sich jeder Teilnehmer identifizieren kann [4]. Dies ist einer der Erfolgsfaktoren, die es im Workshop zu beachten gilt, um den Erfolg der Methode nicht zu hemmen.

Auszüge zu Erfolgsfaktoren beim Einsatz der LSP-Methode

Im Folgenden wird ein erfahrungsbasierter Auszug zu verschiedenen Erfolgsfaktoren beim Einsatz der Lego Serious Play-Methode im Unternehmenskontext aufgezeigt (Bild 2) [2].
EF 1: Für ein zufriedenstellendes Ergebnis und eine entsprechende Motivation aller Beteiligten ist es entscheidend, dass vor Beginn des Workshops mit dem Unternehmen eine klare Zielstellung für den Workshop definiert wird. Eine Aufschlüsselung in Anlehnung an die SMART-Kriterien (schriftlich fixiert, messbar, akzeptiert, realistisch, terminiert) unterstützt diesen Schritt [9].
EF 2: Für ein einheitliches Verständnis der Aufgabenstellung bei allen Beteiligten müssen die Bauaufgaben eindeutig und klar formuliert sein. Bei einer Aufgabe mit dem Wortlaut „Baue ein Modell, das für dich die größte Herausforderung im Rahmen der digitalen Transformation widerspiegelt“ sollte im Vorfeld klar definiert sein, was „digitale Transformation“ ist.
EF 3: Die dargestellte klare Zieldefinition darf nicht den Effekt haben, dass die Ergebnisse im Vorfeld festgelegt werden. Die Methodik vereint einen Kreativprozess und verlangt eine entsprechende Ergebnisoffenheit. Sie wird nicht eingesetzt, um Entscheidungen von Führungskräften zu streuen.
EF 4: Zudem müssen Führungskräfte zu einem partizipativen Führungsstil bereit sein, zumindest im Workshop [7]. Somit entsteht eine gelebte „Hierarchielosigkeit“, in der alle Meinungen gleich viel wert sind und eine Gruppenentscheidung, unabhängig von der Position im Unternehmen, erzielt wird. Nur so können eine entsprechende Beteiligung und Motivation aller sichergestellt und eine Frustration im Sinne von „meine Meinung ist nicht relevant“ vermieden werden.
EF 5: Alle Beteiligten müssen sich auf die Methodik einlassen, ernsthaft mit Lego zu „spielen“. Hierfür ist zu Beginn ein Kennenlernen der Methodik mit den entsprechenden technischen und metaphorischen Grundfertigkeiten wichtig.
EF 6: Für ein breites Erfahrungswissen und entsprechendes Meinungsbild sollten Mitarbeitende aus verschiedenen Bereichen und Hierarchieebenen am Workshop beteiligt werden. So lässt sich bei einer Unternehmensvision auch im Nachgang die Verbreitung der Ergebnisse unterstützen.
EF 7: Zur Vermeidung der (un-)bewussten Manipulation des Prozesses sollte immer ein neutraler Moderator ausgewählt werden, welcher kein Eigeninteresse am Ergebnis hat.

Unternehmensbeispiele im Kontext der Erfolgsfaktoren

Basierend auf den dargestellten Erfolgsfaktoren werden zwei Anwendungsbeispiele mit unterschiedlichem Workshop-Ergebnis aufgezeigt. In einem konnten die Erfolgsfaktoren erfolgreich angewandt werden, in dem anderen mussten Erfolgsfaktoren mit entsprechenden Konsequenzen vernachlässigt werden bzw. konnten nicht konsequent Anwendung finden (Tabelle 1). Im ersten Beispiel handelt es sich um ein Unternehmen, welches die Erweiterung eines Standortes plant. Ziel des Workshops sollte die gemeinsame Entwicklung einer Vision für die zukünftige Produktion sein. Im zweiten Beispiel stand die Erarbeitung einer Vision für die Arbeitsbereichsgestaltung eines mittelständischen Unternehmens im Fokus. Beide Projekte haben trotz der gleichen Methodenanwendung zu unterschiedlichen Ergebnissen geführt, da die Erfolgsfaktoren unterschiedlich erfolgreich Anwendung finden konnten.

