Neun Fehler bei der ERP-Auswahl

In diesem Beitrag stellt Potsdam Consulting typische Fehler vor, die zum Scheitern Ihrer ERP-Auswahl führen können. Sie haben dann zwar eine Auswahl durchgeführt, landen jedoch bei einem System, das entweder nicht alle benötigten Funktionen abdeckt oder sehr viel höhere Kosten erzeugt als ursprünglich angenommen. Oder schlimmer noch – das Projekt muss als Investitionsruine aufgegeben werden.

Fehler 1: Zu enge Auswahl am Anfang

Wenn Sie im Internet recherchieren und nur drei Systeme finden, die interessant sein könnten, kann es sein, dass keines davon wirklich für Ihr Unternehmen geeignet ist. Selbst in scheinbar engen Branchen gibt es häufig mehr Auswahl, als Sie denken. Ein erfahrener Berater weiß das und bezieht auch kleine und Nischenanbieter mit ein, die vielleicht kein SEA nutzen, aber für die benötigten Funktionen ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis bieten.

Fehler 2: Kein systematisches Vorgehen

Viele scheuen einen strukturierten, systematischen Auswahlprozess und wählen den Shortcut. Wer die gegoogelten drei Systeme gleich zur Präsentation einlädt, verzichtet auf eine systematische Optimierung nach Funktionen und Reduzierung möglicher Fehler. Möglicherweise erhalten Sie ein ERP-System mit einer starken SEO/SEA-Präsenz, aber keines, das Ihren Anforderungen entspricht.

Fehler 3: Suche mit den falschen Anforderungen

Nicht alle ERP-Systeme sind gleich und nicht alle Anforderungen sind gleich wichtig. Die richtige Beratung differenziert zwischen auswahlrelevanten Anforderungen und solchen, die bei der Einführung erfüllt sein müssen. Mit 3000 Anforderungen verlieren Sie jede Übersicht. Belanglose Anforderungen, die jedes ERP-System erfüllt, helfen Ihnen ebenfalls nicht weiter. Wenn Ihre wenigen erfolgskritischen Anforderungen auf der Strecke bleiben, merken Sie erst während der Einführung, dass Sie das falsche System ausgewählt haben.

Fehler 4: Auswahl mit dem falschen Berater

Es ist immer sinnvoll, eine Beratung mit Markt- und Methodenkenntnis zur ERP-Auswahl hinzuzuziehen. Allerdings müssen diese Beratungen effizient arbeiten und den Nutzen ihres Kunden im Auge haben. Neutralität ist ein hohes Gut. Einige Berater sind eng mit wenigen Systemen verbunden. Andere kennen sich vor allem im IT-Bereich aus. Nicht alle haben den strategischen Weitblick, um Synergien, Risiken und Potenziale erkennen und bewerten zu können.

Fehler 5: Verzicht auf eigene Szenarien

Inwieweit der Anbieter Ihre speziellen Datenstrukturen und Ihre besonders wichtigen Funktionen handhaben kann, geht aus einer allgemeinen Marketing-Präsentation meist nicht hervor. Jedes System kann Belege buchen und Material vereinnahmen, aber beherrscht es auch Ihre kritischen Funktionen? Sie müssen eigene Präsentationsszenarien vorbereiten, damit Sie wirklich sicher entscheiden können. 

Fehler 6: Vertrauen auf frühe Angebote

Viele Unternehmen, die ein ERP-System suchen, machen den Fehler, sich zu früh Angebote zusenden zu lassen. Unabhängig davon, ob diese Angebote mit „Schätzung“, „unverbindlich“ oder „ohne Gewähr“ betitelt sind, sie glauben, dass die dort genannten Zahlen zutreffend sein werden und wählen danach das System aus. Die Erfahrungen von Potsdam Consulting zeigen, dass Abweichungen nach unten, aber auch nach oben um den Faktor 3-4 durchaus möglich sind. Der Anbieter kann zu Beginn der Auswahl Ihre Prozesse und Ihre konkreten Anforderungen noch gar nicht kennen. Daher sollten Angebote erst kurz vor der Entscheidung eingeholt werden, nach der Erarbeitung, Präsentation und Durchsprache der Szenarien.

Fehler 7: Vertragsverhandlungen nicht als Chance sehen

Anbieter schieben dem Kunden eine Vielzahl vertraglicher Unterlagen zur Unterzeichnung zu. Wer hat schon Lust, 172 Seiten klein gedruckte Geschäftsbedingungen durchzulesen? Das ist jedoch erforderlich, denn der Anbieter verschiebt in seinen AGB das Risiko für die erfolgreiche Einführung komplett zum Kunden. Auch kaufmännisch sind in den Angeboten noch sehr viele Potenziale enthalten. Unternehmensberatungen wie Potsdam Consulting achten bei Vertragsverhandlungen darauf, dass das Risiko angemessen verteilt wird und der Kunde das bestmögliche Ergebnis für seine Investition bekommt.

Fehler 8: Unzureichende Power im eigenen Haus bereitstellen

Wenn das ERP-System erst einmal ausgewählt ist, möchte der Anwender so schnell wie möglich loslegen. Häufig wird der Aufwand, den das Projekt im eigenen Haus erfordert, unterschätzt. Auch müssen Key-User angemessen vorbereitet werden und entsprechende Stammdaten korrigiert und erweitert werden. Der Anbieter wartet in der Regel geduldig, aber der Anwender braucht das neue ERP-System. Daher sollte der eigene Aufwand immer mit einem Faktor von zwei auf die Beratertage des Anbieters berechnet werden.

Fehler 9: Wasch mir den Pelz, aber mach mich nicht nass

Gelegentlich denken Unternehmer, dass eine ERP-Systemeinführung eine Aufgabe des Anbieters ist und sie abgesehen vom Treffen einiger weniger Entscheidungen nichts damit zu tun haben. Das Gegenteil ist richtig. Ein neues ERP-System ist eine einmalige Chance, schlecht laufende Geschäftsprozesse neu auszurichten und Produktivitätsvorteile zu heben. Deswegen führt Potsdam Consulting auch stets eine ROI-Analyse durch, um diese Potenziale zu identifizieren. Unternehmerinnen und Unternehmer müssen sich die gesamte Zeit intensiv in das ERP-Projekt einbringen, um es zum Erfolg zu führen.

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