Was kostet ein ERP-System?von Frank Naujoks
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Eine ERP-Investition kostet weit mehr, als die Kosten, die durch den Anbieter in ein Angebot gefasst werden. Die einzelnen Kostenaspekte sind dabei zahlreich und von Projekt zu Projekt durchaus verschieden. Dennoch lässt sich eine Liste der typischen Kostenaspekte zusammenstellen. Bei dem Vergleich verschiedener ERP-Systeme ist es zwingend, die Kosten für all diese Aspekte zu ermitteln und strukturiert zu vergleichen. Dazu müssen auch die internen Kosten – z.B. Personalkosten für das Projektteam – sowie Folgeinvestitionen, etwa für das Aufrüsten der Netzwerkleistung – mit berücksichtigt werden. Dabei kann es durchaus zu Abgrenzungsproblemen kommen: zählt das Aufrüsten der PCs nun zum ERP-Projekt oder ist es eine Investition, die ohnehin notwendig ist?
Hier kann eine einfache Regel helfen: wenn eine Investition ohnehin notwendig ist und für alle betrachteten Anbieter gleich ausfällt, kann man diese Kosten ausgrenzen. Problematisch ist in aller Regel jedoch, dass die Angebote verschiedener ERP-Anbieter nur schwer vergleichbar sind. So werden mal die Datenbanklizenzen als Teil der ERP-Lizenzen angeboten, mal die notwendigen Datenbanklizenzen einfach vergessen. Da wird im Workshop ein modernes Reporting-Tool präsentiert, aber nachher im Angebot nicht mehr aufgeführt. An dieser Stelle ein einmaliger Hinweis, wie schon bei den Initialkosten gespart werden kann: Ermitteln sie die Anzahl ihrer User möglichst genau und unterscheiden sie die Benutzungsintensität nach den verschiedenen Anwendergruppen. Die Praxis zeigt immer wieder, dass die meisten Firmen zu viele Lizenzen beschaffen.
Nutzen lässt sich berechnen
Der Nutzen von ERP-Systemen lässt sich in drei Nutzenkategorien erfassen: (1) Optimierung des IST-Zustandes, (2) Risikominimierung und (3) Erschließung neuer Tätigkeitsfelder. Der Nutzen einer ERP-Investition ergibt sich streng genommen rein mathematisch als der Wert der positiven Veränderung vom IST- zum SOLL-Zustand. Damit hängt der Nutzen originär von der Ausgangslage ab. Ist diese sehr gut, ist es schwer einen großen Nutzen zu erzielen. Entsprechend erscheinen sämtliche quantifizierten Aussagen zum Nutzen von ERP-Systemen seitens eines Anbieters so lange als unglaubwürdig, solange er den aktuellen IST-Zustand nicht kennt.
Strenggenommen dürften Anbieter daher nur von „Nutzenpotenzialen“ reden. Darüber hinaus ist es möglich, dass durch den Einsatz eines neuen ERP-Systems eine an sich gute Ausgangslage langfristig stabilisiert und gesichert wird. Der Nutzen ergibt sich in einem solchen Fall durch die Vermeidung eines Risikos und kann daher nur über die statistische Wahrscheinlichkeit des möglichen Eintretens eines Risikos und die mögliche Schadensumme ermittelt werden.
Neben den eher auf den status quo ausgerichteten Betrachtungen bietet eine ERP-Investition auch die Möglichkeit, neue Tätigkeits- und Geschäftsfelder zu erschließen. In diesem Fall stellt ein ERP-System eine marktrelevante Größe dar. Leider wird genau dieser Aspekt von ERP-Systemen noch immer zu wenig oder – wie die vielen E-Business-Ruinen zeigen – dilettantisch angegangen. Mit Hilfe von ERP-Systemen lassen sich völlig neue Geschäftsprozesse realisieren – einzig die Marktregeln kann IT nicht aushebeln.
