ERP-Einführung

Gestaltung von Vertragsverhandlungen über ERP-Projekte

3. Mai 2016 von Astrid Müller-Katzenburg und Norbert Gronau

Gestaltung von Vertragsverhandlungen über ERP-Projekte

Zu Beginn eines ERP-Projektes überwiegt die Euphorie. Die Beseitigung der zahlreichen die Produktivität der Mitarbeiter hindernden Regelungen ist greifbar nahe. Umso ärgerlicher, wenn der ERP-Anwender im Verlauf des Projektes feststellt, dass sich seine Erwartungen über das neue ERP-System nicht erfüllen. Um eine angemessene Verteilung der Risiken aus dem ERP-Projekt sicherzustellen, sind typischerweise individuelle Verträge abzuschließen, die von den Standards der Anbieter abweichen. Dieser Beitrag gibt einen Überblick über den Regelungsumfang.

 

Verträge über ERP-Projekte sind juristische Abbildungen des Projektgeschehens [1]. Im Vertrag sind sowohl das zukünftige Verhalten beider Vertragsparteien abzustimmen als auch die zutreffende Strukturierung und Abbildung der aktuellen Willensübereinkunft zu regeln. 

Die von den meisten ERP-Anbietern erstellten Allgemeinen Vertragsbedingungen sind als Grundlage eines Vertrags nur sehr bedingt geeignet. Sie enthalten zumeist Klauseln, die einseitig den Interessen des Anbieters dienen und teilweise rechtlich unwirksam sind, so dass dann in diesem Punkt keine vertragliche Regelung besteht. 

Ein Werkvertrag kann sinnvollerweise über Software nur abgeschlossen werden, wenn die Sollbeschaffenheit des Werkes bei Vertragsabschluss vollumfänglich beschrieben werden kann. Dies ist bei ERP-Projekten häufig nicht der Fall, da die Sollbeschaffenheit von der Funktionalität der Software, aber auch von der Ausgestaltung und Organisation der betrieblichen Prozesse abhängt. Daher ist es empfehlenswert, den Vertrag mit einer gewissen Offenheit zur detaillierten Ausgestaltung der Leistung abzuschließen, aber die Verfahrensweisen bei Änderungen oder Mängeln eindeutig zu regeln. Solche Projektverträge enthalten zumeist vier Gruppen von vertraglichen Regelungen: 

  • die Leistungsbeschreibung und alle hier einzuordnenden Regelungen 
  • die Vergütung 
  • die Organisations- und Verfahrensregeln während des Projektes sowie 
  • die rechtlichen Regeln, die für Situationen außerhalb des Projektes oder des korrekten Projektablaufs gelten sollen. 

Nach Ansicht von Bartsch [1] zeichnet sich ein guter Projektvertrag dadurch aus, dass Regelungsdefizite in einer der oben genannten Gruppen durch Regelungen in anderen Gruppen zumindest reduziert werden. 


Die Beschreibung der Leistung 

Ein Projektvertrag sollte erst dann abgeschlossen werden, wenn das Leistungsziel zumindest in Umrissen feststeht. Solange dies nicht der Fall ist, ist es sinnvoll, zuvor einen Vertrag über die Erstellung einer Projektstudie, eines Pflichtenheftes oder einer Anforderungsspezifikation abzuschließen. Grundsätzlich besteht der Unterschied zwischen Pflichtenheft und Leistungsbeschreibung darin, dass in einem Pflichtenheft die Anforderungen des Auftraggebers, in einer Leistungsbeschreibung hingegen die vom Auftragnehmer zugesagten Leistungen enthalten sind [2]. 

Allgemein bestehen zur Beschreibung der zu erbringenden Leistung unterschiedliche Möglichkeiten [1], wie eine Aufzählung aller zu erbringenden Leistungen, verbunden mit einer Darstellung der wirtschaftlichen oder organisatorischen Ziele, oder der Verweis auf ein Referenzprojekt. In der Praxis werden diese Möglichkeiten kombiniert wahrgenommen. Diese konkreten Elemente der Leistungsbeschreibung werden dort, wo es sinnvoll ist, durch abstrakte Elemente wie den zugesicherten Stand der Technik, die Einhaltung von Normen oder branchenüblichen Standards zu Ergonomie, Antwortzeitverhalten oder Dokumentation ergänzt. 
 


Bestandteile einer Leistungsbeschreibung enthält
die in Bild 1 dargestellte Gliederung [3]. 

