Produkttest: ERP-Lösungen für Small Office/Home Office

In diesem Beitrag lesen Sie:

• was Small Office, Home Office (SOHO) bedeutet,
• die Ergebnisse von sechs getesteten ERP-Lösungen für SOHO,
• welche Lösung für welchen Zweck am besten eignet.

Der Begriff Small Office/Home Office (SOHO) bezieht sich auf Kleinstunternehmen, die in der Regel von Freiberuflern und Unternehmern, Rechtsanwälten oder Finanzberatern in kleinen Büroräumen, zu Hause oder virtuell betrieben werden. SOHOs beschäftigen normalerweise weniger als zehn Personen. Soho-Software-Provider bieten spezielle kostengünstige Plattformen mit kleinem Funktionsumfang für Privatpersonen in ihrem eigenen lokalen Umfeld an. Für ERP Management hat das Center for Enterprise Research an der Universität Potsdam sechs SOHO-Softwarelösungen getestet. Dieser Beitrag gibt Auskunft über Stärken und Schwächen der jeweiligen Software.

Getestete Produkte (direkt zum Testergebnis – bitte auf das Produkt Ihrer Wahl klicken)

Bewertungsverfahren

Die Bewertung fokussiert die Merkmale der Software in den Bereichen allgemeine Funktionalität, User Experience/Usability, Zugang/Kosten, Individualisierbarkeit und Funktionalität der Eingabefelder. Für den Bereich „Funktionalität der Eingabefelder“ wurden die Ergebnisse der Softwaretests berücksichtigt. Da kein Zugriff auf die Codebasis der jeweiligen ERP-Software gewährt wurde und somit keine Analyse der inneren Funktionsweise bzw. Implementierung durchgeführt werden konnte, wurde das Black-Box-Testverfahren durchgeführt.

Im Rahmen des Testverfahrens wurden alle möglichen Eingabefelder der Software mittels Testeingaben von zuvor erstellten Testfällen gefüllt und mit dem zu erwartenden Verhalten verglichen (Äquivalenzklassenmethode). Die Ergebnisse lieferten zusätzliche Aussagen zur Usability, zur Übereinstimmung des Softwaresystems mit seiner angeforderten Spezifikation und Aussagen darüber, ob das Produkt für den geplanten Einsatzzweck geeignet ist. Zusätzlich wurden besonders positive und negative Aspekte der SOHO-Software und der/die Use Case(s) mit der geringsten Fehleranfälligkeit genannt. Zur Bewertung der einzelnen Merkmale wurde die Sternebewertung verwendet. Je mehr Sterne eine Software erhält, desto besser ist ihr Ergebnis.

Bewertungskriterien

Funktionalität

Dieses Kriterium bewertet die Fähigkeit des Systems, die ihm zugedachte Aufgabe zu erfüllen. Dabei wurde geprüft, ob die Anwendung gemäß den Anbieterangaben ordnungsgemäß funktioniert und arbeitet. Es wurden die Kernfunktionen der Anwendung, die Menüfunktionen sowie die Installation und Einrichtung auf lokalisierten Rechnern usw. geprüft. Die Texteingabe wurde in einem separaten Punkt bewertet.

User Experience

Der Begriff User Experience wird in der ISO-Norm 9241-210 (Ergonomie in der Mensch-System-Interaktion) definiert und beschreibt „a person’s perceptions and responses that result from the use and/or anticipated use of a product, system or service.” Dies umfasst alle Effekte, die die Nutzung einer Bedienoberfläche vor und nach der Nutzung sowie während der Nutzung auf einen Nutzer hat.

Dieser Beitrag konzentriert sich auf die Kriterien:

• grafische Auswertung von Unternehmenskennzahlen,
• professionelles Onboarding,
• Verfügbarkeit einer mobilen App,
• Nutzerhinweise und
• Fehlermeldungen.

Zudem wurde die Usability als Qualitätsmerkmal der Benutzeroberfläche bewertet. Hier wurden die Erlernbarkeit, effiziente Nutzung (z. B. schnelle Navigation) und angenehme Bedienbarkeit des Systems bewertet.

