So meistern Sie die Herausforderungen von „RISE with SAP“Kundensituation, Chancen und Herausforderungen
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Aktuelle Kundensituation
Mit der Einführung von SAP S/4 HANA stehen unsere Kunden derzeit vor der wichtigen Entscheidung: Wann und wo sollte eine Umstellung auf das neue Produkt erfolgen? Während einige Kunden bereits seit längerer Zeit auf die neue Technologie setzen, ergibt sich für alle noch unentschlossenen Kunden durch das neue Angebot der SAP eine interessante Situation: Mit einem Vertrag zu „RISE with SAP“ erlangen die Kunden nicht nur den Zugriff auf die neue Datenbanktechnologie und das neue Produkt, sondern auch auf die Services der SAP zum Betrieb der Systemumgebung auf einem der Hyperscaler (z. B. Microsoft Azure, Amazon Web Services oder Google Cloud Platform) oder aber einem der Partner (z. B. StackIT).
Die SAP bündelt die Services ihrer gesamten Produktpalette mit äußerst attraktiven Lizenzmodellen. „RISE with SAP“ ist somit ein sehr einmaliges Angebot der SAP zur Nutzung all ihrer Produkte und Services. Aus diesem Grund befassen sich nahezu alle Kunden mit dem Thema „RISE with SAP“ und lassen sich in eine der folgenden Phasen sortieren:
Phase 0 – Noch kein Bedarf an „RISE with SAP“: Nur eine geringe Anzahl an Kunden zeigt sich eher zurückhaltend, wenn es um die Diskussion über „RISE with SAP“ geht. Es gibt jedoch durchaus solche Fälle, wobei die Gründe für die Zurückhaltung vielfältig sein können. Dazu zählen unter anderem strategische Entscheidungen, das Fehlen von Bedarfen oder finanzielle Aspekte.
Phase 1 – Angebot und Vertragsverhandlung für „RISE with SAP“: Ein Großteil der Kunden befasst sich derzeit mit der zentralen Frage, ob und in welchem Umfang „RISE with SAP“ eingesetzt werden soll. Manche Kunden haben zwar bereits ein erstes Produkt unter einem RISE-Konstrukt kontrahiert, nutzen jedoch noch nicht den vollen Umfang der SAP-Services. Die Beantwortung der Frage nach dem Umfang der Nutzung der Services muss daher von Unternehmen zu Unternehmen individuell erfolgen.
Phase 2 – Implementierung von „RISE with SAP“:
Einige Kunden haben die RISE-Verträge abgeschlossen und befinden sich nun in der Phase der Implementierung. Bei einigen Kunden werden erste Systeme erst nach ein oder zwei Jahren nach RISE verschoben, während andere sofort starten und bereits nach zwei Monaten ein erstes System in RISE haben. Diese flexible Vorgehensweise ermöglicht es den Kunden, die erforderlichen vorbereitenden Arbeiten in angemessener Zeit zu erledigen.
Phase 3 – Nutzung und Innovation mit „RISE with SAP“: Wenige, teils sehr große, Kunden sind bereits in RISE. Dies sind die Early Adopters oder die Kunden, welche durch einen vertraglichen Wechsel aus der SAP HANA Enterprise Cloud in die Richtung RISE gegangen sind und somit frühzeitig Erfahrung sammeln konnten.
Chancen
„RISE with SAP“ verbindet den Zugang zur neusten Technologie der SAP mit einem neuen Vertragskonstrukt, bei dem die SAP als Service Provider auftritt. Damit können sich für Kunden, die sich bereits in einem bestehenden Vertrag mit einem Service Provider befinden, gewisse Herausforderungen bei den Verhandlungen des neuen RISE-Vertrags ergeben. Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, dies als Chance zu betrachten. Unternehmen können diese Gelegenheit nutzen, um zu prüfen, ob eine Veränderung des Providers für sie vorteilhaft wäre, falls sie mit ihrer aktuellen Situation nicht zufrieden sind, oder um ihre SAP-Service-Provider zu konsolidieren.
Die SAP zeigt sich im Hinblick auf die Abschlüsse der „RISE with SAP“-Verträge sehr interessiert. Dies bietet den Kunden die Möglichkeit, etwaige Unstimmigkeiten mit der SAP zu klären. Die SAP zeigt sich hierbei äußerst flexibel. So ist es möglich, Situationen im Zusammenhang mit einer Über- oder Unterlizensierung im Interesse des Kunden und der SAP auf elegante Weise zu lösen.
