IT-Transformation im MittelstandEine Fallstudie über Strategie, Integration und den Mut zur Veränderung
18.07.2025
Lesedauer: 4 Minuten
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In vielen mittelständischen Unternehmen schlummert in den IT-Systemen ein hohes Maß an Komplexität – gewachsen durch Pragmatismus, kurzfristige Entscheidungen und oft auch durch personelle Engpässe. Der hier beschriebene Fall zeigt eindrucksvoll, wie ein solcher Flickenteppich aufgelöst werden kann – und wie durch strategische Beratung und konsequente Projektsteuerung eine integrierte, zukunftsfähige IT-Landschaft entsteht.
Das Projekt wurde durch Potsdam Consulting Advisory GmbH gemeinsam mit der Geschäftsleitung eines etablierten mittelständischen Handelsunternehmens durchgeführt. Der Beratungsauftrag: die Konzeption eines umfassenden IT-Zielbilds und die strategische Auswahl eines neuen ERP-Kerns inklusive aller relevanten Umsysteme.
Herausforderungen gewachsener Systeme
Der Kunde ist ein familiengeführter Handelsbetrieb mit starker Präsenz im deutschsprachigen Raum sowie Aktivitäten in Frankreich und den Niederlanden. Das Sortiment reicht von Einrichtungsgegenständen über Textilien bis hin zu Wein. Auf rund 550 Mitarbeitende kommen etwa 350–400 ERP-Nutzer. Die IT-Basis: ein veraltetes SAP ERP, dessen Wartungszeitraum abgelaufen war.
Neben dem zentralen ERP-System existierte eine Vielzahl isolierter Subsysteme:
- Zwei parallele Data Warehouses
- Ein Kampagnentool
- Eine selbst entwickelte Produktdatenbank
- Ein HR-System
- Ein externer Webshop, betreut durch einen Dienstleister
- Kein CRM, kein PIM, kein DMS – zentrale digitale Funktionen fehlten komplett
In dieser Konstellation konnten grundlegende Ziele wie effiziente Prozessdurchläufe, konsistente Datenhaltung oder integriertes Kundenmanagement kaum erreicht werden. Die Trennung der Systemwelt sorgte für hohe Redundanzen, manuelle Arbeitsschritte und Medienbrüche – mit spürbaren Auswirkungen auf Produktivität und Kundenerlebnis.
„Wir arbeiteten in Silos – und jeder dachte, das sei normal.“
– Bereichsleiter Kundenservice
Die Mission: Struktur schaffen, Zukunft sichern
Der Projektstart erfolgte mit einer Zieldefinition, die gemeinsam mit der Geschäftsführung und Gesellschaftern entwickelt wurde. Die drei übergeordneten strategischen Ziele:
1.Prozesseffizienz erhalten und ausweiten: Bestehende Stärken in Bereichen wie Logistik, Individualisierung und Versandlogik sollten nicht verloren gehen.
2.Wirtschaftlichkeit steigern: Durch Einsatz moderner Standardsoftware sollte operativer Aufwand reduziert werden.
3.Flexibilität für internationales Wachstum: Eine skalierbare Systemarchitektur sollte neue Märkte und Kanäle unterstützen.
Die Methodik von Potsdam Consulting war klar strukturiert: Analyse des Status quo, Workshops mit Fachabteilungen, Bewertung der Wandlungsfähigkeit einzelner Systeme und Entwicklung eines modularen Zielbilds. Im Fokus stand die Frage: Welche Systeme bleiben zentral (ERP)? Welche werden ausgelagert (CRM, PIM, WMS)? Und wie sieht ein realistischer Migrationspfad aus?
Die Zielarchitektur: Modulare Systeme mit klarer Schnittstellenstrategie
Die neue IT-Landschaft wurde entlang funktionaler Domänen gegliedert. Besonders wichtig war, nicht nur Technologien auszuwählen, sondern ihre strategische Rolle im Gesamtbild festzulegen.