Die Kosten im Überblick behalten
Wie können nun die Kosten für eine ERP-Investition übersichtlich bleiben? In der Praxis haben sich mehrere Best Practices als sinnvoll und erfolgsversprechend erwiesen:
- Werden Sie sich über die zu erwartenden Kosten bewusst. Eines der größten Probleme ist, dass die zu erwartenden Kosten nicht wirklich bekannt sind. In aller Regel sind die Kostenvorstellungen in vielen Unternehmen zu Beginn eines Projektes eher realitätsfremd, wobei Kosten sowohl unter- wie auch überschätzt werden. Um hier einen realistischen Blick zu bekommen, ist es sinnvoll, schon sehr früh Richtangebote einzufordern und sich bei in Bezug auf User-Anzahl, Komplexität der Funktionen und Branche ähnlichen Unternehmen über deren Kostenerfahrungen zu informieren.
- Schreiben Sie keine Wunschlisten. Bei einer ERP-Auswahl verhalten sich viele wie „beim Einkauf mit hungrigem Magen“. Vor lauter tollen Auslagen und Angeboten wird mehr Essen gekauft als eigentlich benötigt wird und der Rest verrottet im Kühlschrank – belastet aber dennoch den Geldbeutel. Die Praxis zeigt, dass nur ein kleiner Teil der Anforderungen – in aller Regel Wunsch- und nicht Muss-Anforderungen – die Kosten erheblich nach oben drücken.
- Verfolgen Sie ein Target-Costing. Entgegen allen Gepflogenheiten ist es sinnvoll, von vornherein ein Target-Costing zu betreiben und den erwarteten Kostenrahmen offen und direkt an die verschiedenen Systemanbieter zu kommunizieren. Dadurch ist es diesen möglich, auf mögliche Kostentreiber hinzuweisen. Dies erlaubt ihnen dann, die Notwendigkeit einzelner Anforderungen besser abzuwägen.
- Betrachten Sie den Standard als Ziel. Das Angebot an ERP-Systemen ist heute sehr groß. Grundsätzlich gilt das Prinzip „Es hat für nahezu jeden etwas“. Ziel eines Auswahlprojektes muss es sein, ein System zu finden, dass die individuellen Anforderungen eines Unternehmens weitgehend im Standard erfüllt. Sich dann anschließend bei der Einführung konsequent am Standard zu orientieren, hilft in jedem Fall Kosten zu sparen. Dies bedeutet jedoch nicht ein krampfhaftes festhalten am Standard.
- Vergessen Sie nicht, dass gerade User kosten. Die Anzahl User ist einer der Hauptkostentreiber für eine ERP-Investition. Es ist daher sinnvoll, sich intensiv mit der zu erwarteten und effektiven Anzahl User auseinanderzusetzen. Zur Zeit gehen immer mehr Anbieter dazu über, die Lizenzkosten nicht mehr auf Basis der „Named User“, also der benannten, totalen User-Anzahl, zu ermitteln, sondern legen die sogenannten „Concurrent User“, also die durchschnittliche Anzahl von Usern, die gleichzeitig auf eine System zugreifen, zu Grunde. Diese Bemessungsgrundlage kann zu erheblichen Einsparungen führen, birgt aber auch die Gefahr von vollkommenen Fehleinschätzungen.
Je weiter weg vom Standard des Anbieters sich das auswählende Unternehmen entfernt, umso teurer wird am Ende das ausgewählte System. Das betrifft sowohl die Funktionen als auch die zugrundeliegenden Geschäftsprozesse. Ein weiterer Kostenbegrenzungsfaktor ist die Zahl und Art der Lizenzen. Fast schon absichtlich verwirrend erscheinen einige Preislisten – aber die Mühe lohnt sich, den genauen Bedarf zu ermitteln. Denn schließlich fallen nicht nur der einmalige Kaufpreis an, sondern in der Regel auch jährliche Wartungsgebühren, die sich nach dem Lizenzwert richten. In den Vergleich sollten auch die Wartungssätze und die damit erworbenen Leistungen einbezogen werden. In manchen Verträgen sind beispielsweise Hotline-Leistungen oder neue Versionen nicht enthalten.
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