ERP-Einführung

Spielerische ERP-Implementierung

ERP-Implementierung mithilfe eines Unternehmenslernspiels

Lesedauer: 7 Minuten

24. Mai 2022 von J. Mathis Rieckmann und Patrick Gering

Spielerische ERP-Implementierung
©kras9 / Adobe Stock

Die Einführung eines ERP Systems bedeutet für viele Unternehmen eine große Herausforderung. Einführungsprojekte gehen nicht selten über den geplanten Zeitrahmen bzw. das veranschlagte Finanzbudget hinaus. Gleichzeitig sollten für eine erfolgreiche Einführung bestehende Prozesse analysiert und optimiert werden. Ein wichtiger Faktor ist dabei der Mensch. Nicht nur die Qualifizierung muss berücksichtigt werden, sondern auch die vorhergehende Sensibilisierung des Personals, um eine möglichst große Akzeptanz neuer Systeme und Prozesse sicherzustellen. Mithilfe eines vom Fraunhofer-Institut für Produktionsanlagen und Konstruktionstechnik IPK entwickelten Lernspiels können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Hinblick auf die Herausforderungen und Vorteile der Nutzung eines ERP-Systems sensibilisiert und qualifiziert werden.

 In diesem Beitrag lesen Sie:

  • wie ein Planspiel für die ERP-Implementierung genutzt werden kann,
  • welche Problemstellungen und Anforderungen es dabei gibt,
  • wie der inhaltliche Ablauf in der Praxis gestaltet werden kann.

Politische, ökonomische und technische Faktoren [1] zwingen Unternehmen, Transformationen voranzutreiben, um konkurrenzfähig zu bleiben. Der Grundstein eines zukunftsgerichteten Industrie 4.0-Ansatzes ist auch die richtige Softwareunterstützung. Hier spielen Flexibilität und Echtzeitfähigkeit eine zentrale Rolle. Die Zielstellung, wonach sämtliche Produktionsanlagen, Bauteile und Transportmedien sowie weitere für die Produktion erforderliche Hilfsmittel autonom miteinander kommunizieren, aber auch die Integration von sämtlichen Akteuren entlang der Wertschöpfungskette [2] bringen große Herausforderungen und Imponderabilien für Unternehmen mit sich – unter anderem Unklarheit über den wirtschaftlichen Nutzen [3] und den veränderten Bedarf an Mitarbeiterqualifizierung [4]. Ein gut funktionierendes ERP-System ist ein wichtiger Eckpfeiler und zwingend für produzierende Gewerbe. Die Implementierung eines solchen Systems beinhaltet große Herausforderungen, denn insbesondere die Qualifizierung und die vorhergehende Sensibilisierung der Belegschaft auf sämtlichen Unternehmensebenen ist eine Voraussetzung, um die komplexe und ressourcenintensive Einführung eines ERP-Systems sicherzustellen [4]. Eine Unterstützung bieten die Anwendung von realitätsnahen, aber in der Komplexität begrenzte Unternehmenslernspiele, bei denen der richtige Komplexitätsgrad und die Theorie-Praxis-Balance eine erfolgreiche und effiziente Implementierung begleiten.

Die effiziente und zielführende Qualifizierungs- und Sensibilisierungsmaßnahme in Form eines Unternehmenslernspiels wird in diesem Beitrag adressiert. Es wird zudem thematisiert, wie didaktische Ansätze und die gezielte Auseinandersetzung mit Zielkonflikten praxisnah in ein Unternehmenslernspiel integriert werden können.

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Bild 1: Funktionen von ERP-Systemen [6].

Problemstellung und Anforderungen

Unternehmenslernspiele können die Realität selbstverständlich nicht vollständig abbilden und weichen sowohl zeitlich und räumlich als auch in Art und Zahl von Einflussfaktoren von der Wirklichkeit ab. Der Lernerfolg hängt davon ab, die Realität angemessen zu reduzieren. Problemstellungen und Lösungswege müssen der Zielgruppe und der Zielstellung entsprechend angepasst werden. Eine Komplexitätsreduktion stellt also eine bewusste Entscheidung des Spieldesigners dar [5].

Die Funktionen eines ERP-Systems sind vielfältig (siehe Bild 1) und unterstützen organisationsübergreifende End-to-End-Prozesse. Das im Folgenden vorgestellte Unternehmenslernspiel konzentriert sich auf die Produktion mit der Produktionsplanung- und -steuerung sowie des Qualitätsmanagements und zeigt die Schnittstellen zur Materialwirtschaft in interdisziplinären Prozessen auf.

