ERP-Technologie

Analytische Anwendungen und Business Intelligence

Chance und Herausforderung

26. September 2015 von Bernd Heesen

Analytische Anwendungen und Business Intelligence

Bei ERP Add-ons handelt es sich um ergänzende Funktionen und Systeme, die in Verbindung mit ERP-Systemen genutzt werden können. Für den Funktionsbereich des Berichtswesens, der Unternehmensplanung und -steuerung hat sich in den vergangenen zehn Jahren ein Add-on etabliert, welches sich unter dem Begriff Business Intelligence einen Namen gemacht hat. Synonym werden oft auch die Begriffe Analytics, Corporate Performance Management und seit kurzem auch Big Data verwendet.

Der Artikel erläutert Business Intelligence und Gründe für den Einsatz dieser Technologie.

Der Begriff „Business Intelligence“(BI) wurde erstmals 1958 im IBM Journal of Research and Development von Hans Peter Luhn [1] erwähnt. Luhn beschreibt BI als eine Kombination von Konzepten und Methoden, welche die Entscheidungsfindung in Organisationen durch die Bereitstellung faktenbasierter Informationssysteme verbessern. In den folgenden Jahrzehnten spielte der Begriff zunächst keine signifikante Rolle mehr. Erst durch die rasante Entwicklung und neuen Möglichkeiten der Informationstechnologie ab Mitte der 90er Jahre wurde die Idee des BI wieder zum Leben erweckt. Executive Information Systems (EIS), Management Information Systems (MIS) und Online Analytical Processing (OLAP) wurden etabliert.


Bild1: Strategic Business Intelligence Framework [3].

Das von den ERP-Systemen bereitgestellte Berichtswesen wurde zunehmend mit Hilfe von extern etablierten Data Warehouses (DWH) abgebildet. Ein wesentlicher Vorteil dieser Trennung von ERP-Systemen zur Unterstützung der Geschäftstransaktionen mit Hilfe des Online Transactional Processing (OLTP) und der DWH für das Berichtswesen (OLAP) ist die Tatsache, dass aufwendige Analysen und Berichtsabfragen die Antwortzeiten bei der Ausführung der Geschäftsprozesse im ERP-System nicht mehr negativ beeinflussen. Darüber hinaus war das Berichtswesen in einem ERP-System auf die in diesem ERP-System gespeicherten Daten beschränkt. Besonders für Organisationen mit mehr als einem ERP-System (von großer Relevanz bei international agierenden Organisationen mit landesspezifischen ERP-Systemen und Organisationen, die durch Merger and Acquisition Activities heterogene Systemlandschaften nicht vermeiden können) ergab sich so das Problem, dass kein einzelnes ERP-System eine Abbildung aller Daten der Organisation mehr leisten konnte. Die Einführung eines DWH als zentrales System für alle Daten, die systemübergreifend für ein integriertes Berichtswesen abgelegt werden konnten, etabliert die Grundlage für ein organisationsweit einheitliches Berichtswesen und darüber hinaus auch für eine organisationsweite Unternehmensplanung und -kontrolle. Damit wird BI zu einem strategisch wertvollen Werkzeug, da es eine effektive Strategieumsetzung unterstützt.

Entsprechend dem Strategic Business Intelligence Framework [2] werden Daten aus verschiedenen ERP-Systemen und weiteren Quellen (Data Supply) in ein integriertes DWH (Data Management) geladen und damit die Grundlage für BI gelegt.
Darauf aufbauend werden BI-Front-end-Anwendungen genutzt, um die drei essenziellen Analysemethoden auszuführen: (1) Analyse historischer Daten (Data Mining, Korrelationsanalyse zwischen Früh- und Spätindikatoren etc.), (2) Analyse aktueller Daten (Alerts, Performance Monitoring etc.) und (3) Analyse zukünftiger Entwicklungen (Szenarioplanung, Simulation, Strategieplanung, Budgetierung etc.).

Führende Anbieter und Marktentwicklung
Trotz insgesamt geringem Weltwirtschaftswachstum im Jahr 2012, stieg die weltweite Nachfrage nach BI, Corporate Performance Management (CPM) und analytischer Anwendungssoftware um 6,8% gegenüber dem Vorjahr auf 13,1 Milliarden US$, basierend auf Information des Marktforschungsunternehmens Gartner [3], wobei dieser Wert die Investitionen in die Implementierung dieser Softwarelösungen noch nicht beinhaltet.