 


Zur Notwendigkeit einer Vorstudie

Der Anbieter bzw. die ihn repräsentierenden Beratungsmitarbeiter müssen im Rahmen der Einführung von ERP-Systemen in kurzer Zeit möglichst viele Charakteristika, Abläufe und Objekte des Unternehmens kennenlernen, um die Passgenauigkeit der Standardsoftware bezogen auf die betrieblichen Abläufe zu erhöhen. Auch wenn durch Eigenarbeiten des Auftraggebers oder Dritte bereits eine Vorstudie angefertigt wurde (z. B. ein Pflichtenheft oder eine Prozessanalyse), besteht für den Softwareanbieter immer noch das Problem, ausreichend Wissen über den konkreten Einsatzfall zu erwerben. Daher ist es zumeist äußerst sinnvoll, einen gewissen Aufwand für eine Untersuchung durch den Softwareanbieter zu investieren, damit dieser einen ausreichenden Überblick über die betrieblichen Abläufe und Objekte gewinnen kann [4]. Der Umfang der Vorstudie sollte vorab begrenzt werden. Typische Größenordnungen für kleine und mittlere Unternehmen sind fünf bis zehn Personentage bzw. ein Fixum von ca. 10 000 Euro. Vertraglich sollte festgelegt werden, dass der Softwareanbieter nach Abschluss der Vorstudie die zur erfolgreichen Durchführung des Projektes erforderlichen Kenntnisse über das Unternehmen und die von der ERP-Einführung betroffenen Abläufe besitzt. 


Regelung der Vergütung 

Prinzipiell stehen folgende Vergütungsalternativen zur Auswahl: 

  • Festpreis 
  • Preis nach Aufwand sowie 
  • Listenpreis, ggf. mit Gewährung von Rabatten.

In Einzelfällen kann auch ein Teil der Bezahlung nach Erfolgskriterien vorgenommen werden, also z. B. nach erfolgter Kosteneinsparung. Je nach Art der zu erbringenden Leistung differieren die vom Softwareanbieter in seinem Angebot gemachten Preisangaben. Für Lizenzen werden in der Regel Listenpreise genannt, für Customizing, Schnittstellenprogrammierung, Berichts- und Formularanpassungen sowie Schulungen zumeist Preise nach Aufwand. Wartungsverträge definieren Prozentsätze auf zuvor bezifferte Lizenzumfänge sowie evtl. Anpassungsprogrammierung.

Das Unternehmen, das ein neues ERP-System einsetzen will, ist zumeist an Festpreisregelungen interessiert. Der Anbieter, der teilweise den erforderlichen Aufwand nur schwer vorhersagen kann, möchte einen wesentlichen Teil seiner Leistungen nach Aufwand abrechnen, um den Deckungsbeitrag des Projektes nicht zu gefährden. Um diesen Interessenkonflikt zu lösen, haben sich unterschiedliche Regelungen herausgebildet. 

Häufig wird mit Budgets gearbeitet, deren Inanspruchnahme einzeln nachgewiesen wird. Ist das zu Projektbeginn kalkulierte Budget erschöpft, muss der Grund dafür nachgewiesen werden. Denkbar ist, dass Leistungen nach Überschreitung des Budgets mit einem geringeren Satz vergütet werden. 

Bei Anpassungsprogrammierungen, z. B. für Schnittstellen, empfiehlt sich ebenfalls das vorherige Anfertigen einer Spezifikation, die es dem Softwareanbieter ermöglicht, einen Festpreis zu nennen. Die Kosten für die firmenspezifische Anpassung von Berichten, Ausdrucken, Formularen, Briefmustern etc. werden häufig stark unterschätzt. Für die Einführung von SAP ERP liegen beispielsweise Angaben vor, die einen Anteil von 38 % der gesamten Customizingaufwendungen für die Anpassung von Ausdrucken aller Art nennen. In diesem Punkt ist daher eine Begrenzung des möglichen Aufwands dringend erforderlich. Ratsam ist es, sich pro Bericht/Report/Formular den voraussichtlichen Aufwand vom Softwareanbieter bestätigen zu lassen. Mehraufwand geht dann zulasten des Anbieters, wenn er nicht durch zusätzliche Anforderungen des Anwenderunternehmens bedingt ist. 

Werden funktionale Erweiterungen der Standardsoftware für den Auftraggeber programmiert, sollte eine Aufnahme dieser funktionalen Erweiterung in den Standard geprüft werden. So ist sichergestellt, dass bei neuen Programmständen kein Anpassungsaufwand für die vorgenommenen Erweiterungen anfällt. Zudem kann der Preis für die funktionale Erweiterung mit Hinweis auf den zusätzlichen Nutzen für die anderen Kunden des Softwareanbieters reduziert werden. Allerdings kann diese Strategie nicht verfolgt werden, wenn die funktionale Erweiterung aus Wettbewerbsgründen anderen Kunden nicht zugänglich gemacht werden soll. 

 


Bild 2: Prüfpunkte für einen ERP-Vertrag
(Quelle: Potsdam Consulting).

