Mit Power BI volle Kontrolle über das Pharmageschäft

Der Pharmaspezialist EVER Pharma hat gemeinsam mit Partner COSMO CONSULT Microsoft Power BI als Lösung für das Reporting und Controlling rund um seine Finanz- und Produktionsdaten eingeführt. Zudem wurde die Harmonisierung von Stammdaten, Kostenstellen und Kennzahlen über alle Niederlassungen hinweg sichergestellt.

Das ursprünglich 1934 in Wien gegründete Pharmaunternehmen hat sich heute auf sterile, injizierbare Medikamente spezialisiert. Sie kommen auf Intensivstationen zum Einsatz, aber auch in der Onkologie, Hormontherapie oder Schmerzmedizin. Auch Anästhetika für Narkosen sind ein wichtiger Bereich. Ein wesentlicher Schwerpunkt liegt für den Pharmahersteller auf der Forschung und der Weiterentwicklung seiner Produkte, die in hochspezialisierten Werken in Österreich und Deutschland hergestellt werden. Mehr als insgesamt 1000 Mitarbeiter arbeiten weltweit in verschiedenen Bereichen wie Forschung, Produktion sowie an der Vermarktung in über 70 Ländern.

Je komplexer die Strukturen wurden, desto klarer zeigte sich, dass es ohne einheitliches Berichtssystem und konsolidierte Datenbasis eine immer größere Herausforderung war, ein transparentes, standortübergreifendes Reporting zu erstellen. „Wir hatten vorher viele selbstgestrickte Reportingsysteme im Einsatz. Damit stand manchmal die Diskussion der Zusammensetzung und Richtigkeit der Zahlen im Vordergrund anstatt die inhaltliche Analyse“, erinnert sich Erwin Lörracher, CIO bei EVER Pharma. Für den Pharmahersteller liegt der Fokus im Bereich Data Analytics hauptsächlich auf Controlling-Themen. „Wir möchten auf Knopfdruck alle Entwicklungen weltweit verfolgen können, zum Beispiel mit Blick auf Umsätze oder verkaufte Stückzahlen. Am Standort Österreich und Deutschland geht es auch ins Produktions-Controlling hinein“, erklärt Lörracher.

Mehr Transparenz ins Controlling bringen

„Uns war besonders wichtig, dass wir eine neue Lösung auf Knopfdruck an das ERP-System anbinden und auf Datenbankebene auf die gleichen Felder zugreifen können. COSMO CONSULT hatte dafür eine Lösung mit Standardkonnektoren im Angebot. Das hat genau gepasst“, fasst Lörracher zusammen. Es galt, unterschiedliche Systeme wie ERP, CRM und verschiedene Produktionssysteme zusammenzuführen, um Daten aus verschiedenen Quellen zu konsolidieren. Beispielsweise nutzen die Niederlassungen für ihre ERP-Bereiche Microsoft Business Central.

„Wir mussten den Consultants nicht unsere eigene Welt erklären, etwa um Items in der Lagerwirtschaft zu verknüpfen. Sie wussten schon Bescheid“, nennt der CIO einen weiteren Aspekt für die Entscheidung. Ende 2020 erfolgte die Einführung, noch im ersten Halbjahr 2021 ging die Kombinationslösung aus Data Warehouse und Power BI live. Die Dashboards beinhalten umfangreiche Daten und Kennzahlen aus den Niederlassungen, die diese wiederum von Australien bis Kanada auch aktiv nutzen. Um die Datenqualität international zu gewährleisten, ist als zentraler Punkt der Wahrheit ein Data Warehouse zuständig, das für die Zusammenführung, das Speichern und die Analyse der Daten sorgt. Im Hintergrund klärt ein Berechtigungssystem, wer Zugriff auf welche Informationen hat.

Besserer Blick auf Produktionsdaten

„Self Service BI funktioniert wirklich gut, wenn man die Dashboards und die Datenbasis so aufbereitet, dass die User neue Dimensionen und Fakten einfach selbst hinzufügen können“, berichtet Erwin Lörracher. COSMO CONSULT lieferte die Technologie für ein neues Reportingsystem, das bei EVER Pharma jetzt Standard-Reports über mehrere Ebenen verteilt – vom Fachbereich bis zur Geschäftsführung. Dadurch entsteht eine fachbereichsübergreifende Sicht über Bereiche wie Einkauf, Produktion und Finance hinweg. Für das Management ist es jederzeit möglich, bis in die Transaktionsdaten hineinzusehen, um Ursachen und Zusammenhänge besser verstehen zu können.

Während die transparente Darstellung von Daten früher schwierig bis unmöglich war, macht das Pharmaunternehmen jetzt regen Gebrauch von den Visualisierungsmöglichkeiten in Power BI. „Wie im Finanzbereich lassen sich auch im Produktions-Controlling Daten automatisiert aus den Systemen herausziehen und konsolidiert darauf zugreifen“, so Erwin Lörracher. Mit dem neuen System wird sichergestellt, dass auch Maschinendaten für Analysezwecke ausgewertet werden können. „Perspektivisch wollen wir ein Konzernkonsolidierungs-Tool mit Power BI als Frontend schaffen. Schon jetzt sind wir mit der Reportingtechnologie sehr zufrieden. Wir möchten aber noch mehr wissen und messen“, berichtet der CIO.

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