Die fünf wichtigsten Fakten

1. Unter dem Begriff „User Experience“ versteht man „a person’s perceptions and responses that result from the use and/or anticipated use of a product, system or service”.
2. Unter „Usability“ versteht man das „Ausmaß, in dem ein Produkt durch bestimmte Nutzer in einem bestimmten Nutzungskontext genutzt werden kann, um bestimmte Ziele effektiv, effizient und zufriedenstellend zu erreichen“.
3. Das Testen von Soho-Softwarelösungen zeigt erhebliche Funktionsunterschiede.
4. Alle Lösungen haben eine gute Benutzerfreundlichkeit mit intuitiver Bedienung.
5. Die wichtigsten Entscheidungskriterien sollten Unternehmensgröße, Preis der Software sowie die Benutzerfreundlichkeit sein.

Zugang/Kosten

Dieses Kriterium bewertet die einzelnen Kostenmodelle und den Zugang zur Software.

Funktion der Eingabefelder

Als Teilkriterium der Funktionalität wurde die Funktion der Eingabefelder gesondert bewertet.

Individualisierbarkeit

Die DIN EN ISO 9241-110 definiert Usability als das „Ausmaß, in dem ein Produkt durch bestimmte Nutzer in einem bestimmten Nutzungskontext genutzt werden kann, um bestimmte Ziele effektiv, effizient und zufriedenstellend zu erreichen“. Im Rahmen dieses Kriteriums wurden einerseits die Individualisierbarkeit der Benutzeroberfläche, andererseits die Individualisierbarkeit der Softwarelösung durch Schnittstellen und Erweiterungen bewertet.

Sage 50 Connected

Es handelt sich um eine Softwarelösung für Kleinunternehmen, die grundlegende kaufmännische Operationen ausführen kann. Die Software unterscheidet sich in drei verschiedenen Variationen: „Standard“, „Comfort“ und „Professional“. Im Rahmen der Softwaretests wurde die „Standard“-Lösung näher analysiert, da diese kostenlos im vollen Umfang zur Verfügung steht und getestet werden konnte.

Sage 50 Connected bietet eine hohe Funktionalität. Zu den Möglichkeiten gehören unter anderem: Buchungserfassungen, eine Kassenbuchverwaltung, die Erstellung von Rechnungen, Angeboten, Lieferscheinen etc., eine Kunden- und Lieferantenverwaltung und eine Sachkontenverwaltung. Anhand einfacher Zahlungsaufträge können noch offene Posten durch eine SEPA-Lastschrift beglichen werden. Artikel, Kunden, Sachkonten und Lieferanten können unter den jeweiligen Menüpunkten verwaltet werden, wobei stets eine gute Übersicht gewährleistet ist. Für die verschiedenen Vorgänge, z. B. Angebots- und Rechnungserstellung, gibt es einen separaten Menüpunkt. Sage 50 Connected erstellt die Einnahmen-Überschuss-Rechnung selbstständig. Es erzielt hohe Werte bei der Funktionalität und den Kosten (Standard 30 €, Comfort 35 €, Professional 40 €) bzw. dem einfachen Zugang.

Zudem funktioniert die Rechnungserstellung einwandfrei. Obwohl der Einstieg für Laien durch die Ähnlichkeit vieler Eingabemasken in gewisser Weise vereinfacht wird und die Anwendung übersichtlich und strukturiert gestaltet ist, geht der hohe Funktionsumfang zulasten der Benutzerfreundlichkeit.

Bei der Erstinstallation wird kein Onboarding angeboten, ist jedoch durch einen Berater buchbar. Eine Übersicht über den Erfolg des nutzenden Unternehmens wird im Reiter „Cockpit“ geboten. Hier findet der Nutzer schnell und ohne Umwege einfache Statistiken, u. a. zu Artikel- oder Kundenumsätzen, offenen Posten und Kontenübersichten.

Unter dem Punkt „Mandanteneinstellungen“ können Informationen des eigenen Unternehmens verwaltet und eine Verbindung zu Dritten wie dem Steuerberater und dem Finanzamt hergestellt werden. Zudem verfügt Sage 50 Connected über eine DATEV-Schnittstelle und integrierte PayPal- und Stripe-Bezahlfunktionen für Rechnungen. Eine Mobil-App kann kostenlos genutzt werden.

