E-Rechnung: so sparen Sie 80% AufwandAngst ist keine Lösung
11.01.2025 - von Jürgen Widmann
Lesedauer: 8 Minuten
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Ab Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 sind Betriebe mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € verpflichtet, E-Rechnungen für inländische B2B-Geschäfte auch zu versenden. Dabei reicht es nicht länger, Rechnungen als PDF zu erstellen, sie müssen künftig in einem strukturierten elektronischen Format gemäß europäischer Norm ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Mit der Einführung der E-Rechnung sind Unternehmen einmal mehr aufgefordert, den Status quo ihrer Digitalisierungsstrategie auf den Prüfstand zu stellen.
Nahzu alle Industrieunternehmen setzen für die betrieblichen Abläufe Warenwirtschafts- oder ERP-Systeme ein. Manchmal findet man in Unternehmen noch Individualsoftware, die teils selbst programmiert ist oder von externen Dienstleistern betreut wird. Vielfach nehmen Unternehmen für den Betrieb ihrer Systeme hohe Wartungs- und Pflegekosten in Kauf.
Dabei dauerte die Einführung oft länger als gedacht, die Instandhaltung wurde teurer als veranschlagt oder wichtige Daten blieben unwiderruflich auf der Strecke. So handeln viele Unternehmen im Angesicht des Wandels getreu dem Motto: „Never touch a running system“: Schaut man hinter die Kulissen der Industriebetriebe, stellt man fest, dass das letzte Softwareupdate oft schon lange zurückliegt, denn die Erfahrung hat gezeigt, dass mit jedem neuen Update wieder neue Fehler zum Vorschein kommen.
Während die Digitalisierung in produzierenden Unternehmen so ins Stocken gerät, erklimmt der technologische Fortschritt unaufhaltsam neue Etappen und rechtliche Reglementierungen, wie die E-Rechnung, stellen den Betrieben eine Hürde nach der anderen in den Weg. Dabei tun Unternehmen gut daran, sie als Chance zu betrachten: Sich mit der ganzheitlichen Digitalisierung zu beschäftigen erweitert den Blickwinkel und eröffnet Optimierungspotenziale auf dem Weg, der ja bekanntlich das Ziel ist.
Mit E-Rechnungen Optimierungspotenziale heben
E-Rechnungen kommen dabei, wie die meisten Updates und neuen Lösungen, trotz in der Regel noch einiger ungeklärter Fragen rund um ihre Einführung im Unternehmensalltag mit beachtlichen Potenzialen daher.
Eine E-Rechnung ist im Vergleich zu einer Papier- oder PDF-Rechnung ein strukturierter, maschinenlesbarer XML-Datensatz, der elektronisch übermittelt und empfangen werden kann. Er ermöglicht eine medienbruchfreie, automatisierbare und elektronische Verarbeitung. Neben der XRechnung können aber auch andere Standards, wie z. B. ZUGFeRD Version 2.3 im Profil XRECHNUNG seit dem 18. September 2024 im rein strukturierten Format, verwendet werden, sofern diese die Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931), der E-Rechnungsverordnung des Bundes und der Nutzungsbedingungen der adressierten Rechnungseingangsplattformen des Bundes erfüllen.
Die Vorteile der E-Rechnung halten, wie häufig bei neuen Digitalisierungsschritten, aus einem anfänglichen Zwang zum Systemwechsel heraus Einzug in die Unternehmen. Dabei stellt sich oft heraus, dass die laufende Software veraltet ist sowie teuer und risikobehaftet aktualisiert werden muss.
Einige Lösungsanbieter bleiben im digitalen Wandel ganz auf der Strecke und stellen die Weiterentwicklung ein. Unternehmen, die dann mutig und mit einem verlässlichen Softwarepartner nach vorn gehen, sparen Workflows und setzen personelle Ressourcen frei. Letztlich profitieren Unternehmen mit der Einführung der E-Rechnung von einem sichereren Zahlungsverkehr, der Zeitkonto und damit Geldbeutel schont. Damit Unternehmen die Vorteile der E-Rechnung nutzen können, braucht es eine IT-Infrastruktur, welche deren automatisierte Verarbeitung auf Spur bringt. Angst vor fehlerhaften Updates haben dabei noch nie zum Fortschritt beigetragen. Vielmehr braucht es einen klaren Fahrplan, mit dessen Hilfe Risiken minimiert und Erfolgschancen genutzt werden können.
Schreckgespenst ERP-Einführung: Die Angst vor zähen Projekten und explodierenden Kosten
Erfahrungen aus der Beratungspraxis zeigen, dass etwa 80 Prozent der Unternehmen mit ihrem ERP unzufrieden sind und die Einführung der letzten Software oder des neuesten Updates als gescheitert betrachten. Dabei birgt die Umstellung auf neue Lösungen einige Fallstricke. Sie liegen meist in einer unzureichenden Planung und Vorbereitung, in mangelnder Unterstützung durch das Management, in Problemen bei der Datenmigration, technischen Herausforderungen und folglich Kostenüberschreitungen.
So grassieren in Unternehmen Ängste vor zähen und endlosen Projekten, die sich über Jahre hinziehen, als Geldgrube enden und die trotz erheblicher finanzieller, zeitlicher und personeller Investitionen nicht zu den Effizienzgewinnen führen, die ursprünglich vorgesehen waren. Hinzu kommen Ängste vor Datenverlust, generell vor Veränderungen und durch eine zunehmende Automatisierung drohenden Arbeitsplatzverlust. Aus mangelnder Unterstützung und unzureichender Kommunikation von Seiten des Managements kann eine fehlende Motivation resultieren, Digitalisierungsprojekte auf den Weg zu bringen.
