The Trusted Advisor

In dieser Folge des Trusted Advisors wird erläutert, warum es sinnvoll ist, zunächst den Prozess zu betrachten, bevor eine Systemlösung angestrebt wird. Als Beispiel aus meiner Beratungspraxis soll hier ein Produktionsunternehmen dienen, das im Kundenauftrag komplexe Systeme konstruiert, im Werk vormontiert und beim Kunden endmontiert. Das Unternehmen ist Weltmarktführer aufgrund der Qualität und Produktivität seiner Systeme und nutzt moderne CAD-, PLM- und ERP-Systeme.

Diese Folge behandelt die Möglichkeiten und Grenzen einer Digitalisierung von sehr kleinen Unternehmen, die zwar die gleiche Komplexität aufweisen wie größere Firmen, aber weder die personellen noch finanziellen Ressourcen haben, um diese Komplexität digital abzubilden. Nicht alle Unternehmen können sich siebenstellige Aufwände zur Umsetzung ihrer Strategie der digitalen Transformation leisten. Gerade kleine und sehr kleine Unternehmen sind in Marktnischen sehr erfolgreich, nehmen für diesen Erfolg aber eine Menge Handarbeit und unverbundene Schnittstellen oder stark veraltete Informationssysteme in Kauf. Wenn dennoch eine erfolgreiche digitale Transformation gestaltet werden kann, müssen einige grundlegende Entscheidungen getroffen werden: Fokussierung auf echte Kernkompetenzen: Noch stärker als bei mittelständischen und großen Unternehmen muss sich das kleine Unternehmen auf einige wenige echte Kernkompetenzen fokussieren. Alles andere muss dann als ...

Übernommene Unternehmen stehen oft vor der Situation, dass die Holding gern das ERP-System auf SAP umstellen möchte. Diese Folge beleuchtet Vor- und Nachteile dieses Vorschlags. Beginnen möchte ich mit den Pro-Argumenten. Möglicherweise verfügt die Holding bereits über ein funktionierendes S/4HANA-System mit eingerichteten Berichtsstrukturen für die anderen Unternehmen der Gruppe. Meist ist der Wunsch nach Einheitlichkeit im Controlling und der Finanzberichterstattung der wesentliche Treiber für diese Anforderung. Andere Gründe liegen in dem Wunsch nach einheitlicher Behandlung von Kunden, Informationen oder Produkten über die gesamte Gruppe hinweg. Wenn dann in der Holding bzw. in der Gruppe noch ein für den konkreten Fall anwendbares Template für das Geschäftsmodell des übernommenen Unternehmens existiert, dann spricht das sehr für eine Abbildung auch des übernommenen Unternehmens in der gruppenweiten SAP-Lösung. Konkret bedeutet das nämlich, dass Stammdaten ...

In den ersten Monaten eines Einführungsprojektes wird häufig deutlich, welche lieb gewonnenen Funktionen nicht unverändert in das neue System übernommen werden. Dann kann es zu einer negativen Grundstimmung gegen die Systemeinführung kommen und das Projekt kann verzögert oder unter Umständen sogar gefährdet werden. Hier muss der Trusted Advisor eingreifen. Es ist erforderlich, Instrumente bereitzuhalten, mit denen die Stimmung im ERP-Projekt eingefangen werden kann und die es ermöglichen, schnell auf negative Effekte zu reagieren. Dazu setzt Potsdam Consulting ein sogenanntes Moodboard ein. Damit kann der wichtige Change-Management-Prozess effizienter gestaltet werden. Ziel muss eine Akzeptanz des neuen Systems und der damit einhergehenden Veränderung von Abläufen und Bedienoberflächen sein. Das Moodboard ist ein Umfragetool, mit dem die Akzeptanz des neuen Anwendungssystems und des Veränderungsprojektes insgesamt gemessen werden. Es bietet Partizipationsmöglichkeiten ...

In Verträgen über komplexe IT-/Reorganisationsprojekte sind Festpreise hinsichtlich der zu erreichenden Leistungen anzustreben. Um diese zu erreichen, können Bonus-/Malus-Regelungen verwendet werden. Diese Folge befasst sich mit den Vor- und Nachteilen dieser Regelungen. Eine Bonus-/Malus-Regelung kann so ausgestaltet werden, dass bei Unterschreiten des vereinbarten Dienstleistungsvolumens die nicht geleisteten Tage dem Dienstleister dennoch, zum Beispiel zur Hälfte, bezahlt werden. Dann hat dieser ein erhebliches Interesse, seine durchschnittlichen Erlös je Personentag zu steigern. Auch der Kunde ist an dieser Lösung interessiert, denn er zahlt für die gleiche Leistung im Endeffekt weniger Geld. Verbraucht der Dienstleister mehr Personentage, ohne dass diese durch Change Requests gesondert vom Kunden beauftragt wurden, so wird für diese Personentage abgestuft ein geringerer Betrag bezahlt. Je höher die Überschreitung ist, umso geringer wird der für die überschießenden ...

Nach der Auswahlentscheidung und nach der Vertragsunterschrift folgt die Umsetzung des Projektes. Nach meiner Erfahrung kann der Projekterfolg durch fünf Merkmale sichergestellt werden. Das erste Merkmal ist die Projektstruktur. Alle Mitarbeiter müssen den Projektplan, die Ziele, die mit dem Projekt verbunden werden und vor allem ihre eigene Rolle als Key-User oder Teilprojektleiter kennen. Und sie nehmen diese Rolle ernst und füllen diese auch aus! Wenn da im Projektplan steht „Schreiben von Testfällen“, dann schreiben die Key-User auch Testfälle. Sie warten nicht, bis jemand in der Phase „Integrationstest“ fragt, wo denn eigentlich die Testfälle seien. Idealerweise wird ein Projektmanagementhandbuch ausgeliefert, das auf die konkrete Situation im Unternehmen und die konkrete Projektstruktur zugeschnitten ist. Ich empfehle auch, die Namen und Aufgaben der Mitglieder der Projektorganisation direkt in das Handbuch einzutragen. Da sind dann Horst und Ahmed Key-User in ...

In dieser Folge des Trusted Advisor wird die Rolle der KU in einem Software-Einführungsprojekt beleuchtet. Diese haben eine sehr wichtige Aufgabe, denn sie stellen das Bindeglied zwischen den Entscheidungen im Projekt und dem Tagesgeschäft dar. Zu den Aufgaben der KU gehört es, zunächst am Entwurf der neuen Abläufe in der neuen Software mitzuwirken, deren Funktionsweise in der neuen Software zu testen und dann die neuen Prozesse und Eingabemasken den übrigen Mitarbeitern der Abteilung bekanntzumachen. Die KU stehen auch nach dem Go-live für Fragen als Ansprechpartner zur Verfügung. Um diese Aufgaben im Projekt bewältigen zu können, werden Key-User aus dem Tagesgeschäft für einen gewissen Zeitanteil freigestellt (empfohlen ein bis drei Tage je Woche). Sie können die ihnen zugedachte Rolle nur wahrnehmen, wenn sie teilweise im Tagesgeschäft verbleiben und nicht vollständig ins Projekt überwechseln. Um die Key-User bestmöglich auf ihre Rolle einzustimmen, ist es ...