Kommunikation

Nach der Auswahlentscheidung und nach der Vertragsunterschrift folgt die Umsetzung des Projektes. Nach meiner Erfahrung kann der Projekterfolg durch fünf Merkmale sichergestellt werden. Das erste Merkmal ist die Projektstruktur. Alle Mitarbeiter müssen den Projektplan, die Ziele, die mit dem Projekt verbunden werden und vor allem ihre eigene Rolle als Key-User oder Teilprojektleiter kennen. Und sie nehmen diese Rolle ernst und füllen diese auch aus! Wenn da im Projektplan steht „Schreiben von Testfällen“, dann schreiben die Key-User auch Testfälle. Sie warten nicht, bis jemand in der Phase „Integrationstest“ fragt, wo denn eigentlich die Testfälle seien. Idealerweise wird ein Projektmanagementhandbuch ausgeliefert, das auf die konkrete Situation im Unternehmen und die konkrete Projektstruktur zugeschnitten ist. Ich empfehle auch, die Namen und Aufgaben der Mitglieder der Projektorganisation direkt in das Handbuch einzutragen. Da sind dann Horst und Ahmed Key-User in ...

In dieser Folge des Trusted Advisor wird die Rolle der KU in einem Software-Einführungsprojekt beleuchtet. Diese haben eine sehr wichtige Aufgabe, denn sie stellen das Bindeglied zwischen den Entscheidungen im Projekt und dem Tagesgeschäft dar. Zu den Aufgaben der KU gehört es, zunächst am Entwurf der neuen Abläufe in der neuen Software mitzuwirken, deren Funktionsweise in der neuen Software zu testen und dann die neuen Prozesse und Eingabemasken den übrigen Mitarbeitern der Abteilung bekanntzumachen. Die KU stehen auch nach dem Go-live für Fragen als Ansprechpartner zur Verfügung. Um diese Aufgaben im Projekt bewältigen zu können, werden Key-User aus dem Tagesgeschäft für einen gewissen Zeitanteil freigestellt (empfohlen ein bis drei Tage je Woche). Sie können die ihnen zugedachte Rolle nur wahrnehmen, wenn sie teilweise im Tagesgeschäft verbleiben und nicht vollständig ins Projekt überwechseln. Um die Key-User bestmöglich auf ihre Rolle einzustimmen, ist es ...