Die oben genannten Features sind in der „Standard“-Version der Software enthalten. Je nach Anforderungen des (Klein-) Unternehmens muss das Abonnement angepasst werden. So können in den höheren Preisklassen z. B. Bestellungen mithilfe der Software getätigt, Anlagen ordnungsgemäß in der Buchhaltung festgehalten, E-Rechnungen (XRechnung) verarbeitet und Kosten- und Erlösrechnungen erstellt werden. Zur Erstellung von Lohnabrechnungen und Bilanzen wird eine weitere Software von Sage benötigt. Kunden mit einer Microsoft-365-Business-Standard-Lizenz ist es aufgrund der nahtlosen Integration von Microsoft 365 mit Sage 50 Connected jederzeit möglich, überall und mit jedem beliebigen Gerät zu arbeiten.

Freitextfelder als potenzielle Fehlerquelle

Beim Testen von Sage 50 Connected fallen auf Anhieb die vielen Freitextfelder ins Auge. Eingabefelder, die eine Eingabe in beliebigem Format erlauben, sollten nach Möglichkeit vermieden werden, da sie eine potenzielle Fehlerquelle darstellen. Die Freiheit, die dem Nutzer beim Einpflegen von Informationen gewährt wird, kann zu einer erhöhten Fehleranfälligkeit führen. Eine der größten Unstimmigkeiten wurde beim Einpflegen von Artikeln beobachtet. Hier können die Eigenschaften von einzupflegenden oder bereits eingepflegten Artikeln negative Werte annehmen. Demzufolge war es möglich, negative Maße, ein negatives Gewicht und einen negativen Ist-Bestand festzuhalten.

Solche Fehler stellen ein besonderes Risiko dar und müssen behoben werden. Insbesondere bei Daten in festen Formaten, wie z. B. bei Kreditkartendaten, empfiehlt es sich, die Eingaben automatisch zu formatieren und Einschränkungen festzulegen, bei Zahlen etwa Wertebereiche, bei Buchstaben die Anzahl der Zeichen. Eines der wenigen Eingabefelder, die keine Freitexteingabe erlauben, ist das Datumsfeld. Bei der Eingabe eines Datums wird dem Benutzer eine Kalenderdarstellung zur Auswahl des Datums angeboten.

Zusammenfassend wird bei Sage 50 Connected eine benutzerfreundlichere Gestaltung der Formulare durch Anzeigen von Hinweisen und Fehlermeldungen empfohlen. Eingabefelder, in denen Eingaben in beliebigem Format, wie Sonderzeichen oder negative Werte ohne Realitätsbezug zum jeweiligen Anwendungsfall erlaubt sind, sollten vermieden werden.

Weitere Kriterien der Usability bezogen auf die Eingabefelder konnten überzeugen. Hierzu gehören die Beschriftungen und die Sichtbarkeit der Datenfelder und die effiziente Arbeitsweise durch kurze Prozessschritte. Beispiele hierfür sind die Schnellnavigation und der Direktaufruf eines Prozesses aus der Kunden-, Lieferanten- oder Artikelliste heraus.

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sevDesk

Es handelt sich um eine Buchhaltungssoftware und ein Rechnungsprogramm, das in erster Linie für Selbstständige, Freiberufler/-innen und kleine Unternehmen von bis zu neun Mitarbeitenden geeignet ist. Es werden drei Tarife angeboten. Der günstigste Tarif „Rechnung“ beschränkt sich auf grundlegende Funktionen zum Rechnungs- und Angebotsschreiben. Der Tarif „Buchhaltung“ bildet den Standardtarif und umfasst alle Funktionen des Rechnungstarifs, bietet aber zudem sämtliche Dienste rund um die Buchhaltung an. Deutlich teurer ist das „Warenwirtschaftsprogramm“, welches zusätzlich eine Bestands- und Lagerverwaltung anbietet.

Dieser Beitrag liefert eine Bewertung des Buchhaltungstarifs, der je nach Laufzeit monatlich zwischen 15,90 € und 18,90 € kostet (Stand 06.11.2022). Dieser Tarif bietet die Möglichkeit, Kontakte anzulegen und Angebote, Aufträge und Lieferscheine zu erstellen und zu verwalten. Neben normalen Rechnungen können unter anderem Mahnungen und Gutschriften erstellt, Belege erfasst und Dokumente hochgeladen werden. Außerdem gibt es die Möglichkeit, Bankkonten zu verknüpfen und Überweisungen direkt über das entsprechende Interface zu tätigen. Der Tarif beinhaltet zudem eine automatische Auswertung der Einnahmen-Überschuss-Rechnung und eine direkte Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung (UstVA) an das Finanzamt. Ist der Steuerberater im Steuerberaterportal von SevDesk angemeldet, so kann eine direkte Verknüpfung hergestellt werden.

