Wer sucht die Software in Unternehmen?Einblick in die Entscheidungsfindung
20.02.2024 - von Uwe Annuß
Lesedauer: 7 Minuten
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Die Suche nach der passenden Software bleibt für jeden wirtschaftlichen Betrieb stets eine große Herausforderung. Die immense Komplexität des gesamten Themenspektrums führt zu der Frage, wer letztendlich die Entscheidung für die ideale Softwarelösung treffen sollte. SoftGuide hat nun genau das untersucht. Die Softwarevergleichsplattform möchte wissen: Wer sucht die Software in Unternehmen?
Für Unternehmen und Behörden gestaltet sich die Softwaresuche oft recht schwierig. Allein die interne Datenbank von SoftGuide, dem Betreiber der Softwarevergleichsplattform für Unternehmen und Behörden, umfasst zigtausende Softwarelösungen, und der Markt ist sehr dynamisch. Darüber hinaus ist Software als Produkt und/oder Dienstleistung zum Teil sehr komplex, und es ist nicht leicht, Anforderungen abzugleichen beziehungsweise Softwarelösungen miteinander zu vergleichen. Wenn eine bestehende Software abgelöst oder ein neuer betrieblicher Bereich automatisiert werden soll, stellt sich die Frage nach der geeigneten Softwarelösung.
Hierfür muss zunächst im Rahmen einer Recherche eine Liste der möglichen Lösungsalternativen erarbeitet werden. Auch für den Fall, dass die Software entwickelt werden soll, ist es oft sinnvoll, zunächst zu recherchieren, ob es nicht doch bereits eine (anpassbare) Lösung für die vorliegende Problemstellung gibt?
SoftGuide ging nun der Frage nach, wer in Wirtschaftsorganisationen (zum Beispiel in Unternehmen, Verbänden, Vereinen, Behörden) nach Software sucht?
Zwar ist die Suche nach Software zum Beispiel im Internet anonym, aber im Rahmen des kostenfreien und neutralen Rechercheservice suchen Mitarbeiter von SoftGuide potenziell passende Softwarelösungen für konkrete Problemstellungen beziehungsweise ein vorliegendes Lastenheft, um dem Auftraggeber die recherchierten Lösungen vergleichend aufzuzeigen.
Bei jedem Softwareprojekt wird auch der betreuende Mitarbeiter des Unternehmens telefonisch befragt. Neuerdings wird auch nach der Funktion des Mitarbeiters im Unternehmen gefragt. Dadurch liegen Daten darüber vor, wer in den Unternehmen für die Suche zuständig ist.
Um die Daten transparent zu machen, mussten zunächst circa 1400 verschiedene Ausprägungen der Angaben zur Funktion aus circa 2400 Softwareprojekten von Klein-, Mittel- und Großunternehmen, Behörden und NGOs gruppiert werden.
Es wurden sieben Gruppen gebildet:
1. „Inhaber, Vorstand“ für Angaben wie zum Beispiel Geschäftsführer, Gesellschafter, Inhaber, Gründer, Mitgründer, Vorstand.
Bei dieser Gruppe handelt es sich in der Regel um die Entscheider, die auch die Anforderungen ausgearbeitet haben.
Die Softwareanbieter wollen am liebsten mit dieser Gruppe kommunizieren, da sie am ehesten Vorstellungen von der Budget- und Projektgröße und den Terminen haben. Viele Anbieter haben genaue Voraussetzungen und Bedingungen hinsichtlich des Projektbudgets, Unternehmensgröße des Zielkunden und der Projektgrößen (zum Beispiel Anzahl der Software-Arbeitsplätze, Standorte).
2. „Sekretariat, Büro“ mit Angaben wie zum Beispiel Sekretariat, Büro, Allroundkraft, Assistenz.
Diese spezielle Gruppe fungiert wie eine Stabsstelle und befindet sich im permanenten Austausch mit dem Entscheider. Sie erledigen die arbeitsintensive Evaluation der Software beziehungsweise Anbieter.