Entwicklung und Durchführung

Zur Sensibilisierung und Qualifizierung für die Einführung von Methoden von Mitarbeitern verschiedener Unternehmensebenen hat eine Kooperation verschiedener Institute der Fraunhofer-Gesellschaft vor mehr als 20 Jahren ein Unternehmenslernspiel entwickelt. Dieses Lernspiel dient dem Ziel, übergreifende Transformationsprozesse anzustoßen und erfolgreich durchzuführen. Das Planspiel ist an eine klassische Bohrmaschinenfertigung angelehnt. An verschiedenen Stationen des Produktionsprozesses nehmen die Spielteilnehmer zugewiesene Rollen ein und lernen im Verlauf des Spieles Methoden und Instrumente kennen, um die Fabrik selbstständig zu optimieren und von einer chaotischen in eine optimierte und im letzten Schritt digitalisierte Fertigung zu transformieren.

Das Spielmaterial und die Problemstellungen sind so gestaltet, dass keine tiefgreifenden Vorkenntnisse der Teilnehmer erwartet werden und eignet sich damit sowohl für Mitarbeiter des Managements als auch der Fertigung oder in Unterstützungspositionen.

Zu Beginn des Lernspiels (in der ersten Spielrunde) finden die Teilnehmer einen laufenden Fabrikbetrieb vor. Kennzahlen wie Liefertreue, Qualität oder Profitabilität verdeutlichen den Zustand der Fabrik, der durch eine fehleranfällige Produktionssteuerung und ein funktionsorientiertes Layout einem Chaos gleicht. Gemeinsam in der Gruppe werden von den Teilnehmern Optimierungsmaßnahmen entwickelt, priorisiert, umgesetzt und in der folgenden (einer zweiten) Spielrunde erprobt. In der Regel führen unsystematische Vorgehensweisen nicht zur Verbesserung des Fabrikbetriebs und sensibilisieren die Teilnehmer für die Vermittlung systematischer Methoden durch die Trainer. Problematische Abhängigkeiten im bestehenden Layout sowie die komplexe Produktionssteuerung werden anhand des Geschäftsprozesses verdeutlicht und schrittweise gemeinsam optimiert und realisiert. Die ersten Spielrunden zielen auf die Optimierung des Layouts und der Prozesse ab, ganz ohne digitale Werk- zeuge in der Planung und Steuerung sowie der Produkti- onsprozesse, zeigen aber auch Grenzen auf, denen bspw. ein Lean-Produktionssystem unterliegt und liefern neue Impulse für den Einsatz neuer, zukunftsorientierter Technologien.

Die Herausforderungen und Vorteile der Digitalisierung werden in weiteren, realitätsnahen Szenarien des Planspiels näher gebracht. Neue Spielsituationen zeigen den Teilnehmern die Grenzen des bisher Erreichten, also der zuvor optimierten Fabriksituation auf. Anhand von neuen Situationen und möglicher Lösungsansätze werden so die Potenziale und Instrumente der digitalen Transformation näher gebracht (siehe Bild 2).

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Bild 2: Vom Chaos in die digitale Vernetzung [7].

Die Grundlage bildet die bis dahin (in der dritten Runde) erfolgreich umgestaltete Fabrik. Die Teilnehmer wer- den nun vor neue Herausforderungen gestellt. Der Takt des Auftragseingangs wird erhöht und zusätzliche Produktvarianten bis hin zu einmaligen Sonderanfertigungen und unterschiedlichen Prioritäten müssen produziert werden. Auch die optimierten Prozesse stoßen hier an ihre Grenzen und die zuvor erfolgreich laufenden Fabrikprozesse brechen zusammen. Unter Anleitung der Trainer werden zunächst die Prozesse im Modell angepasst. Die Informationsflüsse zwischen den einzelnen Arbeitsstationen und die Informationsbedarfe zur Umsetzung der neuen Anforderungen stehen hier im Fokus. Anschließend werden Stationen digitalisiert, also mit neuem Equipment samt Anbindung an ein ERP-System ausgestattet. Dazu gehören Terminals, Barcode Scanner und digitale Waagen, die eine durchgängige Digitalisierung und Nachverfolgung über das angeschlossene ERP-System ermöglichen.

In einer finalen Spielrunde werden die neuen Hilfsmittel funktional und unter Last getestet. So kann aufgezeigt werden, welche Potenziale, wie z. B. kontextuelle Unterstützung durch individuelle Arbeits- anweisungen oder eine durchgängige Nachverfolgung, die Digitalisierung bietet. Die Anwendungsfälle wurden so gestaltet, dass es den Teilnehmern leichtfällt, die gesammelten Erfahrungen zu übertragen und Rückschlüsse für eigene Digitalisierungs- oder Systemeinführungsprojekte zu sammeln.

