Fünf Merkmale für den Projekterfolg
Folge 27
Lesedauer: 4 Minuten
Nach der Auswahlentscheidung und nach der Vertragsunterschrift folgt die Umsetzung des Projektes. Nach meiner Erfahrung kann der Projekterfolg durch fünf Merkmale sichergestellt werden.
Das erste Merkmal ist die Projektstruktur. Alle Mitarbeiter müssen den Projektplan, die Ziele, die mit dem Projekt verbunden werden und vor allem ihre eigene Rolle als Key-User oder Teilprojektleiter kennen. Und sie nehmen diese Rolle ernst und füllen diese auch aus! Wenn da im Projektplan steht „Schreiben von Testfällen“, dann schreiben die Key-User auch Testfälle. Sie warten nicht, bis jemand in der Phase „Integrationstest“ fragt, wo denn eigentlich die Testfälle seien. Idealerweise wird ein Projektmanagementhandbuch ausgeliefert, das auf die konkrete Situation im Unternehmen und die konkrete Projektstruktur zugeschnitten ist. Ich empfehle auch, die Namen und Aufgaben der Mitglieder der Projektorganisation direkt in das Handbuch einzutragen. Da sind dann Horst und Ahmed Key-User in der Fertigung, deren Aufgaben werden genau beschrieben, Waltraud ist Abteilungsleiterin der Buchhaltung und bekommt ihre Aufgaben genau beschrieben und Bonny vom Vertrieb auch.
Das zweite wichtige Merkmal ist die Projektleitung des Kunden. Was muss eine gute Projektleiterin können? Sie muss priorisieren können, kommunizieren, die Anforderungen des Business verstehen und mit dem Systemanbieter auf Augenhöhe sprechen können. Gemeinsam mit der Unternehmensleitung muss sie auch schlechte Nachrichten übermitteln können. Solche Nachrichten können sein: Es dauert länger, es wird teurer, es ist mehr Mitarbeit der Key-User erforderlich etc.
Viele Unternehmen erfüllen mit ihrer Projektleiterwahl diese Anforderungen nicht. Da wird die Tochter vom Chef genommen, die gerade von der Uni kommt oder es wird eine Mehrpersonenstelle geschaffen mit einem IT-Leiter kurz vor der Rente und einem jungen Bur-schen, der gerade seine Ausbildung beendet hat. Das passt nicht und wird zu Problemen im Projekt führen. Um das abzumildern, empfehle ich, die Projektleiter zu Projektleiterschulungen zu schicken.
Das dritte Merkmal befasst sich mit den internen Ressourcen des Kunden. Als Faustregel gilt: für einen Tag, den der Berater kommt, müssen Mitarbeiter des Kunden drei Tage freigestellt werden. Zu Beginn wird dieser Regel zugestimmt, wenn es wirklich ernst wird, ist häufig das Tagesgeschäft und alles andere wichtiger. Und das passiert dann bei demselben Kunden, dem es gar nicht schnell genug gehen konnte, bei der Auswahl!
Im vierten Merkmal geht um das Management. Was habe ich da schon alles erlebt. Zum Beispiel ein Management, das sich jede einzelne Fitzelrechnung vorlegen ließ und nicht Mikromanagement, sondern Nanomanagement betrieb. Im nächsten Projekt hatte ich ein Management, das am Projekt teilnahmslos als Beobachter von der Seite teilnahm – das ist ebenfalls nicht sinnvoll. Um das Maß vollzumachen, gibt es dann auch noch das Management, das bei jeder Entscheidung mindestens 100 % Zustimmung bei ihren Abteilungsleitungen erreichen will – auch das wird sehr schwer.
Sehr wichtig ist die Kommunikation durch das Management. Projektziele, Veränderungsbedarf und Veränderungsnotwendigkeit müssen durch das Management kommuniziert werden, dann wirken sie glaubwürdig. Noch glaubwürdiger ist es im übrigen, wenn das Management nicht nur so kommuniziert, sondern auch so handelt. Mitarbeiter machen das, was sie sehen, und nicht das, was sie hören.
Der wichtigste Erfolgsfaktor für ein ERP-Projekt ist der Support durch das Topmanagement. Das Management muss sein Unternehmen auf die Projektziele einschwören, auf die harten Zeiten vorbereiten, bis diese erreicht sind, und immer wieder priorisieren und auf die gute Zeit danach verweisen.
Wenn das Topmanagement dazu nicht bereit ist, empfehle ich dem ERP-Anbieter, sich Lizenzen, Wartung und Dienstleistungen im Voraus bezahlen zu lassen, denn es wird sehr, sehr mühsam!
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Univ.-Prof. Dr.-Ing. habil. Norbert Gronau ist Inhaber des Lehrstuhls für Prozesse und Systeme
an der Universität Potsdam. Er ist häufiger Keynote Speaker und Gründer der auf Trusted Advisory spezialisierten Potsdam Consulting Advisory GmbH. E-Mail: .
