ERP-Einführung

Kommunikation im Projekt: Die Rolle der Key-User

Folge 26

Lesedauer: 4 Minuten

18. Oktober 2022 von Norbert Gronau

Kommunikation im Projekt: Die Rolle der Key-User

In dieser Folge des Trusted Advisor wird die Rolle der KU in einem Software-Einführungsprojekt beleuchtet. Diese haben eine sehr wichtige Aufgabe, denn sie stellen das Bindeglied zwischen den Entscheidungen im Projekt und dem Tagesgeschäft dar.

Zu den Aufgaben der KU gehört es, zunächst am Entwurf der neuen Abläufe in der neuen Software mitzuwirken, deren Funktionsweise in der neuen Software zu testen und dann die neuen Prozesse und Eingabemasken den übrigen Mitarbeitern der Abteilung bekanntzumachen. Die KU stehen auch nach dem Go-live für Fragen als Ansprechpartner zur Verfügung.

Um diese Aufgaben im Projekt bewältigen zu können, werden Key-User aus dem Tagesgeschäft für einen gewissen Zeitanteil freigestellt (empfohlen ein bis drei Tage je Woche). Sie können die ihnen zugedachte Rolle nur wahrnehmen, wenn sie teilweise im Tagesgeschäft verbleiben und nicht vollständig ins Projekt überwechseln.

Um die Key-User bestmöglich auf ihre Rolle einzustimmen, ist es sinnvoll, zu Projektbeginn eine Informationsveranstaltung durchzuführen, an der alle im Projektverlauf vorgesehenen Key-User mitwirken. Dort wird deren Rolle erläutert und es besteht Gelegenheit, Fragen dazu zu stellen. Mit folgenden Fragen sollte gerechnet werden; einige Antworten habe ich mit vorgeschlagen: Was bedeutet es, wenn ich in das Projekt eingebunden werde, für mich?

Mögliche Antwort: Sie wurden als Key-User ausgewählt, weil die Unternehmensleitung Ihnen zutraut, die notwendigen Prozessverbesserungen mit Augenmaß voranzubringen und gleichzeitig das Tagesgeschäft im Blick zu behalten.

Wird mein Engagement im Projekt wahrgenommen und evtl. sogar honoriert? Mögliche Antwort: Wenn leistungsorientierte Vergütungssysteme in der Organisation bestehen, kann das Erreichen von Projektzielen, soweit es vom Key-User beeinflussbar ist, darin aufgenommen werden. Auf jeden Fall wird die Unternehmensleitung mit erfolgreichem Go-Live eine große Party finanzieren.

Darf ich mein Tagesgeschäft vernachlässigen, um das Projekt voranzubringen? Mögliche Antwort auf diese, aus meiner Sicht wichtigste Frage: ja, das darf der Key-User, wenn er gleichzeitig seinen Vorgesetzten darauf hinweist, damit dieser Abhilfe schafft.

In der Praxis fühlen sich Key-User häufig dem Tagesgeschäft deutlich mehr verpflichtet als dem Projekt. Das ist gefährlich, weil dann der Zeitplan für das Projekt ins Wanken gerät und verlorene Zeit nicht wieder aufgeholt werden kann. Daher gehört die ehrliche Rollenkommunikation zu den wichtigsten Aufgaben der Projektinitialisierung. Auch im Projektverlauf empfehle ich, immer mal wieder auf die Balance zwischen Tagesgeschäft und Projektarbeit der Key-User zu achten.

Eine Rollenbeschreibung, wie sie hier für den Key-User dargestellt wurde, ist auch für alle anderen Rollen im Projekt dringend zu empfehlen, um Missverständnisse möglichst zu Beginn des Projektes klären zu können. Die übrigen Rollen, die beschrieben werden müssen, sind die Projektleitung, die Geschäftsführung, die Vorgesetzten der Key-User sowie eventuell vorhandene Teilprojektleitungen und IT-Mitarbeiter.

Hier werden nur die für den Umgang mit Key-Usern relevanten Rollenbestandteile erläutert. Projektleitung und Key-User-Vorgesetzte wählen gemeinsam geeignete Key-User für die Mitarbeit im Projekt aus. Dabei sind die oben skizzierten Anforderungen an die Key-User zu berücksichtigen. Durch Umverteilung von Arbeit, Zeitarbeit und andere Maßnahmen stellen insbesondere die Vorgesetzten der Key-User sicher, dass die im Projekt geforderte Kapazität auch tatsächlich eingebracht werden kann.

Die Rolle der Geschäftsführung umfasst bezogen auf die Key-User insbesondere den angemessenen Umgang mit Wünschen nach zusätzlicher Funktionalität oder Optik, insbesondere solcher, die dem abzulösenden System entspricht. Hier muss genau differenziert werden, welche Wünsche den Prozess tatsächlich weiter verbessern und die Upgradefähigkeit des Systems nicht gefährden und welche Bedarfe auf der anderen Seite nur für sehr selten stattfindende Geschäftsprozesse oder sehr seltene Ausnahmesituationen erforderlich sind. Hier muss die Geschäftsführung idealerweise der Projektleitung einen großen Spielraum bei der Beurteilung der Zusatzwünsche einräumen.

Mehr Kolumnen des Trusted Advisors lesen Sie HIER .

Univ.-Prof. Dr.-Ing. habil. Norbert Gronau ist Inhaber des Lehrstuhls für Prozesse und Systeme
an der Universität Potsdam. Er ist häufiger Keynote Speaker und Gründer der auf Trusted Advisory spezialisierten Potsdam Consulting Advisory GmbH. E-Mail: .

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