Für alle Kunden stellen die SAP-Lizenzen und die laufende Wartung einen erheblichen Kostenfaktor dar. Bei einer Neuverhandlung der Lizenzen durch „RISE with SAP“ ergeben sich für den Kunden zwei Vorteile: Einerseits kann der Lizenzbedarf neu berechnet werden (Vermessung), andererseits können die Rabatte verhandelt werden. Dies bietet die Möglichkeit, die SAP-Kosten für die Kunden erheblich zu reduzieren. Dies gilt insbesondere für die Laufzeit der Verträge. Üblicherweise werden Verträge mit einer Service-Komponente (Outsourcing) für fünf Jahre oder kürzere Zeiträume abgeschlossen. Mit „RISE with SAP“ können die Kunden jedoch eine längere Vertragslaufzeit von bis zu sieben Jahren abschließen. Dies bietet ein hohes Maß an Planungssicherheit.
Die Services für „RISE with SAP“ werden üblicherweise auf einer der großen Hyperscaler (Microsoft Azure, Amazon Web Services oder Google Cloud) bereitgestellt. Dadurch haben Kunden die Chance, entweder zum ersten Mal in Kontakt mit der Cloud zu kommen oder aber die Nutzung der Cloud weiter zu intensivieren.
Herausforderungen
Vor dem Vertragsabschluss
„RISE with SAP“-Verträge können sehr komplex sowie vielschichtig werden. Das gilt sowohl für die Vertragsdokumente, welche viele Anhänge haben und sehr umfangreich sind, als auch für die Auflistungen der Produkte in der sogenannten Order Form. Durch die Vielzahl der Produkte und Optionen kann schnell der Überblick verloren gehen.
Ein wichtiger Aspekt vor dem Abschluss des Vertrags ist die mögliche Auswirkung auf die Bilanz des Unternehmens. Hier gilt es, vorsorglich die Accounting-Abteilung mit einzubinden und vor dem Abschluss des Vertrags auf notwendige Klauseln zu achten, welche zu einer Aktivierung der entstehenden Kosten führen könnten.
Zusätzlich zu den kommerziellen Themen sollten die Unternehmen die Spezifika der Branchen im Auge behalten und auf gesetzliche Anforderungen hinsichtlich DORA, KRITIS oder GxP achten. Diese gilt es mit der SAP vor Abschluss des Vertrags zu klären. Notwendige Anpassungen sollten so früh wie möglich angezeigt werden. Neben den regulatorischen Anforderungen sollten die Kunden entscheiden, ob ein Betrieb der SAP-Systeme aus dem Raum der Europäischen Union erfolgen muss oder auch außerhalb möglich ist. SAP bietet den Kunden EU-Optionen an, sodass die Daten der Kundensysteme die EU nicht verlassen.
Aus technischer und organisatorischer Sicht sind im Unternehmen einige Vorbereitungen zu treffen. Diese betreffen neben den technischen Vorbereitungen (Anbindung an Hyperscaler und SAP) auch insbesondere die Anpassung des Teams zur Arbeit mit SAP als neuem Service Provider.
Im Rahmen des „RISE with SAP“ Konstrukts wird SAP die Systeme mit eigenen Teams betreuen. Dabei gilt jedoch zu beachten, dass ein Großteil der Kunden keine dedizierten Teams – also exklusive Teams der SAP, welche sich nur um ein Kunden kümmern – haben wird. Diese Exklusivität wird nur durch eine Zusatzoption ermöglicht, die jedoch lediglich für Kunden mit einem sehr großen Vertragsvolumen buchbar ist. Für kleinere Unternehmen ergibt sich dadurch eine Einschränkung des Betriebsmodells.
Insbesondere für Kunden, die derzeit die SAP-Systeme durch ein internes Team betreiben lassen, bedeutet „RISE with SAP“ eine signifikante Veränderung. Hierbei wechseln die Unternehmen zu einem „First Generation Outsourcing“, bei dem die Steuerung der SAP als Provider von entscheidender Bedeutung ist. Dies muss in einem Betriebsmodell entsprechend berücksichtigt werden.
