Systemumstellung à la GEFRO – perfekt gewürzt, punktgenau serviert

Seit 1924 steht die GEFRO Gruppe für hochwertige Lebensmittel, Kosmetik und Handelstradition aus dem Unterallgäu. Was mit Suppen und Soßen begann, umfasst heute drei Marken – GEFRO, Calu Kosmetik und Burgl’s – mit Standorten in Deutschland und Österreich.

Doch auch ein traditionsreiches Familienunternehmen stößt irgendwann an technische Grenzen: Das alte ERP-System war nicht mehr zeitgemäß, schwer bedienbar und ressourcenintensiv. Mit der Einführung des D&G-Versandhaus-Systems VS/4 gelang GEFRO der reibungslose Umstieg auf eine stabile, flexible und zukunftssichere Lösung.

Ausgangssituation & Herausforderungen

GEFRO verschickt täglich bis zu 12.000 Pakete an Kunden in Deutschland und Österreich. Rund 68 ERP-User arbeiten mit Millionen Adressen und über 1.000 Artikeln.

Das alte System war ein echter „Oldtimer“: rein tastaturbasiert und damit alles andere als intuitiv. Schnittstellen konnten nur durch aufwendige Eigenentwicklungen realisiert werden. Neue Kollegen taten sich bei der Einarbeitung schwer und die Abläufe hielten mit dem wachsenden Geschäft kaum noch Schritt. Das Unternehmen stand vor der Wahl: teure Weiterentwicklung des Alt-Systems oder der mutige Wechsel zu einer modernen, skalierbaren ERP-Lösung.

Erwartungen an die Umstellung

GEFRO formulierte klare Anforderungen:

• Ein zukunftssicheres, skalierbares System für alle Marken und Standorte
• Intuitive Bedienung zur Reduktion des Schulungsaufwands
• Maximale Stabilität und Performance auch bei Spitzen
• Abbildung besonderer Workflows wie das kostenlose Probierpaket oder „Freunde werben Freunde“
• Planungssicherheit bei Budget und Terminen
• Maximale Flexibilität fürs Marketing (Gratiszugaben pro Auftrag, Mengenrabattstaffeln, auftragswertabhängige Rabatte, Geburtstags-E-Mails, versandkostenfrei, Erstbesteller-Rabatt, telefonische Zusatzverkaufsvorschläge oder individuelle Kampagnen auch für Social Media Angebote – alles musste direkt aus dem System steuerbar sein)

Die Lösung: VS/4

Innerhalb von acht Monaten wurde der österreichische Standort umgestellt, die deutsche Einführung folgte nach zehn Monaten. Neben der Anbindung zwei externer Shopsysteme wurde auch das POS-System eingeführt. So entstand eine durchgängige Lösung mit Anbindung ans interne LVS inklusive Multicarrier-Funktion und automatisiertem Rechnungsoutput.

Eine besondere Herausforderung war die Altdatenübernahme. Ein stufenweises Übernahme-Modell ermöglichte eine Big-Bang-Migration innerhalb weniger Stunden. Darüber hinaus wurden die für GEFRO essenziellen Sonderworkflows – insbesondere für die Freundschaftswerbung und das kostenlose Probierpaket individuell entwickelt.

Aktuelle Schnittstellen – etwa zu Bonitätsauskünften und Verfahrensweisen von Experian – sorgen für Sicherheit und reibungslose Prozesse.

Ergebnisse und Mehrwert

Der Go-Live verlief unterbrechungsfrei, alle Abläufe liefen vom ersten Tag an stabil. Besonders bemerkenswert war die absolute Budget- und Termintreue – bei Projekten dieser Größe keineswegs selbstverständlich.

Im Alltag zeigt sich die neue Effizienz deutlich: Die intuitive Bedienung erleichtert die Einarbeitung und entlastet das Team im Tagesgeschäft. Gleichzeitig überzeugt das System durch Flexibilität – modular erweiterbar, mit Omnichannel-Funktionen und individuellen Prozessanbindungen.

Nicht zuletzt profitierte das Projekt von einer hohen Akzeptanz im Team: Durch die Multiplikatoren-Schulung waren die Mitarbeiter frühzeitig eingebunden und konnten den Erfolg aktiv mitgestalten.

Fazit

Mit dem VS/4 hat GEFRO die Weichen gestellt: ein modernes ERP-System, das Prozesse optimiert, Kundenbeziehungen stärkt und Wachstum ermöglicht. Die erfolgreiche Umstellung zeigt, wie partnerschaftliche Zusammenarbeit auf Augenhöhe wirkt.

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