ERP Key User in der Fertigung

Lieber Herr Glaschke, Ihre Firma, die Glasholz GmbH, bildet unter anderem ERP-Key-User aus. Können Sie uns einen Einblick in ein Projekt geben, bei dem sich der Einsatz von Key-Usern bezahlt gemacht hat?

Wir hatten in der Vergangenheit ein ERP-Einführungsprojekt in einem Fertigungsunternehmen, bei dem wir durch das Bilden eines kleinen Key-User-Teams, das aus Fachexperten unterschiedlicher Fachbereiche bestand, einen sehr großen Wissensaustausch erlebt haben. In diesem Fall konnten sich die Mitarbeiter aus der Finanzbuchhaltung mit Mitarbeitern aus der Fertigung verständigen, warum die Zeiten zum Erfassen der Vor- und Nachkalkulation in die Kalkulation einfließt und welchen Effekt das auf die betriebswirtschaftliche Seite des Unternehmens hat. Die ERP-Key-User fanden zudem Einigung darüber, an welchen Prozessschritten in Kombination mit den Maschinen eine Automatisierung sinnvoll ist, wann Daten erfasst werden und wo mit gewissen Unschärfen gelebt werden kann.

Es ist also sinnvoll, prozessübergreifende Teams zu bilden?

Das Problem in ERP-Einführungsprojekten ist häufig, dass Prozesse einer Abteilung losgelöst von denen anderer Abteilungen eingeführt werden. In unserem Fall haben die Key-User stark kommuniziert, die notwendigen Daten entlang des wesentlichen Geschäftsprozesses gesammelt, die fachlichen Anforderungen abgeleitet und an das Projektteam zur technischen Umsetzung weitergereicht.

Konkret für das Unternehmen bedeutet das, dass neue Kostenstellenstrukturen und neue Erlös-Codes generiert wurden. Das hat das Unternehmen nach vorn gebracht, weil die Finanzbuchhaltung durch den Einsatz des Key-User-Teams nun die richtigen Kennzahlen ausgibt und das Verständnis von Abhängigkeiten klarer wurde. So konnte ein Unternehmen geschaffen werden, das vom ersten Kundenkontakt bis zur Auslieferung einen einheitlichen Datenstrom und ein sinnvolles Controlling aufweist.

Warum brauchen Fertigungsunternehmen Ihrer Meinung nach ERP-Key-User für die ERP-Einführung?

Um ein ERP-System in einem Fertigungsunternehmen einzuführen, wird Fachwissen aus allen Bereichen benötigt – von der Planung über die Produktion bis hin zur Qualitätssicherung. Damit nun spezifische Anforderungen aus den einzelnen Bereichen, wie z. B. Prüfzyklen oder die Planung der Maschinenbelegung, im neuen ERP-System umgesetzt werden, braucht es Key-User, die mit ihrem Fach- und Prozesswissen, über die eigenen Abteilungsbereiche hinaus, diese Anforderungen mit Hilfe der richtigen Methoden aufnehmen, weitergeben, später testen und die implementierten Softwareinkremente abnehmen, bevor sie an dem Kollegium geschult werden. Das sind alles Aufgaben, die der Key-User erfüllt.

Anhand welcher Kriterien sollten Unternehmen den oder die Key-User auswählen?

Das erste Kriterium, um den richtigen Key-User auszusuchen, ist das freiwillige Interesse der Kollegen, Teil des Projektteams zu sein und in dieser Schlüsselrolle arbeiten zu wollen. Es hilft nicht, jemanden zu dieser Aufgabe zu zwingen. Die Mitarbeit sollte freiwillig geschehen, denn die Projektarbeit ist anders als das klassische Nine-to-Five oder feste Schichtarbeit, die die Mitarbeiter in Fertigungsbetrieben gewohnt sind. Außerdem sollten sie motiviert sein, ein so ein komplexes System kennenlernen zu wollen und zu verstehen, an welchen Stellen Optimierungen möglich sind. Das zweite Kriterium ist, dass Key-User kommunikativ stark und im Unternehmen gut vernetzt sein sollten, um z. B. Prozesse und Datenstrukturen herauszuarbeiten und Anforderungen der einzelnen Abteilungen aufzunehmen. Das dritte Kriterium ist, die Besetzung des Key-Users mit jemandem, der bereit ist, über den Tellerrand zu schauen, der also nicht an seiner Abteilungsgrenze aufhört, zu denken und zu arbeiten, sondern da erst anfängt, weil der Prozess von den Daten und Informationen aus den vor- und nachgelagerten Abteilungen lebt. Key-User müssen an der Stelle Lust haben, strategisch zu denken.

Was lernt ein ERP-Key-User in Ihrer Ausbildung und welche Vorteile hat das Unternehmen davon?

Zuerst lernt der Key-User seinen Aufgaben- und Verantwortungsbereich kennen. Die Abgrenzung zu anderen Projektbeteiligten sowie deren Erwartungshaltung steht ebenfalls im Fokus. Der ERP-Key-User erhält das methodisch fachliche Handwerkszeug, um entlang des Projektablaufs alle relevanten Aufgaben durchzuführen – von der Anforderungsaufnahme über das Testen bis zur Schulung des Kollegiums. Ziel ist es, nach zwei Tagen Workshop das notwendige Wissen für die Rolle an die Hand zu bekommen und dieses direkt in die Praxis umsetzen zu können.

Der Vorteil für das Projekt ergibt sich mit ausgebildeten und vorbereiteten ERP-Key-Usern recht schnell. ERP-Key-User sorgen für mehr Klarheit und Transparenz bei der ERP-Einführung. Sie tragen zu einem erfolgreicheren Projektdurchlauf bei, nehmen die Organisation proaktiv mit auf der Veränderungsreise und stellen sicher, dass die fachlichen Anforderungen im neuen System technisch umgesetzt sind. Hier sollten Unternehmen unbedingt investieren und ihre Mitarbeiter entsprechend ausbilden. Zu unserer Ausbildung können sich Interessierte über www.glasholz.de anmelden.

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