3. „Fachabteilung“ für Angaben wie zum Beispiel Leiter xyz, Abteilungsleiter, Facharzt, Berufsbezeichnungen verschiedener Fachabteilungen (Controlling, Accounting, …).
Die Fachabteilung hat oft die beste Kenntnis der eigenen vorliegenden betrieblichen Problemstellungen. Ansprechpartner aus dieser Gruppe wurden entweder beauftragt, nach einer geeigneten Software zu suchen oder haben das Projekt selbst initiiert (zum Beispiel im Sinne eines betrieblichen Verbesserungsvorschlags).
Wenn die Fachabteilung nach Software sucht, hat sie meist auch das Lastenheft erstellt oder hat dabei maßgeblich mitgewirkt.
4. „Einkauf“ mit Angaben wie zum Beispiel Leiter Einkauf, Supply Chain, Disponent, Einkauf.
Hier muss unterschieden werden, ob der Einkauf als Fachabteilung (zum Beispiel Supplier Relationship Management, Lieferantenauswertung, Procurement) agiert oder lediglich mit der Softwarebeschaffung beauftragt wurde. In diesem Fall sucht der Einkauf größtenteils kleinere Standardlösungen (zum Beispiel CRM, Routenplanung, Inventarsoftware).
5. „IT-Abteilung“ mit Angaben wie zum Beispiel IT-Mitarbeiter, IT-Assistent, Leiter IT-Planung, EDV-Abteilung.
Auch in diesem Fall kann es sein, dass die IT wie die Fachabteilung agiert (zum Beispiel bei Projekten IT-Asset-Management, IT-Security, Datenschutz). Ansonsten ist die IT-Abteilung übergeordnet und kompetent bei Fragen zur Kompatibilität, Schnittstellen oder Datenmigration. Zur Formulierung der funktionalen Anforderungen wird die Fachabteilung oder die Unternehmensleitung hinzugezogen.
6. „Externe Berater“ mit Angaben wie zum Beispiel Unternehmensberater oder IT-Dienstleister, Interim (extern), Steuerberater.
Externe Berater verhalten sich wie eine „externe Stabsstelle“. Sie beraten bei der Erfassung und Formulierung der Anforderungen (zum Beispiel Lastenheft) und wurden mit der Softwaresuche beauftragt. Sie unterstützen auch oft den Entscheidungsprozess und die Softwareeinführung.
Bemerkenswert ist, dass sich externe Berater gerne an SoftGuide wenden, um die Recherche beziehungsweise Aufstellung und das vergleichende Aufzeigen der Lösungsalternativen, wiederum extern zu vergeben.
7. „Auszubildende, Studenten oder Praktikanten“ mit Angaben wie zum Beispiel Trainee, Azubi, Praktikant, Werkstudent, Bachelorand, Student.
In der Regel sind sie mit der Softwaresuche offiziell beauftragt und agieren wie die 2. Gruppe. Allerdings sind sie nicht im ständigen Austausch mit der Unternehmensleitung, sondern mit der betreuenden Fachabteilung oder der IT.
In dieser Gruppe gibt es durchaus auch eigenständigen Suchen, die Rahmen einer Abschluss- oder Studienarbeit durchgeführt werden.
Die Auswertung von 2432 Softwareprojekten ergibt bezüglich der Funktion der mit der Softwaresuche beauftragten Mitarbeiter folgendes Ergebnis:
Die Softwarebeschaffung findet meist nicht über den Einkauf statt (nur 1,6 Prozent). „Der schwarze Peter wird weitergereicht, weil die Softwareauswahl in der Regel ein Sonderprojekt ist, das von den üblichen Tätigkeiten in den Unternehmen beziehungsweise Behörden abweicht“, vermutet der Geschäftsführer Uwe Annuß.