Organisationsregeln 

Zu den im Vertrag zu regelnden Zuständigkeiten und Verfahren gehören die Projektorganisation, ein Zeitplan mit Angabe von Meilensteinen sowie Aussagen zu Änderungen. Aufgrund von Kundenwünschen notwendige Änderungen erfordern Vertragsänderungen. Sie sollten möglich sein, müssen aber zugunsten des Softwareanbieters eine Anpassung der Vergütung und des Zeitplanes ermöglichen. Dazu sind Verfahren für Angebot, Annahme und Abnahme der Änderung, sog. Change Requests, zu definieren.

Sinnvoller ist es, zunächst eine produktive Grundausbaustufe fertigzustellen und dann in einem zweiten Projekt Erweiterungen in Angriff zu nehmen. An die Festlegung eines Meilensteines müssen beide Projektpartner gebunden werden, also auch der Auftraggeber, wenn er zu diesem Zeitpunkt Vorleistungen zu erbringen hat. 

Eine Aufteilung des Projektes in einzeln zu beurteilende Teilprojekte ist sinnvoll, wenn Teilabnahmen möglich sind. Falls die Teilprojekte mit später fertigzustellenden bzw. einzuführenden Teilprojekten interagieren, sollte die Gewährleistung erst mit dem Zeitpunkt des Zusammenarbeitens der Teilprojekte beginnen [1].

Zu den organisatorischen Regelungen gehört auch die Benennung von verantwortlichen Personen (Ansprechpartner) auf beiden Seiten. Befugnisse und Pflichten dieser Personen sind zu regeln. Schließlich sind im Vertrag auch Projektbesprechungen und Projektdokumentation festzulegen. 


Abnahmeregelung 

Die Abnahme ist Teil der Verfahrensregeln. Bartsch [1] empfiehlt folgende Vorgehensweise: 

  • Der Softwareanbieter meldet die Abnahmebereitschaft. 
  • Der Auftraggeber hat nun einen vorgegebenen Zeitraum zur Prüfung zur Verfügung.
  • Findet er abnahmeverhindernde Mängel, kann er sie rügen. Die Abnahmefrist beginnt dann erneut, wenn der Softwareanbieter die Beseitigung der Mängel angezeigt hat. 

Ist die zuvor vereinbarte Frist ohne Fehlermeldungen des Auftraggebers abgelaufen, so gilt das System als abgenommen. 

Weitere Regelungen in diesem Bereich des Vertragswerkes sind zu den Punkten Nachbesserung und Gewährleistung zu vereinbaren (z. B. Fristen, Mitwirkungspflicht des Auftraggebers etc.). 


Rechtliche Regeln 

Zu den rechtlichen Regeln, die im Projektvertrag festzulegen sind, gehören Auffangregeln für einen Projektabbruch, dessen finanzielle Kompensation sowie formale Regeln, etwa für Gerichtsstand oder anzuwendendes Recht. Die Frage der Rechte am Projektergebnis ist bei ERP-Systemen typischerweise vertraglich eindeutig geregelt. Zumeist erwirbt der Auftraggeber ein Nutzungsrecht, das differenziert gestaltet werden kann. Weitergehende Rechte müssen individuell vereinbart werden [1], auch für individuell erstellte Änderungen.


Service- und Wartungsverträge 

Wartungs- und Serviceverträge sollten zumindest folgende Leistungen beinhalten: 

  • Fehlerbeseitigung in definierten Reaktionszeiten. 
  • Auslieferung neuer Programmstände zur Anpassung an geänderte Außenbedingungen (z. B. neue Software, Hardware, geänderte Einsatzbedingungen). Durch einen Wartungsvertrag erhält der Kunde neue Programmstände und erwirbt das Recht, dass das Softwarehaus in angemessenen Abständen solche Programmstände erstellt. 
  • Beratung für Anwender wie eine Hotline zur Bedienung des Programms. 
  • weitere Serviceleistungen wie geschützte Downloadbereiche, Kundenforen etc. 

Ggf. sind auch Regeln für den Betrieb des ERP-Systems zu vereinbaren, wenn dieser im Zuge eines Outsourcing erfolgen soll [5].

Bild 2 zeigt zusammenfassend, welche Punkte in einem ERP-Projektvertrag adressiert werden sollten.     

 

 

LeistungsbeschreibungOrganisationsregelungrechtliche RegelungenServiceVertragsverhandlungenVorstudienWartungsverträge


[1] Bartsch, M.: Qualitätssicherung für Software durch Vertragsgestaltung und Vertragsmanagement. Informatik Spektrum 23 (2000) 1, S. 3-10.
[2] Groh, K.: Leistungsbeschreibung und Abnahme von IT-Anwendungssystemen. München 2000.
[3] Gronau, N.: Industrielle Standardsoftware: Auswahl und Einführung München 2001.
[4] Gronau, N.: Handbuch der ERP-Auswahl. 2. Aufl. Berlin 2016.
[5] Asendorf, S., Kreil, L.: Vertragsmanagement bei der ERP-Auswahl und für den ERP-Betrieb. ERP Management 4 / 2008, S. 58-61.




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