Neuausrichtung der ERP-Strategievon Stefan Schaaf
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Die Neuausrichtung der ERP-Strategie ermöglicht es Unternehmen, die Unterstützung ihrer Geschäftsmodelle und -prozesse zu optimieren und dem aktuellen Umfeld anzupassen. Darüber hinaus kann dadurch oftmals eine deutliche Senkung der ERP-Kosten von bis zu 30% realisiert werden, abhängig von den vorliegenden ERP-Organisationen und -Landschaften. Die ERP-Strategie wird aus der Gesamtunternehmensstrategie und der IT-Strategie abgeleitet, sollte jedoch aufgrund der technologischen Dynamik spätestens alle vier Jahre neu überprüft werden. Der Beitrag stellt die Zielsetzung der Neuausrichtung einer Unternehmens-ERP-Strategie vor, beschreibt eine Methode zur Definition der ERP-Strategie und stellt abschließend mögliche Resultate aus einem Praxisbeispiel dar.
Die Neuausrichtung einer ERP-Strategie hat im Wesentlichen die Zielsetzung, die Erreichung der von einem Unternehmen festgelegten Gesamtstrategie zu unterstützen. Beispielsweise streben viele Unternehmen weitere regionale oder globale Zentralisierungen von funktionalen Einheiten mit Hilfe von Shared Services an. Solche Zentralisierungen erfordern in der Regel harmonisierte ERP-Systeme, um Synergien bei dem eingesetzten Personal zu realisieren. Zudem ist beispielsweise auch bei Unternehmenszukäufen eine flexible ERP-Landschaft wichtig, um die neuen Einheiten schnell und konsistent integrieren zu können.
Durch die Neuausrichtung der ERP-Strategie lassen sich auch mögliche Kosteneinsparungen bei den laufenden ERP-Kosten realisieren. Insbesondere bei mittleren und größeren international agierenden Unternehmen mit einer heterogenen ERP-Landschaft und verteilten ERP-Organisationen lassen sich heute mit Hilfe effizienter und innovativer Zentralisierungsansätze deutliche Einsparungen erreichen.
Methode
Die Neugestaltung oder Überprüfung einer ERP-Strategie wird in der Regel in drei Schritten durchgeführt: der Festlegung der Anforderungen, der Bestimmung von potenziellen ERP-Szenarien und der Bewertung dieser Szenarien.
Festlegung der Anforderungen: Die Anforderungen an die ERP-Strategie werden aus der bestehenden Unternehmens- und IT-Strategie abgeleitet. In Bild 1 findet sich ein Beispiel von möglichen Anforderungskriterien. Demnach soll ein künftiges ERP-Szenario an den qualitativen Anforderungskategorien „Benutzung“, „Flexibilität“, „Funktionalität“ und „Nachhaltigkeit“ gemessen werden (= Nutzen). Darüber hinaus werden quantitative Kriterien zu den einmaligen Kosten einer ERP-Umstellung und den zukünftigen laufenden ERP-Kosten berücksichtigt. Zudem werden Risikofaktoren definiert. Die festgelegten Anforderungskriterien ermöglichen im anschließenden Schritt die Erstellung von Kosten-, Nutzen- und Risikobetrachtungen von potenziellen ERP-Szenarien.
Für viele Unternehmen haben insbesondere die Anforderungskriterien „Flexibilität“ und „Funktionalität“ eine hohe Bedeutung. Diese beinhalten beispielsweise Kriterien zur Flexibilität eines ERP-Szenarios, um Unternehmenszukäufe oder -verkäufe schnell und effizient unterstützen zu können. Zudem sollte ein ERP-Szenario in der Lage sein, zukünftig geplante strategische Geschäftsmodelle oder Geschäftsprozessanforderungen wie z.B. angestrebte Harmonisierungs- und Zentralisierungsanforderungen zu erfüllen.
Bei den quantitativen Kriterien werden in der Regel Kostenanforderungen definiert. Mögliche ERP-Szenarien sollen mit minimalen einmaligen Kosten implementiert und mit minimalen laufenden Kosten betrieben werden können.
Neben den qualitativen und quantitativen Anforderungskriterien werden Risikofaktoren von möglichen ERP-Szenarien festgelegt und gewichtet. Risiken können sich beispielsweise aus organisatorischen oder kulturellen Änderungen ergeben oder aus der Abhängigkeit von einem Softwarelieferant.
Bestimmung potenzieller ERP-Szenarien: Zur Bestimmung möglicher ERP-Ziel-Szenarien ist es zu empfehlen, die im Unternehmen vorhandenen legalen Gesellschaften oder Länder in Kategorien einzuteilen. Beispielsweise könnten zwei bis drei Gesellschaftskategorien definiert werden, abhängig von Umsatz, Benutzeranzahl und Geschäftstyp der Gesellschaft (z. B. mit oder ohne Produktion).
Im Weiteren wird ausgehend von einer Maximalliste von möglichen ERP-Produkten untersucht, inwieweit einzelne Produkte für die definierten Gesellschaftskategorien geeignet sind. Dabei kommen Bewertungskriterien wie zum Beispiel „Branchenunterstützung der Produkte“ oder „funktionale Unterstützung des Gesellschaftstyps“ zum Einsatz. Ziel sollte es sein, ein bis drei ERP-Produkte pro Gesellschaftskategorie zu selektieren.
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