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Ausgezeichnetes ERP-System

ALPHAPLAN gewann siebenmal den Titel „ERP-System des Jahres“ in unterschiedlichen Kategorien. Die Auszeichnungen der letzten beiden Jahre belegen die Eignung ALPHAPLANs als zentrale Instanz mit hoher Integrationsfähigkeit bei der erfolgreichen Digitalisierung von (Groß-) Handelsunternehmen aus dem KMU-Sektor.

Digitalisierung

Integrierte Konzernabschlusserstellung

15. April 2020 von Alexander Oertel und Peter Preuss

Integrierte Konzernabschlusserstellung

Ein Konzern hat keine eigenständige Buchführung. Stattdessen ergibt sich der Konzernabschluss aus der Konsolidierung der Einzelabschlussdaten der Konzerngesellschaften. Für diesen Prozess wird in der Regel ein Konsolidierungssystem eingesetzt, da hiermit viele Arbeitsschritte (teil-) automatisiert werden können. Konsolidierungssysteme bieten insbesondere Funktionen an, um die Einzelabschlussdaten manuell zu erfassen oder die operativen Buchhaltungssysteme der Tochtergesellschaften so an die Konsolidierungslösung anzubinden, dass die Einzelabschlüsse maschinell geladen werden können. Am Beispiel des KSB Konzerns soll gezeigt werden, wie eine solche automatische Integration funktioniert und welche Vorteile sich hieraus ergeben.

Der KSB Konzern zählt mit einem Umsatz von ca. 2,2 Milliarden Euro zu den führenden Anbietern von Pumpen, Armaturen und zugehörigen Serviceleistungen. Die Konzernmutter KSB SE & Co. KGaA hat ihren Sitz in Frankenthal in Rheinland-Pfalz. Dort wird jeden Monat ein Konzernabschluss nach International Financial Reporting Standards (IFRS) erstellt, in den über 80 Konzerngesellschaften weltweit einbezogen werden. Für die Abschlusserstellung wird die BW-basierte Konsolidierungslösung SAP SEM-BCS eingesetzt. Die KSB-Konzernmutter und die größeren Tochtergesellschaften verwenden für die operative Buchhaltung ein SAP S4/HANA ERP-System, kleinere (Vertriebs-) Gesellschaften setzen SAP Business One ein. 


Bild 1: (Vereinfachter) Datenfluss von SAP S/4HANA nach SAP SEM-BCS.

In der Vergangenheit haben die Konzerngesellschaften die Einzelabschlussdaten manuell in einem Excel-Package erfasst. Diese händisch erfassten Daten wurden dann über eine Upload-Schnittstelle in das BCS-System geladen. Um den Aufwand bei den Tochtergesellschaften zu reduzieren, wurden  die Einzelabschlussdaten der Konzerngesellschaften automatisiert aus dem SAP S/4HANA-System in das Konsolidierungssystem übernommen. Aktuell wird auch daran gearbeitet, die Business-One-Gesellschaften sukzessive an die Konsolidierungslösung anzubinden.

Die Einzelabschlussdaten der S4/HANA-Gesellschaften werden heute stündlich in das BW-System geladen, in dem sich auch die Konsolidierungslösung befindet. Datenquelle im SAP S/4HANA-System ist die Universal Journal Tabelle (ACDOCA). Die Einzelabschlussbelege dieser Tabelle werden im ersten Schritt unverändert in den Inbound-Layer des BW-Systems übernommen.

Im BW-System werden diese Datensätze dann anschließend um die notwendigen Group-Reporting-Elemente angereichert. Hierbei greifen entsprechende Mapping-Tabellen und Ableitungsregeln, die von den Konzernrechnungswesen-Mitarbeitern im BW-System gepflegt werden. Während der Datenanreicherung wird auch verifiziert, welche Kontierungsanforderungen das BCS-System aufgrund des aktuellen Customizings hat und ob die verwendeten Group-Reporting-Elemente aus Konsolidierungssicht valide sind.


Bild 2: Exemplarische Anreicherung der ACDOCA-Daten
um die Konsolidierungselemente im SAP BW.