Meist sucht der Inhaber (bei kleineren Betrieben) oder der Vorstand selbst (42 Prozent). Erstaunlich selten wird dafür die IT-Abteilung hinzugezogen (4,3 Prozent). Deren Aufgabe ist es normalerweise auch nicht, den Softwaremarkt zu kennen. Wenn eine Software für einen speziellen Funktionsbereich oder eine Abteilung (zum Beispiel Lagersystem, Kundenverwaltung oder Produktionsplanung) gesucht wird, ist oft die betreffende Fachabteilung zum Beispiel Lager, Marketing oder Produktionsleitung für die Suche zuständig (37,3 Prozent).
Softwaresuchen sind Sonderaufgaben und werden auch gerne externen Beratern (7,8 Prozent) oder Studenten und Praktikanten (2,6 Prozent) überlassen. Sie sind in den üblichen betrieblichen Arbeitsabläufen kaum eingespannt.
Wer mit der Softwaresuche beauftragt wird, hängt auch von der Art und Größe des Projekts ab. Soll nur ein bestimmter kleiner und gut abgegrenzter Bereich automatisiert werden, oder sind umfassende Bereiche (zum Beispiel ERP) oder Filialen und internationale Standorte betroffen?
Die ausgewerteten Softwareprojekte kamen von Unternehmen und Organisationen verschiedener Größen. Interessant ist die Unterscheidung der Daten für kleine, mittlere und große Organisationen.
In kleinen Unternehmen wird Software meist von der Unternehmensleitung selbst gesucht (67,1 Prozent). Externe Berater werden vermutlich wegen der zusätzlichen Kosten weniger konsultiert (6,3 Prozent).
In mittleren Unternehmen wird Software am meisten von der Fachabteilung gesucht (48,8 Prozent). Der Anteil externer Berater ist mit 9,3 Prozent höher als im Gesamtdurchschnitt (7,8 Prozent).
In großen Unternehmen sucht die Unternehmensführung erwartungsgemäß nicht selbst nach Software (3,2 Prozent). Hier sucht vorwiegend die Fachabteilung (62,9 Prozent), in der die Lösungen später auch vorwiegend eingesetzt werden sollen. Die Fachabteilungen hier agieren oft wie eigenständige Firmen, und die Leiter haben entsprechende Budgetkompetenzen und Entscheidungsbefugnisse. Erst bei der Betrachtung der Schnittstellenprobleme, wie zum Beispiel Schnittstellen zur SAP beziehungsweise zentraler Datenbank oder Verbindungen zu anderen Unternehmensbereichen, wird IT, externe Dienstleister oder die Unternehmensleitung hinzugezogen. Diese Problemstellungen stehen aber vornehmlicht erst am Ende der Suchphase, nachdem Lösungen zusammengetragen und bereits gefiltert wurden, im Vordergrund.
Bei den ermittelten Zahlen handelt es sich um die mit der Suche beauftragen Mitarbeiter, die letztlich als Schnittstelle beziehungsweise Ansprechpartner für SoftGuide und dem Auftraggeber fungieren. Die Daten zeigen nicht, wer letztlich intern die Entscheidung trifft oder für das Einführen (zum Beispiel Installation, Migration, Test, Schulungen) der neuen Software zuständig ist.
SoftGuide ist seit 1996 Betreiber der Softwarevergleichsplattform für Unternehmen und Behörden. Wir stellen Informationen über betriebliche Softwarelösungen zur Verfügung und konnten bereits über eine Million Softwaresuchenden weiterhelfen, indem wir ihre Anfragen an die jeweiligen Anbieter weitergeleitet haben. Neuerdings recherchieren unsere Mitarbeiter Softwarelösungen für konkrete Problemstellungen beziehungsweise ein vorliegendes Lastenheft und zeigen diese vergleichend auf. Dieser hilfreiche Service ist kostenlos und bereits erfolgreich gestartet. Wir möchten mit der oben genannten Pressemitteilung auf unseren neutralen, unverbindlichen und kostenfreien Rechercheservice aufmerksam machen, weil wir davon überzeugt sind, dass er für jede betriebliche Softwaresuche hilfreich ist.
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