ERP-Einführung

ERP-Einführungsmethode

13. März 2016 von Andreas Pauls

ERP-Einführungsmethode

Auswahl und Implementierung eines ERP-Systems stellen immer bedeutende strategische Entscheidungen dar. Eine spezifische Methodik, die sich an den individuellen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens orientiert, macht solche Einführungsprojekte effizienter und straffer und spart Zeit und Kosten. Die notwendigen Bausteine, die sich per Konfiguration flexibel miteinander kombinieren und zu einem maßgeschneiderten Einführungsverfahren verdichten lassen, liefert ein Methodenbaukasten.

ERP-Systeme sind heutzutage wettbewerbsrelevant: Sie bilden die technische Grundlage für den Aufbau durchgängig IT-gestützter Prozessabläufe, ob bei einem Mittelständler mit einer Ein-Werk-Struktur oder in einem internationalen Konzern mit Multi-Site-Umgebung. Umso wichtiger ist es, dass ERP-Einführungsprojekte im vorgesehenen Zeitrahmen und zu den vereinbarten Kosten umgesetzt werden – ohne unnötig personelle Ressourcen zu binden.

Formal gesehen erfolgt die operative Durchführung einer Implementierung in den fünf Phasen „Projektvorbereitung“, „Business Blueprint“, „Realisierung mit Prototyping“, „Go-live-Vorbereitung“, „Produktivstart und Support zur Optimierung der Anwendung“. Die einzelnen Phasen werden in der Fachliteratur [1, 2] ausführlich beschrieben und sind in Bild 1 systematisch dargestellt. Sie bilden die Leitplanken für den zeitlichen Ablauf eines ERP-Projekts.
 


Bild 1: Projektmethode: Leitplanken zum Projekterfolg. (Quelle: itelligence AG)

Flut von Change Requests eindämmen

Die hohe Qualität der Implementierung und die konsequente Ausrichtung aller Aktivitäten an den festgelegten Projektzielen in den einzelnen Phasen werden jedoch erst durch den Einsatz einer geeigneten Projektmethodik gewährleistet. Sie bildet damit einen wichtigen Eckpfeiler für die erfolgreiche Durchführung von ERP-Vorhaben.

Die Hersteller von ERP-Software bieten in der Regel computergestützte, standardisierte Einführungsmethoden an, die auf Best Practices basieren und speziell auf ihre eigenen Softwareprodukte zugeschnitten sind. Dazu zählen beispielsweise die AcceleratedSAP-(ASAP)-Methode, die SAP ursprünglich für die Implementierung von SAP R/3 entwickelt hat [3], und ihr Nachfolger ValueSAP [4, 5]. Auch global tätige IT- und Technologie-Beratungen setzen eigene ERP-Einführungsmethoden ein; genannt seien hier die Accenture Delivery Methods (ADM).

Diese standardisierten Projektmethoden [6] sind jedoch starr und wenig flexibel. Individuelle Anforderungen von Kunden, etwa bei der Geschäftsprozessmodellierung, dem Prototyping der ERP-Applikation oder bei den Anwenderschulungen, werden nicht angemessen oder nur unzureichend berücksichtigt. Wird einem Unternehmen jedoch ein standardisiertes Einführungskonzept „übergestülpt“, können ERP-Projekte aus dem Zeitplan geraten.

So kann es geschehen, dass der ursprünglich geplante Go-live-Termin verschoben werden muss, was die Projektkosten in die Höhe treibt. Nach dem Produktivstart gibt es von Seiten der Fachbereiche sehr oft noch eine Flut von Änderungsanträgen (Change Requests), deren Bearbeitung durch den Support zeitaufwendig ist und noch einmal zusätzliche Kosten verursacht. Außerdem kann aufgrund von Schwierigkeiten im Projekt die Akzeptanz der neuen ERP-Lösung durch die Endanwender rapide sinken.
 

Projektspezifische ERP-Methode per Konfiguration

Den Ausweg aus diesem Dilemma weist eine projektspezifische Implementierungsmethode, die passgenau auf die individuellen Anforderungen zugeschnitten ist und zugleich im Projektverlauf flexibel an geänderte Rahmenbedingungen angepasst werden kann. Benötigt wird dazu ein Baukastensystem, das methodische Einzelbausteine und ihre Varianten strukturiert zusammenführt. Die einzelnen Bausteine und ihre Varianten basieren auf Erfahrungen aus bewährten Einführungsverfahren, die durch branchenspezifische Best Practices, Prozesserweiterungen und technische Erweiterungen verfeinert und „veredelt“ wurden.

Aus diesem Grund kann ein Methodenbaukasten auch bis zu 800 verschiedene Bausteinvarianten enthalten. Er wird laufend erweitert, denn neue Verfahren oder Best Practices fließen zeitnah ein. Durch die Auswahl und die Kombination der einzelnen Varianten kann jedes Unternehmen eine sehr fein abgestimmte Implementierungsmethode konfigurieren, die genau seinen individuellen Anforderungen entspricht. So lassen sich ERP-Projekte effizienter, zeitlich straffer und kostenschonender durchführen und die Anzahl der Change Requests in sehr überschaubaren Grenzen halten.


