Erfolgreiche ERP-EinführungSo vermeiden Sie die fünf häufigsten Risiken
28.06.2024 - von CVS
Lesedauer: 4 Minuten
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Eine erfolgreiche ERP-Einführung bedeutet, Risiken gezielt zu vermeiden und die Chancen eines neuen ERP-Systems optimal zu nutzen. Dieser Artikel beleuchtet die fünf häufigsten Risiken und gibt wertvolle Tipps, wie Sie diesen bestmöglich begegnen können.
Ausufernde Kosten
Ein schwerwiegendes Risiko bei der Einführung von ERP-Systemen sind ausufernde Kosten. Oft liegen die Gründe hierfür in einem schlechten Projektmanagement. Unklare Ziele und ein unstrukturierter Projektablaufplan führen dann häufig zu einem erhöhten Aufwand, unnötigen Anpassungen und einer Überschreitung der Projektlaufzeit gegenüber der ursprünglichen Planung. Hinzu kommt, dass bei einem unerfahrenen Projektmanagement möglicherweise nicht alle potenziellen Kosten, wie Schulung der Mitarbeitenden oder Anpassungen der Software, von Anfang an einkalkuliert werden.
Mögliche Lösungsansätze:
- Definieren Sie klare Ziele und Anforderungen.
- Setzen Sie bei der Anforderungsanalyse auf ein abteilungsübergreifendes Projektteam, um alle notwendigen Prozesse zu berücksichtigen.
- Sorgen Sie für ein kompetentes ERP-Projektmanagement. Externe Berater oder erfahrene ERP-Anbieter können hierbei eine gute Unterstützung sein.
Auswahl des falschen ERP-Systems
Die Auswahl des falschen ERP-Systems kann weitreichende Folgen haben. Ein häufiger Fehler ist der Fokus auf spezifische Funktionen statt auf eine ganzheitliche Prozessbetrachtung, was zu ineffizienten Arbeitsabläufen führt. Eine schlechte Usability und fehlende Schnittstellen beeinträchtigen die Produktivität zusätzlich.
Ein weiterer Punkt, der oft nicht ausreichend bedacht wird, ist die Zukunftsfähigkeit. Insbesondere wachsende Unternehmen stoßen an Grenzen, wenn das ERP nicht skalierbar ist oder die Funktionalität nicht modular erweitert werden kann.
Mögliche Lösungsansätze:
- Beziehen Sie alle relevanten Abteilungen und Prozessverantwortliche in die Auswahl ein.
- Legen Sie den Fokus auf Prozesse und nicht auf einzelne Funktionen.
- Unterschätzen Sie auf keinen Fall die Bedeutung einer guten Usability. Eine schlechte Bedienbarkeit wird die Produktivität und Akzeptanz Ihrer Mitarbeitenden verringern.
- Lassen Sie sich das ERP-System vor der Auswahl ausgiebig zeigen.
- Prüfen Sie das ERP auf die Kompatibilität mit vorhandenen und weiteren Systemen.
- Achten Sie auf eine ausreichende Skalier- und Erweiterbarkeit des Systems, um auch in Zukunft gut aufgestellt zu bleiben.
Fehlende Akzeptanz im Unternehmen
Der Change-Prozess durch die Einführung eines neuen ERP-Systems wird oft unterschätzt, was zu erheblichen Widerständen und fehlender Akzeptanz führen kann. Viele Mitarbeitende arbeiten bereits seit Jahren, wenn nicht Jahrzehnten, mit dem vorherigen System und haben ihre Arbeitsroutinen darauf abgestimmt. Die Umstellung auf ein neues System fällt dann entsprechend schwer. Gerade in der Anfangsphase kann die Produktivität erheblich darunter leiden.
Mögliche Lösungsansätze:
- Binden Sie die verschiedenen Abteilungen frühzeitig mit ein.
- Sorgen Sie für ausreichend Schulungen.
- Unterstützen Sie Mitarbeitende bei Fragen und Problemen.
- Schulen Sie Key User als Multiplikatoren, die Ihr Wissen jederzeit weitergeben können.
- Definieren Sie ERP-Verantwortliche über die ERP-Einführung hinaus.
- Testen Sie das ERP-System ausgiebig vor dem Go-Live.
Verlängerte Projektlaufzeit
Die Überschreitung der geplanten Projektlaufzeit bei der Implementierung eines ERP-Systems führt in der Regel zu höheren Kosten bei externen Dienstleistern, aber auch intern durch ein höheres Arbeitsaufkommen der Mitarbeitenden. Die Ursachen können vielfältig sein, liegen aber oft in unklaren Zielen und Erwartungen, die zu unnötigen Aufwänden und nachträglichen Anpassungen führen.
Zusätzlich mangelt es in vielen Unternehmen an ausreichender Erfahrung mit ERP-Projekten, was eine effiziente Umsetzung verhindert. Auch unklare Zuständigkeiten können den Fortschritt des Projekts behindern, da Unstimmigkeiten und Verzögerungen in der Entscheidungsfindung entstehen.
Mögliche Lösungsansätze:
- Definieren Sie klare Ziele und Anforderungen.
- Legen Sie klare Verantwortlichkeiten für das ERP-Projekt fest.
- Räumen Sie Ihren Mitarbeitenden neben den alltäglichen Aufgaben ausreichend Zeit für die Umsetzung ein.
- Stellen Sie sicher, dass das Projektmanagement-Team über ausreichend Erfahrung verfügt.
Ungenutztes Potenzial
Ein weiteres Problem bei der Einführung ist das ungenutzte Potenzial durch das Festhalten an alten Strukturen. Viele Unternehmen bevorzugen es, die vorhandenen Prozesse einfach 1:1 im neuen System nachzubauen, anstatt sie zu optimieren. Dadurch verpassen sie die Gelegenheit, ihre Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten und die allgemeine Produktivität zu erhöhen. Zudem bleibt das Potenzial zur Verbesserung der Datenqualität oft ungenutzt, wodurch die Effizienz der Prozesse weiter einschränkt wird.
Mögliche Lösungsansätze:
- Betrachten Sie Ihre Prozesse ganzheitlich und identifizieren Sie mögliche Optimierungspotenziale.
- Ein externer Anforderungsworkshop hilft Ihnen sowohl mit zusätzlicher Expertise als auch mit einem unabhängigen Blick von außen.
- Lösen Sie Dateninseln auf und bereinigen Sie redundante und inkonsistente Daten aus Altsystemen.
So wichtig ist ein professionelles Projektmanagement bei der ERP-Einführung
Die Bedeutung einer umfassenden Expertise bei der ERP-Einführung kann nicht hoch genug eingeschätzt werden. Ein professionelles Projektmanagement, das durch Prozessoptimierungen die Produktivität eines Unternehmens nachhaltig steigern kann, bietet einen erheblichen Mehrwert, der über die bloße Implementierung des Systems hinausgeht.
Das Team von ALPHAPLAN bringt über 30 Jahre Erfahrung aus mehr als 1000 erfolgreichen ERP-Projekten mit. Kunden profitieren enorm von diesem fundierten Wissen, das ALPHAPLAN in jedes Projekt einbringt, um maßgeschneiderte Lösungen und echte Verbesserungen zu ermöglichen.
Kontakt:
Robert Lüers (Vertriebsleiter)
CVS Ingenieurgesellschaft mbH Otto-Lilienthal-Straße 10
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E-Mail: vertrieb@cvs.de
Web: www.alphaplan.de/erp-projekte
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