Bild 2: Top 5 Business Intelligence Vendors worldwide.

Im Rahmen der Ness Technologies Market Pulse Studie [4], wurden folgende Hauptfaktoren identifiziert, die als Grund für BI-Investitionen angeführt wurden:

  • Bessere Transparenz von entscheidungsrelevanten Fakten für die Planung und Kontrolle (54%)
  • Interesse an besserer Analyse des eigenen Geschäftes, um der Herausforderung sich schnell verändernder Märkte gewachsen zu bleiben (43%)
  • Fähigkeit Echtzeitanalysen durchzuführen (43%)
  • Forderung nach effektivem CPM (42%)
  • Datenintegration aus heterogenen Quellen (37%)
  • Frühwarnsystem (29%)
  • Bessere Erfüllung der Corporate Governance-Vorgaben (28%)
  • Markt- und Kundenanalysen zur Umsatzsteigerung (26%)

Insofern ist erkennbar, dass BI wesentlich dazu beiträgt, ein effektives CPM zu realisieren und die Unternehmensstrategie effektiv umzusetzen. Wie
Bild 2 aufzeigt, ist die Herausforderung, die Anforderungen des Business (Business-Perspektive) durch BI (IT-Perspektive) sinnvoll zu unterstützen. Die genaue Funktionsweise wird in [2] erläutert.

CPM basiert auf der Annahme, dass zunächst eine Strategie festgelegt wird und dann unter Nutzung von messbaren Kriterien (Key Performance Indicators, KPI) im Rahmen der Unternehmensplanung Zielwerte definiert werden, die mit den Verantwortlichen auf allen Organisationsebenen abgestimmt sind. Auf diese Art können die Beiträge aller an der Wertschöpfung Beteiligten optimal an den Organisationszielen ausgerichtet werden. Dieser Prozess koordiniert alle Beteiligten und bildet auch die Basis für deren Verständnis, Kooperation und auch der erforderlichen Kontrolle (First-order: Anweisung, Regeln und Kontrolle; Second-order: Gemeinsame Ziele und Werte, Routinen, Sanktion und Belohnung). Voraussetzung für einen solchen effektiven Strategieumsetzungsprozess, bei dem alle Beteiligten in der angestrebten Richtung an einem Strang ziehen, ist neben einem einheitlichen Verständnis der Strategie und der Definition von KPIs auch das Etablieren einer BI-Infrastruktur, mit der die Unternehmensplanung und -kontrolle erfolgen kann.


Bild 3: World of Strategic Business Intelligence [5].

Die Realität weicht von diesem Idealbild oft ab. In einer Studie von Harris Interactive [5] wurden 23 000 Personen befragt. Das Ergebnis dieser Studie war erschütternd:

  • Nur 10% gaben an klare, messbare, terminbezogene Arbeitsziele zu haben, an denen sie sich orientieren.
  • Nur 10% hatten das Gefühl, dass für sie relevante KPIs akkurat gemessen und ihnen zugänglich gemacht würden.
  • Nur 22% hatten das Gefühl, dass alle Mitarbeiter ihre Initiative an den Organisationszielen orientieren.
  • Nur 37% waren sich sicher die Ziele ihrer Organisation verstanden zu haben.

Da ein wirksames CPM nicht allein durch eine neue BI-Infrastruktur erreicht werden kann, hat der Autor die Studie neu aufgesetzt und Organisationen damit die Möglichkeit gegeben, durch die Beantwortung der Fragen, für sich selbst Klarheit zu erlangen, inwieweit die eigene Strategieumsetzung effektiv ist und wie der Nutzungsgrad von BI im Vergleich zu anderen Organisationen aussieht („Strategy Execution Effectiveness Survey“) [6].
Aktuelle Ergebnisse des Strategy Execution Effectiveness Survey
An dem Survey haben bislang 87 Personen teilgenommen, die überwiegend der Management- und Executive-Ebene zugeordnet werden können und über entsprechend langjährige Berufserfahrung verfügen. Die Teilnehmer vertreten 13 verschiedene Industriesegmente. Die Hälfte der repräsentierten Organisationen haben mehr als 1 000 Mitarbeiter und die größte Gruppierung von 31% hat einen Umsatz von über 1 Milliarde US$.
Die Analyse der Ergebnisse ergab u.a. Folgendes:

