Thema: DMS

Die Einführung eines DMS- oder ECM-Systems ist für viele Unternehmen ein zentraler Schritt in Richtung Digitalisierung. Solche Systeme strukturieren Informationen, sichern die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und ermöglichen effizientere Prozesse. Ein strategisch eingeführtes Enterprise Content Management oder Dokumentenmanagementsystem entfaltet seinen Nutzen weit über die reine digitale Archivierung hinaus.

Wie effizient ein ERP-System arbeitet, entscheidet sich zunehmend am Umgang mit Dokumenten. Moderne DMS-Lösungen integrieren KI direkt in ERP-Prozesse, automatisieren Datenerfassung und ermöglichen dialogbasierte Interaktion mit Unternehmensdokumenten. Hier ist tiefe KI-Integration längst Standard und sorgt für erhebliche Produktivitätseffekte.

Ein führender Sondermaschinenbauer kämpfte mit verstreuten Ablagen, inkonsistenten Versionen und langsamen Freigaben. Potsdam Consulting analysierte die Lage entlang zentraler ECM-Dimensionen, moderierte einen fokussierten Entscheidungsprozess und entwickelte ein Zielbild von „Behutsam“bis „Rundum sorglos“. Eine belastbare Tool-Shortlist, klare Governance und eine KPI-gestützte Roadmap ermöglichen schnelle Quick Wins und eine sichere Skalierung.

ERP-Systeme entfalten in der Bauwirtschaft nur dann ihren vollen Nutzen, wenn Baustellendaten vollständig und zeitnah erfasst werden. Da neue Apps oft auf geringe Akzeptanz stoßen, eignen sich etablierte Kommunikationskanäle wie WhatsApp als niederschwellige Frontends. So lassen sich Baudaten ohne Medienbrüche erfassen, ins ERP übertragen und für Management, Kosten- und Qualitätssteuerung nutzbar machen.

In vielen mittelständischen Unternehmen ist die IT über Jahre hinweg zu einem komplexen Geflecht gewachsen, getrieben von Pragmatismus, kurzfristigen Entscheidungen und begrenzten Ressourcen. Der folgende Praxisfall zeigt, wie eine solche Struktur durch gezielte Beratung, ein klares Zielbild und strategisches Projektmanagement erfolgreich transformiert werden kann. Gemeinsam mit der Geschäftsleitung eines Handelsunternehmens entwickelte Potsdam Consulting ein zukunftsfähiges IT-Fundament.

Der Anbieter von Digitalisierungslösungen für die Zeitarbeits-, Sicherheits- und Reinigungsbranche, zvoove, übernimmt den Produktbereich der Digitalen Personalakte für Personaldienstleister von tutum. Damit werden die in der Zeitarbeit bewährten digitalen und revisionssicheren Dokumentenmanagement-, Workflow- und Belegerkennungslösungen ab sofort unter dem neuen Namen zvoove DMS+ als Premiumprodukt weitergeführt. Mit zvoove DMS+ stärkt zvoove gezielt sein Portfolio rund um digitales Dokumentenmanagement und festigt seine Rolle als ganzheitlicher Digitalisierungspartner für die Branche. www.zvoove.de

Diese Studie beleuchtet die Welt der Dokumenten- und Enterprise Content-Management-Systeme (DMS/ECM) aus einer neuen Perspektive: Wie prägen und gestalten 24 führende Anbieter die digitale Transformation? Und wie helfen solche Systeme, Arbeitsprozesse zu beschleunigen, deren Effizienz zu steigern und gleichzeitig die Sicherheit und Wiederauffindbarkeit von Informationen zu gewährleisten?

Die SOFTBAUWARE GmbH digitalisiert die Baubranche und lebt ERP. Mit ihrer Lösung „ERPbos“ ist sie damit zum Sieger des Wettbewerbs „ERP-System des Jahres 2024“ in der Kategorie „Variantenreiche Fertigung“ gekürt worden. Im Interview spricht Geschäftsführer Andreas Hougardy über die häufigsten Barrieren, die eine schnelle System-Implementierung verhindern und welche Entscheidungen die Geschäftsführung treffen sollte, wenn sie ganz scheitert.

Bei der Wahl des richtigen Dokumentenmanagementsystems bleiben oft entscheidende Usability-Aspekte auf der Strecke. Genau an dieser Stelle setzt das Forschungsprojekt uSelect DMS an: Im Rahmen dieser Initiative werden konkrete, objektiv messbare Usability-Kriterien und praxistaugliche Vorgehensmodelle entwickelt, die den Auswahlprozess von Software grundlegend verbessern und um den wichtigen Faktor Usability erweitern sollen.