Wiederkehrende und ähnelnde Eingabemasken und gleiche Bedienungsabläufe für ähnliche Use Cases wie „Rechnung erstellen“, „Produkt erstellen“ und „Kontakt erstellen“ mindern die Komplexität und erleichtern den Einstieg in das Programm. Positiv hervorzuheben ist, dass SevDesk durch das Anlegen von Kontakten und Produkten und deren Wiederverwendung in anderen Bereichen wie der Rechnungs- und Auftragserstellung eine gewisse Konsistenz gewährleistet. So können Rechnungen nur an bereits angelegte Kontakte gesendet werden.

Jedoch fällt auch hier auf, dass in den meisten Eingabefeldern alle Eingabetypen akzeptiert werden und es keine Einschränkungen gibt. So kann beispielsweise eine Rechnungsnummer aus reinen Sonderzeichen bestehen oder der Umsatzsteuersatz einen negativen Prozentwert annehmen.

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papierkram

Es handelt sich um ein Buchhaltungstool, das überwiegend bei projekt- und auftragsbasierten Selbstständigen, kleinen und Kleinstunternehmen verwendet wird. Mit diesem Tool können Angebote oder Rechnungen erstellt werden, eine Einnahmenüberschussrechnung durchgeführt, die Umsatzsteuer vorangemeldet, Projekte erfasst und digitale Belege archiviert werden.

Die Software bietet vier verschiedene Versionen an: „Free“, „Pro+“, „Team“und „Business“. Für das Testing wurde die „Free“-Version verwendet, da diese die Basisfunktionen enthält und einen Überblick über die wichtigsten Funktionen und die Usability ermöglicht. Grundsätzlich ähneln sich die Masken bei der Erstellung in den verschiedenen Kategorien, was den Einstieg in das Programm erheblich erleichtert.

Die Punkte, die in der „Free” -Version bearbeitet/erstellt werden können, sind Stammdaten, Zeiterfassung, Einnahmen, Ausgaben und Einstellungen. Der Tarif beinhaltet zudem eine automatische Auswertung der Einnahmen-Überschussrechnung und eine direkte Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung (UstVA) an das Finanzamt. Die Gewinn- und Verlustrechnung muss mithilfe eines Steuerberaters erstellt werden, der Zugang zur Anwendung erhält. Mit der mobilen App für iOS und Android bietet papierkram außerdem eine orts- und zeitunabhängige Verwaltung der betrieblichen Finanzen. In der Free-Version können allerdings nur drei Zeiten pro Monat über die App gebucht werden.

Neben der grafischen Darstellung wichtiger Unternehmenskennzahlen und -auswertungen konnte die Erstellung von E-Rechnungen „ZUGFeRD 2.0“ überzeugen. Papierkram unterstützt bei der Erstellung von professionellen und formal korrekten Rechnungen und eignet sich mit seiner intuitiven Oberfläche und klaren Optionen ideal für Anfänger.

Die Lösung eignet sich nicht für den Einsatz in der Warenwirtschaft, da sie keine Möglichkeit zur Erfassung von Prozessen der betriebswirtschaftlichen Leistungserstellung (Wareneingang, Warenvertrieb usw.) bietet. Zudem verfügt das System nicht über Schnittstellen zur Anbindung von Kassensystemen, POS-Terminals (Terminals zum bargeldlosen Bezahlen) oder andere Onlineshop-Lösungen.

Das System erzielt hohe Werte bei den geringen Kosten und der User Experience. Obwohl kein Onboarding für Erstanwender angeboten wird, ist das Angebot an Tutorials groß.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass sich papierkram vor allem für projektbasierte Selbstständige, Solopreneure oder für KMUs eignet. Die Abrechnung von erbrachten Leistungen ist relativ einfach und erfolgt intuitiv. Diese Aufgabe ist bereits im Umfang der kostenlosen Software enthalten. Jedoch bietet sich diese Anwendung nicht für Händler an, die Anbindungen an ein Shop-System oder an die Warenwirtschaft benötigen, da papierkram dieses Feature nicht anbietet.
Schlussendlich lässt sich sagen, dass papierkram sich durch seine Benutzerfreundlichkeit auszeichnet und mit vier verschiedenen Versionen eine breite Zielgruppe erreicht.