ERP – Herzstück des Betriebs (Priorität 1)
Das bestehende SAP-System war überaltert und zu monolithisch. Verschiedene Alternativen wurden bewertet – von S/4HANA über schlanke ERP-Lösungen bis hin zu Commerce Suites. Letztlich entschied man sich für eine Trennung von ERP und Lagerverwaltung (WMS) – mit dem Ziel, Projektkomplexität zu reduzieren und Flexibilität in der Logistik zu gewinnen.
Handlungsempfehlung: Umsetzung der Variante ERP + dediziertes WMS. Diese Lösung bietet:
- Hohe Prozessdurchgängigkeit
- Klare Rollenteilung
- Reduzierung von Redundanzen
- Höhere Flexibilität für Logistikautomation und Skalierung
CRM – Kundenbeziehung zentralisieren (Priorität 1)
Ein zentrales CRM fehlte bislang komplett. Kundenkontakte liefen über den Webshop, SAP, E-Mail oder sogar manuell – einzeln und ohne Verknüpfung.
Empfohlene Lösung: Einführung eines funktionsreichen CRM-Systems, das Anfragen, Kampagnen, Historien und Servicefälle an einem Ort zusammenführt.
„Wir konnten eine Kundenanfrage nicht übergreifend nachvollziehen – das war im Jahr 2024 eigentlich nicht mehr akzeptabel.“
– Geschäftsführerin Vertrieb
PIM – Entlastung der Einkaufs- und Katalogprozesse (Priorität 2)
Das interne System zur Produktdatenpflege erforderte jährlich einen Datenpflegeaufwand von ca. 10.000 Stunden. Jeder Artikel wurde doppelt hier und in SAP gepflegt. Die Kampagnenplanung fand komplett in Excel statt.
Empfohlene Maßnahme: Einführung eines PIM-Systems mit strukturiertem Workflow, Versionierung und integrierter Schnittstelle zu Katalog und Webshop.
Business Intelligence – Von Excel zur Entscheidungsplattform (Priorität 3)
Das Reporting war fragmentiert, langsam und nicht entscheidungsunterstützend. Es gab keinen „Single Point of Truth“, keine KPI-Übersicht und keine Absatzprognose auf Basis valider Datenmodelle.
Ziel: Aufbau eines zentralen Data Warehouses, perspektivisch mit Category Management-Funktionalität und Self-Service-BI-Fähigkeiten für das Management.
Projektsteuerung: Mit Lenkungsausschuss und Advisory-Modell
Zur operativen Steuerung etablierte Potsdam Consulting ein Project Advisory Board unter Beteiligung von Prof. Gronau. Dieses Gremium tagte monatlich und sicherte:
- die inhaltliche Abstimmung zwischen Teilprojekten
- die Steuerung von Risiken
- eine kontinuierliche Projektkommunikation mit der Geschäftsleitung
Erfolgsfaktor: Die Beteiligung von Geschäftsführung und Fachbereichen sorgte für hohe Akzeptanz und Entscheidungsgeschwindigkeit.
Fazit: Mehr als nur Technologie – eine neue Denkweise
Das Projekt war nicht nur eine technische Erneuerung. Es war ein strategischer Befreiungsschlag. Das Unternehmen schuf sich eine zukunftsfähige, integrierte Systemarchitektur, die:
- operativ effizient arbeitet
- Risiken reduziert
- neue Geschäftsmöglichkeiten eröffnet
„Wir haben aus dem Systembetrieb eine strategische Plattform gemacht – das war die beste Investition der letzten zehn Jahre.“
– Geschäftsführer (Kunde)
Die Fallstudie zeigt eindrucksvoll, wie strukturierte IT-Beratung den Unterschied macht. Sie ist ein Lehrstück für die strategische Modernisierung mittelständischer Unternehmen in einer zunehmend digitalen Handelswelt.
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