Strategie und Management:

  • Nur 12% der Mitarbeiter verstehen die Ziele der Organisation.
  • Nur 12% der Mitarbeiter sind fokussiert, die Organisationsziele zu erreichen.
  • Nur 18% gaben an, dass klare, messbare Arbeitsziele für alle Mitarbeiter definiert sind.
  • Nur 29% gaben an, dass das Management ihre Performance mit zuvor vereinbarten Zielen vergleicht.

Information:

  • Nur 7% haben das Gefühl, dass die IT-Infrastruktur geeignet ist, um organisationsumspannende Analytics zu unterstützen.
  • Nur 7% stimmen zu, dass die Ursache- und Wirkungszusammenhänge von Früh- und Spätindikatoren verstanden werden (z.B. Marketingkosten oder Forschungskosten in aktueller Periode und Umsatzsteigerung in Folgeperioden).
  • Nur 13% stimmen zu, dass alle relevanten KPIs aufgezeichnet werden.
  • Nur 13% stimmen zu, dass die Mitarbeiter Zugriff auf die für ihre eigene Arbeit relevanten KPIs haben.
  • Nur 27% stimmen zu, dass die Informationssysteme akkurate und zeitnahe Informationen zu den KPIs anbieten.

Business Intelligence:

  • 80% sagen, dass Broadcasting in ihren Organisationen nicht verwendet wird, bei dem sich Benutzer in Informationskanäle ein-/austragen können, um beständige Informationsbedürfnisse automatisch zu regulieren, z.B. durch monatliches Zusenden der Umsatzdaten des Vormonats, sobald diese publiziert werden.
  • 80% sagen, dass Simulationen nicht genutzt werden, um Szenarioplanung durchzuführen oder den Effekt eines Indikators zu simulieren, z.B. den Effekt eines 5-prozentigen Wechselkursverfalls auf den Jahresgewinn.
  • 67% sagen, dass Data Mining und Alerts in ihren Organisationen nicht verwendet werden.

Bild 4: Teilnehmer der Studie.

Fazit
Offensichtlich gibt es in dem Themenbereich BI und CPM in vielen Organisationen noch ein signifikantes Verbesserungspotenzial. In Zeiten des schnellen Wandels ist der Zugriff auf aktuelle Performanceinformation als Entscheidungsgrundlage unentbehrlich. Daher wird wohl auch für die zukünftigen Jahre mit einem zunehmenden Bedarf nach BI-Lösungen zu rechnen sein. Organisationen sollten die Gelegenheit nutzen, den Zustand auf allen Organisationsebenen zu reflektieren und Wettbewerbsvorteile gegenüber Konkurrenten schaffen, indem sie ein überlegenes BI Framework etablieren.
 

AnalyticsBusiness IntelligenceCorporate Performance ManagementEffective Strategy Execution


[1] Luhn, H. P. (1958): A business intelligence system. IBM Journal of Research and Development (Volume: 2, Issue: 4), S. 314-319.
[2] Heesen, B. (2012): Effective Strategy Execution: Improving Performance with Business Intelligence. Berlin: Springer, S. 88 sowie S. 22-35.
[3] Gartner. (2013): Gartner Says Worldwide Business Intelligence, CPM and Analytic Applications/Performance Management Software Market Grew Seven Percent in 2012. Stamford, Connecticut: Press release from June 6, 2013. Online: http://www.gartner.com/newsroom/id/2507915
[4] Ness Global Industries. (2010): From expected to achieved: Four steps to making business intelligence work. Online: http://www.nessdownload.com/forms/NGI_WP_BIResearch_Final.pdf
[5] Covey, S. R. (2004): The 8th habit: From effectiveness to greatness. New York: Free Press, S. 370-371.
[6] Heesen, B. (2013): Strategy Execution Effectiveness Survey. Online: http://www.strategicbusinessintelligence.com/

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