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Zoho One

Bei Zoho One handelt es sich um eine Webapplikation des Buchhaltungstools der Unternehmenssoftware Zoho ONE. In dieser Software liegt das Hauptaugenmerk auf der Buchhaltung für kleine Unternehmen, um Zahlungseingänge und -ausgänge zu erfassen, zu überwachen, Rechnungen zu schreiben, eine Umsatzübersicht zu erstellen und Inventar und Artikel zu verwalten.

Zoho Books kann losgelöst von den anderen Tools, die Zoho One bietet, gebucht werden. Da sich die Integration mit beispielsweise dem CRM, Inventory und Expense jedoch durch das Zusammenspiel der benötigten Daten lohnt, wird die Komplettsoftware empfohlen, die über 45 Anwendungen beinhaltet. Zoho Books kann nach einer kostenlosen 14-tägigen Testphase in drei verschiedenen Preismodellen gebucht werden: Standard für 12 €/Monat, Professional für 24 €/Monat und Premium für 36 €/Monat. Für die Tests, die dieser Projektbericht zum Thema hat, wurde die Standardversion verwendet, da diese bereits über alle nötigen Tools für eine Buchhaltung eines kleinen Unternehmens verfügt. Die höherpreisigen Versionen sind nur bei mehreren Benutzern oder eigenen Workflow-Regeln für besondere Fälle nötig.

Die Benutzeroberfläche von Zoho Books bietet ein positives Nutzererlebnis und erleichtert die Verwendung. Die Software ist leicht zu durchblicken und in kurzer Zeit in all ihren Funktionen anzuwenden. Es werden umfangreiche Werkzeuge angeboten, die es ermöglichen, die Software stark an die eigenen Bedürfnisse anzupassen. Beispielsweise wird ein Tool mit der Bezeichnung „Flow“ zum Aufbau von No-Code-Integrationen zwischen Zoho und Drittanbieter-Apps bereitgestellt. Zudem besteht die Möglichkeit zur Integration neuer Funktionen, um die eigenen Geschäftsprozesse darzustellen. Das Tool „Sigma“ bietet die Möglichkeit, die Anwendung durch Erweiterungen (mit HTML, CSS und JavaScript) an das eigene Unternehmen anzupassen.

Im Rahmen der Softwaretests fällt auch hier auf: Diese Soho-Lösung enthält ebenfalls einige Freitextfelder. Nutzer sind frei bei der Wahl der Eingaben und müssen keine Vorgaben beachten. Eingabefelder wie „Anrede“ ließen auch Zahlen und Sonderzeichen zu. Bei Feldern für Telefon- oder Faxnummern waren auch Strings erlaubt. Lediglich Datumsfelder wurden mit einem festen Format vorgegeben und ausschließlich korrekt formatierte Eingaben akzeptiert und abgespeichert. Solche Fehler stellen ein besonderes Risiko dar und müssen behoben werden. Insbesondere bei Daten in festen Formaten, wie z. B. bei Kreditkartendaten, empfiehlt es sich, die Eingaben automatisch zu formatieren und Einschränkungen festzulegen, bei Zahlen etwa Wertebereiche, bei Buchstaben die Anzahl der Zeichen.

Im Großen und Ganzen ist diese Software jedoch leicht verständlich und benutzerfreundlich; und für wenig Geld werden dem Nutzer sehr viele Funktionen zur Verfügung gestellt. Eine mobile App steht kostenlos zur Verfügung.

