DMS

Die strukturierte Verwaltung von Dokumenten ist nicht nur im klassischen Büroalltag, sondern gerade auch im internationalen Projektgeschäft eine der Kernaufgaben des modernen IT-Managements. Nur durch die Erfassung, Kategorisierung und revisionssichere Ablage aller relevanten Dateien können Anwenderunternehmen heute noch Transparenz schaffen und regulatorische Anforderungen erfüllen. Dabei kann das vorhandene ERP-System eine erhebliche Rolle spielen, entweder als zentrale Datenquelle oder als Integrationspunkt für ein angebundenes Dokumenten-Management-System. Unsere Beiträge beschreiben, welche Systeme sich für welche Aufgaben eignen und wie die Anbindung an ERP-Systeme erfolgt.

KI ist Pflicht für moderne DMS-Systeme Was Unternehmen heute von einem integrierten DMS erwarten dürfen

Wie effizient ein ERP-System arbeitet, entscheidet sich zunehmend am Umgang mit Dokumenten. Moderne DMS-Lösungen integrieren KI direkt in ERP-Prozesse, automatisieren Datenerfassung und ermöglichen dialogbasierte Interaktion mit Unternehmensdokumenten. Hier ist tiefe KI-Integration längst Standard und sorgt für erhebliche Produktivitätseffekte.

Dokumentenstrategie als Wettbewerbsvorteil Wie Potsdam Consulting mit einem Sondermaschinenbauer eine tragfähige DMS-Strategie entwickelt hat

Ein führender Sondermaschinenbauer kämpfte mit verstreuten Ablagen, inkonsistenten Versionen und langsamen Freigaben. Potsdam Consulting analysierte die Lage entlang zentraler ECM-Dimensionen, moderierte einen fokussierten Entscheidungsprozess und entwickelte ein Zielbild von „Behutsam“bis „Rundum sorglos“. Eine belastbare Tool-Shortlist, klare Governance und eine KPI-gestützte Roadmap ermöglichen schnelle Quick Wins und eine sichere Skalierung.

WhatsApp macht ERP auf der Baustelle nutzbar Mit Messenger-Kommunikation und REST-API zu besseren Baudaten

ERP-Systeme entfalten in der Bauwirtschaft nur dann ihren vollen Nutzen, wenn Baustellendaten vollständig und zeitnah erfasst werden. Da neue Apps oft auf geringe Akzeptanz stoßen, eignen sich etablierte Kommunikationskanäle wie WhatsApp als niederschwellige Frontends. So lassen sich Baudaten ohne Medienbrüche erfassen, ins ERP übertragen und für Management, Kosten- und Qualitätssteuerung nutzbar machen.

IT-Transformation im Mittelstand Eine Fallstudie über Strategie, Integration und den Mut zur Veränderung

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In vielen mittelständischen Unternehmen ist die IT über Jahre hinweg zu einem komplexen Geflecht gewachsen, getrieben von Pragmatismus, kurzfristigen Entscheidungen und begrenzten Ressourcen. Der folgende Praxisfall zeigt, wie eine solche Struktur durch gezielte Beratung, ein klares Zielbild und strategisches Projektmanagement erfolgreich transformiert werden kann. Gemeinsam mit der Geschäftsleitung eines Handelsunternehmens entwickelte Potsdam Consulting ein zukunftsfähiges IT-Fundament.

„Ihr Digitalisierungspartner für die Baubranche – wir leben ERP“ 2024 IM GESPRÄCH: Andreas Hougardy, Geschäftsführer, SOFTBAUWARE GmbH

Die SOFTBAUWARE GmbH digitalisiert die Baubranche und lebt ERP. Mit ihrer Lösung „ERPbos“ ist sie damit zum Sieger des Wettbewerbs „ERP-System des Jahres 2024“ in der Kategorie „Variantenreiche Fertigung“ gekürt worden. Im Interview spricht Geschäftsführer Andreas Hougardy über die häufigsten Barrieren, die eine schnelle System-Implementierung verhindern und welche Entscheidungen die Geschäftsführung treffen sollte, wenn sie ganz scheitert.

Usability-Aspekte bei der DMS-Auswahl Neue Kriterien für die Auswahl von Dokumentenmanagementsystemen

Bei der Wahl des richtigen Dokumentenmanagementsystems bleiben oft entscheidende Usability-Aspekte auf der Strecke. Genau an dieser Stelle setzt das Forschungsprojekt uSelect DMS an: Im Rahmen dieser Initiative werden konkrete, objektiv messbare Usability-Kriterien und praxistaugliche Vorgehensmodelle entwickelt, die den Auswahlprozess von Software grundlegend verbessern und um den wichtigen Faktor Usability erweitern sollen.