Bild 2: Merkmal: „Maßgeschneiderte Projektmethode“. (Quelle: itelligence AG)

Für die notwendige Transparenz des Baukastensystems sorgt eine dreischichtige Struktur. Die oberste Schicht bilden als Kernbausteine die sechs Dimensionen, aus denen sich ein ERP-Projekt zusammensetzd:  „Prozesse und Anforderungen an die ERP-Lösung“, „Daten- und Output-Management“, „IT-Architektur und Integration“, „Organisation und Rollen“, „Risiko- und Qualitätsmanagement“ und „Projektmanagement. Jeder dieser Kernbausteine ist in einzelne Projekt-
elemente untergliedert. So beinhaltet der Kernbaustein „Organisation und Rollen“ die Projektelemente „Organisation“, „Berechtigungen“, „Anwenderschulungen“ und „Change Management“. Zu jedem Projektelement wiederum sind in der Regel mehrere methodische Varianten als Dokumente hinterlegt.
 

Auswahl der passenden Methodenvarianten

Erst diese hohe Granularität des Methodenbaukastens schafft die notwendige Flexibilität, um bei einer ERP-Implementierung die unterschiedlichsten methodischen Anforderungen in den verschiedenen Dimensionen und Einführungsphasen projektspezifisch abzudecken. Exemplarisch soll dies hier am Beispiel des Projektelements „Endanwenderschulung“ dargestellt werden: Die „klassische“ ERP-Einführungsmethodik sieht vor, dass der Implementierungsdienstleister die Key User im Unternehmen schult, die das erworbene Wissen dann später an die Business-Anwender weitergeben.

Dieses Schulungskonzept ist in Unternehmen, die umfangreiche und komplexe ERP-Implementierungen in globalen Multi-Site-Umgebungen mit gleichzeitigen Rollout-Projekten an mehreren internationalen Standorten durchführen, häufig nicht praktikabel. Entweder haben die Key User nicht die notwendigen Sprachkenntnisse, oder sie sind mit ihren Fachaufgaben ausgelastet. In diesem Fall kann eine Variante gewählt werden, die eine Schulung der Endanwender durch die Berater des Implementierungsdienstleisters beinhaltet.

Bei ERP-Implementierungen in mittelständischen Firmen mit einer Ein-Werk-Struktur [7] ist dagegen oft gar keine gesonderte Key-User-Schulung erforderlich. Die späteren Endanwender erlernen den Umgang mit der neuen ERP-Software meist schon während der Implementierungsphase. Auch dieses einfachere Schulungskonzept stellt der Methodenbaukasten bereit. Es kann per Mausklick ausgewählt werden.
 

Generierung des Projekthandbuchs

Die gewünschte Variante der Endanwenderschulung wird mit den entsprechend gewählten Projektelementvarianten aus den anderen Kernbausteinen verknüpft  (Bild 2) – und anschließend das Projekthandbuch generiert. Es verdichtet die zur Durchführung eines ERP-Projekts notwendigen Festlegungen in einem zentralen Dokument zu einem strukturierten Implementierungsleitfaden und legt die projektspezifische Einführungsmethode fest.

Das Projekthandbuch beinhaltet zudem weitere Informationen, die für die ERP-Implementierung relevant sind: unter anderem Ansprechpartner, Projektziele, -grundsätze, -meilensteine und die Projektorganisation, Dokumentationsstandards sowie das System- und Mandantenkonzept, ergänzt um Tipps und Tricks für die ERP-Einführung. Zusätzlich werden alle für die Einführung relevanten Templates in einem einheitlichen Layout bereitgestellt.

Außerdem werden im Handbuch die Mitwirkungspflichten der Vertragspartner an verschiedenen Projektelementen klar festgelegt. So entsteht eine einheitliche Kommunikationsbasis zwischen dem Unternehmen und seinem Implementierungspartner. Das stärkt das gegenseitige Vertrauen, und nicht zuletzt wird damit auf beiden Seiten Vertragssicherheit geschaffen.
 

Fazit

Mit einem Baukastensystem, das aus wenigen Kernbausteinen besteht, für die es aber eine Vielzahl von Varianten und damit von Konfigurationsmöglichkeiten gibt, können Unternehmen die ERP-Einführung projektspezifisch und sehr flexibel genau nach ihren individuellen Anforderungen zusammenstellen. Der Mehrwert dieser Methode liegt darin, dass die sonst üblichen Kostentreiber in ERP-Projekten – nicht abgestimmte Vorgehensweisen oder Change Requests nach dem Produktivstart – auf ein Minimum reduziert werden.    

 

 

 

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[1] Drath, K.: Überleben in SAP-Projekten: Erfolgscoaching für Projektmanager, Haufe-Lexware, 2010.
[2] Bayrak, E. S.: ERP-Einführungsstrategien, in: ERP Management 3, 2007, S. 21–24.
[3] Dolmetsch, R.; Huber, T; Fleisch, E.; Österle, H.: Accelerated SAP – 4 Case Studies, University of St. Gallen, Institute for Information Management, St. Gallen 1998.
[4] Baloglu, A.: Implementing SAP R/3 in 21st Century. Methodology and Case Studies, URTL: http://www.tojet.net/e-book/SAPBook.pdf.
[5] o.V.: ValueSAP, UTL: http://help.sap.com/printdocu/core/Print46c/de/data/pdf/SVASAP/SVASAP.pdf.
[6] Schambach, A.: ERP: Die Methode macht den Unterschied, in: http://www.computerwoche.de/software/erp/595274.
[7] Stadler, W.: Leitfaden zur Einführung einer ERP-Software in KMUs: Methoden und Werkzeuge für die Praxis, VDM Verlag Dr. Müller, 2009.




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