Vorbereitung SAP R/3-Umstellung auf S/4HANADiese drei Punkte sollten Sie beachten
10.01.2025 - von Potsdam Consulting Advisory GmbH
Lesedauer: 4 Minuten
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Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren in vielen Unternehmen an Bedeutung gewonnen – so auch bei einem führenden öffentlichen Dienstleister, der umfassende Modernisierungsmaßnahmen durchführte. Eine entscheidende Maßnahme war die Vorbereitung auf den Wechsel vom etablierten SAP R/3 ECC 6.0 auf das zukunftsweisende SAP S/4HANA-System. Das Projekt wurde von der Potsdam Consulting Advisory GmbH begleitet, die ihre Expertise gezielt einbrachte, um alle vorbereitenden Schritte effizient und zielgerichtet umzusetzen.
Ausgangssituation
Das Unternehmen hatte in den vergangenen Jahren mit der Einführung moderner IT-Lösungen wie Office 365 erhebliche Fortschritte gemacht. Die integrierte SAP R/3-Lösung erfüllte viele Anforderungen des Unternehmens, insbesondere durch stark angepasste Module für den Baubereich und die Personalverwaltung.
Dennoch drängte die Zeit, da das Wartungsende für R/3 nahte und das Unternehmen sich gegen eine fragmentierte „Best-of-Breed“-Lösung und für eine Komplettmigration auf S/4HANA entschied. Ziel war es, eine robuste, effiziente und zukunftsfähige ERP-Landschaft aufzubauen.
Um eine fundierte Entscheidung zu treffen, welche Migrationsstrategie und welcher Implementierungspartner am besten geeignet wären, setzte das Unternehmen auf die umfassende Unterstützung durch Potsdam Consulting.
Drei zentrale Teilprojekte bildeten den Rahmen der Beratung: die Definition des Migrationsszenarios, die Auswahl des Implementierungspartners und die Bewertung möglicher Migrationspfade.
Migrationsszenario
Im ersten Schritt galt es, die bestehenden Geschäftsprozesse tiefgreifend zu analysieren. In intensiven Workshops mit den Fachbereichen wurde ein Soll-Ist-Vergleich durchgeführt, um herauszufinden, welche Prozesse beibehalten, angepasst oder optimiert werden sollten. Hierbei spielte eine Fit-Gap-Analyse eine entscheidende Rolle: Diese ermöglichte es, Unterschiede zwischen den bestehenden Prozessen und den Standardprozessen in S/4HANA aufzuzeigen.
Besonderes Augenmerk lag zudem auf den Anpassungen, die über die Jahre in das System integriert worden waren, etwa im Modul „Projektmanagement“. Es wurde geprüft, welche dieser Anpassungen für S/4HANA noch relevant waren und welche entfallen konnten. Die Datenmigration stellte eine weitere zentrale Herausforderung dar, da das neue System mit einem anderen Datenmodell arbeitet. Potsdam Consulting führte daher eine gründliche Bewertung der Datenqualität durch und erarbeitete Maßnahmenpläne für notwendige Bereinigungen der Stammdaten.
Ein weiterer Baustein war die Überprüfung der IT-Infrastruktur und die Festlegung der optimalen Betriebsform. Hieraus ergab sich eine fundierte Handlungsempfehlung zur weiteren Nutzung der Infrastruktur, ergänzt durch Vorschläge zur Betriebsform, beispielsweise On-Premise oder Cloud.
Das Ergebnis dieses Teilprojekts war ein detailliert dokumentiertes Migrationsszenario, das sämtliche organisatorische und technische Anpassungen umfasste und den geschätzten internen Aufwand präzise bezifferte.
Auswahl des Implementierungspartners
Da der Implementierungspartner einen wesentlichen Einfluss auf den Projekterfolg hat, wurde diesem Teilprojekt besondere Bedeutung beigemessen. Für die Auswahl wurde ein detailliertes Erwartungsprofil erstellt, das spezifische Anforderungen an den Partner definierte, insbesondere Kenntnisse im öffentlichen Sektor und Erfahrungen mit vergleichbaren Projekten.
Ein umfangreiches Marktscreening führte zur Identifizierung geeigneter Systemhäuser. Rund 50 Anbieter wurden in einer ersten Runde analysiert, bevor eine Shortlist mit sechs potenziellen Partnern erstellt wurde. Diese Partner stellten in sogenannten Webcasts ihre Ansätze zur Migration und ihre Umsetzungskompetenz vor. Potsdam Consulting bewertete diese Präsentationen anhand festgelegter Kriterien und erstellte eine Rangfolge.
In einer zweiten Präsentationsrunde erhielten vier ausgewählte Systemhäuser die Möglichkeit, ihre Konzepte und Referenzen im Detail vorzustellen. Vertreter aus verschiedenen Abteilungen des Unternehmens nahmen daran teil und gaben eine umfassende Bewertung ab. So konnte gewährleistet werden, dass sowohl technische als auch organisatorische Anforderungen abgedeckt waren. Am Ende dieses Prozesses lag ein Vorschlag für den optimalen Implementierungspartner vor, der sich durch ein starkes Leistungsprofil auszeichnete.
Bewertung des Migrationspfades
Das dritte Teilprojekt widmete sich der Frage, welcher Migrationspfad – Greenfield, Brownfield oder Bluefield – am besten geeignet war. Hierzu wurden Vergleichskriterien wie der Anpassungsaufwand, die Integration zusätzlicher Best Practices, die Systemstabilität sowie der interne Ressourcenbedarf herangezogen.
Gemeinsam mit dem gewählten Implementierungspartner wurden die relevanten Informationen zusammengetragen und die verschiedenen Pfade im Detail verglichen. Die Experten von Potsdam Consulting brachten hierbei ihre umfangreiche Projekterfahrung ein und formulierten eine Empfehlung, die dem Auftraggeber präsentiert wurde. Der Vorschlag berücksichtigte sowohl wirtschaftliche Aspekte als auch die langfristige Entwicklungsstrategie des Unternehmens.
Ergebnisse und Ausblick
Durch die strukturierte und umfassende Vorbereitung konnte das Unternehmen alle relevanten Fragen zur SAP-Umstellung klären und eine fundierte Grundlage für den nächsten Projektschritt schaffen. Die erarbeitete Strategie sichert eine effiziente Implementierung und minimiert Risiken während der Umstellung. Zudem wurden Potenziale zur Optimierung der Geschäftsprozesse identifiziert, die in künftigen Projekten realisiert werden können.
Die Zusammenarbeit mit Potsdam Consulting erwies sich als Schlüssel zum Erfolg: Dank ihrer methodischen Expertise und Marktkenntnis konnte das Unternehmen eine richtungsweisende Entscheidung treffen und die Weichen für eine zukunftssichere digitale Infrastruktur stellen.
Potsdam Consulting Advisory GmbH
http://www.potsdam-consulting.de
E-Mail: info@potsdam-consulting.de
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