Tabelle 1: Beispiele zum Einsatz der LSP-Methode

Fazit

Aufgrund der dynamischen Entwicklung der Unternehmensumwelt müssen sich viele Unternehmen an die neuen Rahmenbedingungen anpassen. Um einen Wandlungsprozess erfolgreich bewältigen zu können, spielt der Faktor Mensch eine entscheidende Rolle. Die Lego Serious Play-Methode stellt hierbei ein geeignetes Werkzeug dar, um den Beschäftigten adäquat mit seinen individuellen Vorstellungen und Erfahrungen im Wandlungsprozess zu berücksichtigen. Doch der nachhaltige Erfolg dieser Methode ist von verschiedenen Erfolgsfaktoren abhängig, die es bei der Durchführung der Methode zu beachten gilt.

Danksagung

Dieser Beitrag entstand im Rahmen des Mittelstand-Digital Zentrum Chemnitz und gehört zu Mittelstand-Digital. Mit dem Mittelstand-Digital Netzwerk unterstützt das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie die Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen und dem Handwerk.

Schlüsselwörter

Digitalisierung, Change Management, LSP, Innovation

Über die Autorinnen

Franziska Baumgärtel, M. Sc. arbeitet
als wissenschaftliche Mitarbeiterin an der Professur Fabrikplanung und Intralogistik der Technischen Universität Chemnitz und ist Projektmitarbeiterin im Mittelstand-Digital Zentrum Chemnitz.
Luise Weißflog, M. Sc. arbeitet als wissenschaftliche Mitarbeiterin an der Professur Fabrikplanung und Intralogistik der Technischen Universität Chemnitz und ist Geschäftsleiterin des Mittelstand-Digital Zentrums Chemnitz.

Kontakt

Franziska Baumgärtel
Professur Fabrikplanung und Intralogistik
Technische Universität Chemnitz
Erfenschlager Str. 73
09125 Chemnitz
E-Mail: franziska.baumgaertel@mb.tu-chemnitz.de
www.tu-chemnitz.de/mb/FabrPlan/

In diesem Beitrag lesen Sie:

• was ein KMU der Zukunft auszeichnet,
• wie mittels der Lego Serious Play-Methode Mitarbeitende in den Veränderungsprozess einbezogen werden,
• welche Erfolgsfaktoren beim Einsatz von LSP einen entscheidenden Beitrag leisten können.

Change ManagementERP-Einführung


Literatur

1] Al-Ani, A.; Gattermeyer, W.: Entwicklung und Umsetzung von Change Management-Programmen. In: Al-Ani, A.; Gattermeyer, W. (Hrsg.): Change Management und Unternehmenserfolg - Grundlagen, Methoden, Praxisbeispiele. Wiesbaden, 2001.
[2] Blair, S.; Rillo, M.; Dröge, J.: Serious Work: Meetings und Workshops mit der Lego - Methode moderieren: ProMeet, 2016.
[3] Bojko, M.; Riedel, R.; Tawalbeh, M.: Computer-Aided Selection of Participatory Design Methods. In: Ameri, F.; Stecke, K. E.; Cieminski, G.; Kiritsis, D. (Hrsg.): Advances in Production Management Systems. Towards Smart Production Management Systems. Cham, 2019.
[4] Dempsey, M.; Riedel, R.; Kelly, M.: Serious Play as a method for process design. In: IFIP International Conference on Advances in Production Management Systems. New York, 2014.
[5] Ematinger, R.; Schulze, S.: Spielend Ziele setzen und erreichen: Objectives and Key Results mit LEGO® SERIOUS PLAY®. Wiesbaden, 2020.
[6] Lauer, T.: Change Management: Grundlagen und Erfolgsfaktoren. Berlin, 2019.
[7] Schulenburg, N.: Führung einer neuen Generation: Wie die Generation Y führen und geführt werden sollte. Wiesbaden, 2016.
[8] Tewes, S.; Niestroj B.; Tewes, C.: Geschäftsmodelle in die Zukunft denken. Erfolgsfaktoren für Branchen, Unternehmen und Veränderer. Wiesbaden: 2020.
[9] Watzka, K.: Ziele formulieren: Erfolgsvoraussetzungen wirksamer Zielvereinbarungen. Deutschland: Springer Fachmedien Wiesbaden, 2016.




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