Zusammenfassung und Ausblick

Die Einführung neuer Systeme birgt immer die Gefahr, schlecht laufende Prozesse digitalisieren zu müssen, aber auch die Chance, Bestehendes zu hinterfragen und zu optimieren. Der rundenbasierte Ansatz des Lernspiels bietet die Möglichkeit, schrittweise die Erfolge einzelner Optimierungsmaßnahmen bis hin zur Digitalisierung aufzuzeigen. Einen entscheidenden Anteil stellt zum einen das begleitende Prozessmodell dar, das die Evolution des Material- und Informationsflusses über die Spielrunden hinweg verfolgt. Zum anderen werden in allen Spielrun- den Leistungskennzahlen der Fabrik erfasst und verglichen, um Erfolge zu untermauern.

Lernspiele haben hier eine besondere Bedeutung beim Erwerb von Kompetenzen. Sach-, Sozial- und Handlungskompetenzen werden durch die Kombination von Lernspiel und Gruppendynamik gefördert [8]. Die im Spiel erlangte Systemkompetenz, die die personale, fachlich-methodische, teambezogene, kommunikative, aktivitäts- und umsetzungsorientierte Kompetenz sowie Kompetenz  der  reflexiven  Selbstorganisation  des Handelns umfasst [5], kann einen entscheidenden Beitrag zum Erfolg bei der Einführung von ERP-Systemen leisten.

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Dipl.-Ing. Dipl.-Kfm. Jens Mathis Rieckmann, Ph.D. (Beijing Institute of Technology) arbeitet
seit 2019 am Fraunhofer IPK Berlin als wissenschaftlicher Mitarbeiter in der Fach-
abteilung  Geschäftsprozess- und Fabrikmanagement.

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Dipl.-Ing. Patrick Gering ist seit 2014 am Fraunhofer IPK Berlin tätig. Er ist technisch für das Software-Tool Prozessassistent verantwortlich und beschäftigt sich in Forschungsprojekten mit der Verknüpfung von Methoden des Prozessmanagements und Ansätzen von Industrie 4.0.

Kontakt:

Dipl.-Ing. Dipl.-Kfm. J. Mathis Rieckmann, Ph.D.
Bereich Unternehmensmanagement
Fraunhofer-Institut für Produktionsanlagen u
und Konstruktionstechnik IPK
Pascalstraße 8-9
10587 Berlin

https://www.ipk.fraunhofer.de

ERP-ImplementierungQualifizierungSensibilisierungTransformationUnternehmenslernspiel


[1] Meng, F.; Rieckmann, J. M.; Li, C.: Empirical evidence how social capital effects the internationalisation process of SME in Zhejiang. Transnational Corporations Review 8 (2016) 3, S. 196–206.
[2] Rieckmann, J. M.; Knothe, T.: Learning factory for digitization of enterprises. In: Zelm, M.; Young, B.; Guy, D. et al. (Hrsg.): Interoperability for Enterprise Systems and Applications Workshops. Tarbes, France 2020, S. 7.
[3] M. Waidner; M. Kasper: Security in industrie 4.0 - challenges and solutions for the fourth industrial revolution. Design, Automation & Test in Europe Conference & Exhibition (DATE), 2016, S. 1303–1308.
[4] Daniela Ahrens; Georg Spöttl: Industrie 4.0 und Herausforderungen für die Qualifizierung von Fachkräften. In: Digitalisierung industrieller Arbeit. Die Vision Industrie 4.0 und ihre sozialen Herausforderungen. Nomos Verlagsgesellschaft mbH & Co. KG 2018, S. 173–194.
[5] Kriz, W. C.: Systemkompetenz als Zieldimension komplexer Simulationen.
[6] Gronau, N.: ERP-Systeme. Architektur, Management und Funktionen des Enterprise Resource Planning. München, Wien: De Gruyter 2021.
[7] Rieckmann, J. M.; Knothe, T.; Torka, J.: Transformationsprozesse – Qualifizierung mit Serious Games. Zeitschrift für wirtschaftlichen Fabrikbetrieb 115 (2020) 10, S. 691–697.
[8] Daniel, A. M.: Das Planspiel als Instrument der angewandten Gruppendynamik. Zur Bedeutung der Teamkompetenz in Führung und Zusammenarbeit des middle management im Handel. Göttingen 1996. durch standardisierte Beratung, in HMD, Bd. 49.
[5] SAP (2021): SAP Business One – SAP Help Portal, [online] https://help.sap.com/viewer/product/SAP_BUSINESS_ONE/9.2/de-DE.
[6] SAP (2013): Accelerated Implementation Program (AIP) 3.0 – Tools and Vorlagen - German, [online] https://help.sap.com/http.svc/login?time=1627887592340&url=%2Fhttp.svc%2Frc%
2F011000358700000924202012d%2F9.2%2FdeDE%2FB1AIP30_deDE.zip.




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