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BuchhaltungsButler

Es handelt sich um eine cloudbasierte Softwarelösung für die Automatisierung der Finanzbuchhaltung, deren Konzeptionierung gut für kleine und mittelgroße Unternehmen ist. Es handelt sich zudem grundsätzlich um eine kostenpflichtige Software, die jedoch eine kostenlose 14-tägige Testphase anbietet. Dabei wird das Kostenmodell in drei Kategorien unterteilt:

1. Paket „Vorbucher“: Die Kosten betragen 34,95 € monatlich, und dieses Paket beinhaltet grundsätzliche Software Features wie u. a. smarte Belegerkennung, branchenführende Automatisierung, Bankkonten-, Kreditkarten-, und Paypal-Funktion, Einzel-und Sammelüberweisungen, Regeln, Auto- und Sammelverarbeitungen, das Schreiben von Rechnungen und Angeboten, das Erstellen von Gutschriften, Zugang und Export für den Steuerberater, BWA, SuSa und Kontenblätter sowie Rechteverwaltung für Mitarbeiter und den technischen Support.
2. Paket „Selbstbucher“: Dieses Paket kostet 39,95 € im Monat und bietet, neben den Funktionen, die auch im Paket „Vorbucher“ vorhanden sind, zusätzliche Funktionen wie die Umsatzsteuer-Voranmeldung, zusammenfassende Meldung, Auswertungen, Bilanz, Rechnungsfreigabe und die Anlageverwaltung an.
3. Paket „Premium“: Der Kostenfaktor dieses Pakets liegt bei monatlich 109,95 €. Die zuvor genannten Funktionen aus den Paketen „Vorbucher“ und „Selbstbucher“ werden auch hier selbstverständlich angeboten und um weitere Funktionen wie unbegrenzte Nutzerzugänge, professionelles Onboarding, Buchhaltung, Support und einen persönlichen Ansprechpartner erweitert. Dieses sehr vielseitige Angebot an unterschiedlichen Funktionen, die die Automatisierungsprozesse fördern, dienen der Kundengewinnung.

Innerhalb der Testphase wurde das 14-tägige „Vorbucher-Paket“ verwendet, da dies einheitlich die Grundlagen der Buchhaltung abdeckt und die vorausgesetzten Anforde-rungen für die Testung erfüllt. BuchhaltungsButler ist im Unternehmensmarkt etabliert, allerdings gibt es Optimierungsbedarf, insbesondere im Bereich der Eingabefelder und deren Konfiguration. Eingabemöglichkeiten für feste Datenformate wie E-Mail-Adressen, Bankverbindungen und weitere sensible Daten müssen entsprechend konfiguriert werden, um Fehler zu vermeiden.

Die Software verfügt über DATEV- und ELSTER-Schnittstellen. Die API-Schnittstelle ermöglicht eine Anbindung eigener Tools und Drittanbieter-Anwendungen, um bestimmte Aktionen auszuführen. Somit kann die Anwendung als Plattform verwendet und zu einem hohen Grad an das eigene Unternehmen angepasst werden.

Die Anwendung erzielt hohe Werte bei der Individualisierbarkeit. Sie ist benutzerfreundlich gestaltet und leicht bedienbar. Sie ermöglicht den einfachen Umgang mit Konten, die manuell angelegt werden können, und die bequeme Datenerhebung durch das Einscannen von Belegen. Belege können anschließend verarbeitet und exportiert werden.

Weiterhin positiv hervorzuheben ist die anwenderfreundliche Gestaltung der automatisierten Weiterleitung der Bankverbindung für die Verknüpfung der Banken mit dem System. Grundsätzlich bietet die Software „BuchhaltungsButler“ viele Möglichkeiten, Daten manuell einzugeben, was für den individuellen Kunden natürlich einen Mehrwert haben kann, aber auch ein gewisses Risiko mit sich bringt.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Software „BuchhaltungsButler“ grundsätzlich durch die leichte Handhabung empfehlenswert und benutzerfreundlich ist, anderseits allerdings einige Auffälligkeiten aufweist, die sich optimieren lassen, um durch Automatisierungsprozesse mit vordefinierten Auswahlkriterien die Kundenfreundlichkeit zu steigern.

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MonKey Office 2022

MonKey Office 2022 ist eine kaufmännische Komplettlösung der ProSaldo GmbH, mit der alle bürokratischen Aufgaben rund um die Finanzen komfortabel und unkompliziert erledigt werden können. Sie bietet einen hohen Funktionsumfang rund um das Rechnungswesen, die Finanzbuchhaltung und die Administration von Office und Stammdaten.