Nach dem Vertragsabschluss
Sobald der Vertrag abgeschlossen ist, beginnt das Onboarding des Kunden. Hierzu stellt die SAP einen Fragebogen zur Verfügung, welcher viele technische Details des Kunden abfragt. Da hier etliche grundlegende Entscheidungen getroffen werden, sollte der Fragebogen mit der nötigen Sorgfalt ausgefüllt werden.
Nach dem Aufsetzen der RISE-Umgebung müssen die vorgesehenen SAP-Systeme in diese migriert werden. Dies muss zwingend durch einen für Migrationen zertifizierten SAP RISE Partner erfolgen. Wichtig ist die zeitliche Terminierung der Migrationen, welche der geplanten Nutzung und der Aktivierung der Subskriptionen folgen sollte. Mehrkosten, welche durch Abweichungen entstehen, müssen durch den Kunden getragen werden. Daher ist es elementar, einen zuverlässigen Partner für die Migrationen zu haben.
Sobald die ersten Systeme in der neuen RISE-Umgebung betrieben werden, sollte das neue Operating Modell auf Seiten des Unternehmens in Kraft treten. Hierzu müssen die Service Manager / Service Owner den komplexen Service Request Katalog der SAP kennen und genau wissen, wann welche Service Requests mit wie viel Vorlaufzeit bestellt werden müssen. Dies ist essenziell für den laufenden Betrieb der SAP-Systeme. Ebenso wichtig ist die strategische Planung der Wartungsfenster und einer Synchronisation der Projektarbeiten des Kunden (Go Lives) mit den Wartungsarbeiten der SAP, um Konflikte zu vermeiden.
Im späteren Verlauf der Nutzung von „RISE with SAP“ sollte der Rechnungslegung von SAP basierend auf dem zentralen Portal „SAP for Me“ Beachtung geschenkt werden. Oftmals sind die Verbräuche nicht eindeutig nachvollziehbar. Eine Möglichkeit, die Verbräuche nachzuvollziehen und auch eine interne Weiterverrechnung umzusetzen, ist der Einsatz von zusätzlichen Tools wie Apptio oder Flexera.
Lösungsansätze
Um den Herausforderungen zu begegnen und die sich bietenden Chancen zu nutzen, ist ein ganzheitlicher Ansatz erforderlich. Basierend auf diesen Erfahrungen hat Deloitte das Deloitte RISE Transformation Office ins Leben gerufen, um den Kunden den Weg zu „RISE with SAP“ so einfach, wie möglich zu gestalten. Das Deloitte RISE Transformation Office stellt den Kunden Werkzeuge, Methoden und Ansätze bereit, welche die wichtigsten Aspekte für eine erfolgreiche Einführung von „RISE with SAP“ abdecken:
- Finanzieller 360° Blick auf „RISE with SAP“ mit Business Case-Betrachtung und Sicht auf die Aktivierung von CAPEX/OPEX
- Technologieblick mit einem klaren Fokus auf eine stabile Implementierung und eine Migration mit minimalen Auswirkungen auf die Unternehmen
- Prozessualer und organisatorischer Blick auf die interne Leistungserbringung im Unternehmen und der Kollaboration mit SAP als neuen Dienstleister
- Innovationsblick auf die Nutzung von neuen Produkten und dem Ersatz (Phase-Out) von alten Produkten der SAP
Eine ganzheitliche Betrachtung ist für eine gelungene Transformation unabdingbar. Wenn der der Fokus nur auf einem Aspekt liegt, besteht die Gefahr, dass wichtige Punkte bei „RISE with SAP“ verpasst werden.
Fünf Kernaussagen
- „RISE with SAP“ ist nicht nur ein neues Lizenzangebot, sondern eine Bündelung mit Services von der SAP und einem Hosting.
- Die Einführung von „RISE with SAP“ muss aus finanzieller, technologischer und prozessualer Sicht geplant sein und holistisch umgesetzt werden.
- Der Einsatz von „RISE with SAP“ ist eine Grundvoraussetzung zur Nutzung von neuen Softwareprodukten der SAP.
- „RISE with SAP“-Verträge sind strategisch auf mehrere Jahre ausgelegt und können genutzt werden, um das Portfolio der eingesetzten Produkte im Unternehmen aufzuräumen.
- Dem Einsatz von „RISE with SAP“ sollte ein positiver Business Case zugrunde liegen, um den Einsatz betriebswirtschaftlich rechtfertigen.
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