Wenn beispielsweise das Sachkonto eines FI-Belegs auf ein Konzernkonto geschlüsselt wird, das einen Intercompany-Partner erfordert, wird geprüft, ob die FI-Transaktion eine Partnerkontierung hat und ob der gebuchte Partner aus BCS-Sicht gültig ist. Sind beide Bedingungen erfüllt, verwendet die Konsolidierung diesen FI-Partner auch in der Konsolidierung. Fehlt die Partnerkontierung bzw. wurde in FI mit einem ungültigen Partner gebucht, bekommt der Datensatz einen entsprechenden Error-Code. Nach der Ermittlung der Group-Reporting-Elemente wird der Buchungsstoff verdichtet und in den BCS-Staging-Layer geladen, von wo aus die Daten dann in die Konsolidierungslösung übernommen werden können. Das eingangs erwähnte Excel-Package existiert immer noch. Dieses Tool wird von den angebundenen Konzerngesellschaften aber nicht mehr für die manuelle Datenerfassung verwendet, sondern um die automatisch geladenen Daten zu prüfen. Hierfür wurde das Tool um diverse Analysis for Office Queries erweitert, mit denen die Einzelabschlussdaten aus dem BW-System geladen werden können. Zusätzlich werden in dem Tool alle Datensätze angezeigt, bei denen während des Mapping-Prozesses Fehlercodes generiert wurden. Nachdem ggf. für diese Fehler die notwendigen Korrekturen in SAP S/4HANA gebucht wurden, können die Tochtergesellschaften über das Excel-Package erneut verifizieren, ob der Datenbestand nun in Ordnung ist und in das BCS-System geladen werden kann.

Ausblick

2025 beendet die SAP für das SEM-BCS-System die Wartung und die Weiterentwicklung. Es würde sich daher anbieten, mittelfristig auf die neue Konsolidierungslösung SAP S4/HANA Finance for Group Reporting zu wechseln. Da diese Lösung integraler Bestandteil von SAP S/4HANA ist, könnte KSB das Konsolidierungstool auf dem gleichen System betreiben, auf dem sich auch die operative Buchhaltung der größeren Konzerngesellschaften befindet. Diese Integration von operativer Buchhaltung und Konzernkonsolidierung findet man auch auf Tabellenebene: SAP S/4HANA for Group Reporting kann die Daten des Universal Journals direkt verarbeiten, eine Überleitung der Einzelabschlüsse in ein separates Konsolidierungsledger entfällt somit. Nur die Konsolidierungsbuchungen und die Einzelabschlussdaten der Gesellschaften, die nicht in SAP S4/HANA geführt werden, speichert die Konsolidierungslösung in einer separaten Tabelle (ACDOCU). Dieses zweite Ledger hat die gleiche Struktur wie das Universal Journal. Aus Sicht der Konsolidierung werden die zwei Tabellen dann zusammengefasst und wie ein gemeinsames Ledger behandelt.  
 

Resümee

Basis eines Konzernabschlusses sind die Einzelabschlüsse des Konsolidierungskreises. Diese operativen Buchhaltungsdaten werden häufig manuell im Konsolidierungstool erfasst. Bei dem Konsolidierungssystem SAP SEM-BCS besteht zusätzlich die Möglichkeit, die Abschlussdaten der Konzerngesellschaften automatisch aus deren Buchhaltungssystemen zu laden. Diesen Ansatz hat auch der KSB Konzern gewählt, mit dem Ziel, den Abschlussprozess zu beschleunigen und die Fehlerrate im Abschluss zu reduzieren.

Da die Wartung für SAP SEM-BCS im Jahr 2025 endet, werden die meisten Unternehmen vorab auf die neue Konsolidierungslösung SAP S/4HANA Finance for Group Reporting wechseln. Wird für die operative Buchhaltung ebenfalls SAP S/4HANA verwendet, bietet es sich an, dieses System auch für das Konzern-Reporting einzusetzen, da dann der Übernahmeprozess in das Konsolidierungsledger entfällt.

 

automatische DatenübernahmeSAP S4/HANA Finance for Group ReportingSAP SEM-BCS





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