Der Fokus hier liegt auf der Finanzbuchhaltung für kleine Unternehmen (Small-Office/Home-Office). Sie bietet zudem noch die Möglichkeit eines Importes und Exportes von und zu Textdateien, eBilanz-Online, GoBD und verfügt über direkte Schnittstellen zu ELSTER und DATEV. Nach einer kostenlosen 60-tägigen Testphase kann die Software weiterhin verwendet werden. Es besteht lediglich die Option der Buchung von Modulen, welche die kostenfreie Standardversion um einige Funktionen erweitern. Die angebotenen Module REWE, FIBU, COMPLETE & PRO sind für 199 €, 199 €, 299 € und 399 € erwerbbar. Existenzgründer haben zusätzlich die Möglichkeit, die Software zwölf Monate kostenfrei zzgl. eines der genannten Module zu verwenden.

Für das Testen von MonKey Office 2022 wurde die PRO-Version gewählt, da nur so alle Use Cases der anderen Programme annähernd abgedeckt werden konnten, sodass eine Vergleichbarkeitsgrundlage hergestellt werden konnte. Im Verlauf der Software-Tests haben (fast) alle Use Cases wie erwartet funktioniert und es fielen lediglich zwei kleinere, nicht erwähnenswerte Unstimmigkeiten auf, die die Bedienbarkeit der Lösung in keiner Weise einschränken.
MonKey Office 2022 ist eine solide Software für jegliche Belange von Kundschaft aller Bereiche. Besonderes Augenmerk verdient der hohe Individualisierungsgrad der Software. Hierzu gehört beispielsweise die Option, grundlegende Voreinstellungen vorzunehmen, welche in allen Bereichen der Software wiederverwendet werden können.

Ein weiteres Plus ist die Offline-Fähigkeit der Software sowie die Beschaffenheit der Software für mehrere Benutzer. Es muss also nicht zwangsläufig eine Verbindung zu einem Datenbank-Server bestehen. Die bereits genannten Probleme mit einigen Eingabefeldern, darunter Felder zur Eingabe von Daten für Einkaufs- und Verkaufsbelege oder für die Inventur, stellen potenzielle Fehlerquellen dar. Alles in allem bleibt es also dennoch dabei, dass für MonKey Office eine klare Empfehlung auszusprechen ist.

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Zusammenfassung

Das Testen von ausgewählter Software im Rahmen dieses Beitrags zeigt, dass die am Markt etablierten Soho-Softwarelösungen teils erhebliche funktionale Unterschiede aufweisen. Alle getesteten Lösungen weisen eine gute Benutzerfreundlichkeit mit intuitiver Bedienung auf. Nur wenige Tage genügen, um sich mit dem jeweiligen Programm vertraut zu machen. Dementsprechend angenehm ist die individuelle User Experience.

Bei der allgemeinen Funktionalität ist erkennbar, dass die Softwarelösungen papierkram und SevDesk die höchsten Werte erreichen. Diese beiden Lösungen können ebenfalls im Bereich User Experience/Usability punkten. Alle getesteten Anwendungen sind für Einsteiger geeignet. Zugang und Kosten der einzelnen Softwarelösungen wurden im Allgemeinen als „gut” bewertet, wobei Sage 50 Connected, SevDesk und Zoho Books hier die höchsten Ränge erreichen können. Die Funktionalität der Eingabefelder schneidet im Vergleich zu den anderen Bewertungskriterien bei allen Softwarelösungen schlechter ab. Insbesondere papierkram erreicht hier nur die halbe Punktzahl. Die Individualisierbarkeit erzielt ein ähnliches Ergebnis, wobei Sage 50 Connected mit einer Punktzahl von 2,5 am schlechtesten abschneidet, da keine API-Schnittstelle zur Integration eigener Anwendungen und zur Anpassung der Software an die individuellen Bedürfnisse des Anwenders geboten wird. Sieger der gestesteten Lösungen ist SevDesk, die mit 4,5 Sternen nur knapp an der Höchstwertung vorbeischlittert, dicht gefolgt von MonKey Office 2022, Zoho One und BuchhaltungsButler mit vier Sternen.

Schließlich sollte die Software gewählt werden, die im individuellen Fall am besten zum Unternehmen passt. Beispielsweise ist es ratsam, sich als Unternehmer ohne sonstige Softwarelösungen weniger auf das Kriterium der Individualisierbarkeit der Software (Möglichkeit zur Integration eigener Lösung mithilfe von APIs) und mehr auf andere Kriterien zu konzentrieren. Dabei spielen insbesondere die Unternehmensgröße, der Preis der Software und die Benutzerfreundlichkeit eine wichtige Rolle.

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