Die EVO-Strategie: Mit Fahrplan zur ERP-Einführung das nächste Etappenziel vor Augen
Durchgängige und zukunftsfähige ERP-Systeme lösen in der Regel Insel- und Behelfslösungen ab. Die Einführung eines neuen ERP-Systems, das mutig alte Zöpfe abschneidet, damit neue gesund wachsen können, ist ein großer Meilenstein, der mit der richtigen Strategie und Vorbereitung erfolgreich gemeistert werden kann. Die EVO-Strategie bietet dabei einen Fahrplan zur schrittweisen Umstellung. Dabei wird ein neues, passgenaues ERP eingeführt, bevor das Unternehmen sich im zweiten Schritt von seinen Insellösungen verabschiedet.
Im dritten Schritt können schließlich die vollen Potenziale der Betriebsoptimierung geschöpft werden. Der methodische Ansatz besteht aus drei Phasen: Erfassen, Vorbereiten und Optimieren. Dabei wird zunächst die Ausgangslage im Unternehmen detailliert analysiert. Am Anfang steht deswegen ein Workshop zur Potenzialanalyse, in dem innerhalb eines Tages oder bei größeren Firmen in zwei bis drei die aktuelle IST-Situation und die vorhandenen Softwarelösungen durchleuchtet werden. Dabei wird auch die Qualität der vorhandenen Daten im alten System bewertet, so dass anschließend fundiert entschieden werden kann, ob und in welchem Umfang diese migriert werden.
So kommt es in der Praxis häufig vor, dass schlecht gepflegte Daten veraltet sind und es sehr mühsam wäre diese Daten einzeln zu überprüfen und zu aktualisieren. Deswegen kann es durchaus sinnvoll sein, den Aufwand, Daten neu anzulegen, nicht zu scheuen. Die Daten sollten dabei verlässlich gepflegt sein, denn so dauert die Datenmigration je nach Umfang in der Regel entgegen vielfacher Befürchtungen nur zwischen einem und fünf Tagen. Der Workshop, bei dem die Sichtung der Daten erfolgt, legt den Grundstein für eine erfolgreiche Implementierung.
Betriebsoptimierung vom strukturierenden Projektplan bis hin zu Tuning-Tagen
Basierend auf der eingehenden Analyse wird im zweiten Schritt der Vorbereitung ein detaillierter Projektplan erstellt. Dieser umfasst die Auswahl eines passgenauen ERP-Systems, die Definition von Projektzielen und die Einbindung aller relevanten Stakeholder. Mit dieser sorgfältigen Planung verbunden mit einer klaren Kommunikation kann die Umstellung für kleinere Unternehmen mit drei bis vier Büroarbeitsplätzen abhängig vom Umfang der Datenübernahme innerhalb von vier bis acht Wochen erfolgen. Bei einer Teilumstellung ohne umfangreiche Datenmigration kann der gesamte Prozess auch bereits nach wenigen Tagen abgeschlossen sein.
Nach der Einführung ist eine kontinuierliche Optimierung der Betriebsabläufe, sowie die evolutionäre Anpassung an neue Geschäftsanforderungen sehr empfehlenswert. Dazu empfiehlt die EVO-Strategie jährlich einen Tuning-Tag, bei dem erfahrene Anwendungstechniker und Betriebsoptimierer den effizienten Umgang mit dem System betrachten und die Geschäftsprozesse im Reifegrad der Digitalisierung bewerten und gezielt weiterentwickeln. Viele Unternehmen scheuen die Investition zunächst.
Einweisungen, welche bislang ungenutzte Nutzungspotenziale heben, und die Anwendung bisher unbekannter, jedoch vorhandener Funktionalitäten aufzeigen, zahlen sich aber schnell aus, denn Unternehmen sehen sich kontinuierlichen Veränderungsprozessen gegenüber: Die Marktanforderungen steigen, das Unternehmen expandiert, weitere Geschäftsfelder werden erschlossen, höhere Kundenforderungen gestellt oder neue gesetzliche Vorgaben, wie die E-Rechnung, müssen erfüllt werden. Eine besondere Herausforderung stellt der demografische Wandel an die Betriebe: Jedes Jahr fallen in Deutschland 500.000 Arbeitskräfte weg, die in Rente gehen. So muss zukünftig mit reduzierter Belegschaft mehr erreicht werden, um die eigene Leistungs- und Wettbewerbsfähigkeit am Markt zu sichern.
Mit neuem ERP bis zu 80 Prozent administrativen Aufwand einsparen
Die EVO-Strategie bietet bei der Einführung eines neuen durchgängigen ERP-Systems in Unternehmen ab etwa 50 Mitarbeitern und mit entsprechenden attraktiven Miet-Lizenzmodellen innerhalb weniger Wochen signifikante Optimierungspotenziale mit einem Return on Investment (ROI) von unter zwölf Monaten. Oft entpuppen sich die neuen Kostenpläne als günstiger im Vergleich zur Softwarewartung, die für das alte ERP-System aufgebracht werden musste.
Produktivitätssteigerungen zwischen 10 und 80 Prozent sind durch neue automatisierte Workflows und autonome Produktionssteuerung im Büro und in der Produktionsplanung möglich. In Produktion und Beschaffung sind Kostenoptimierungen von mehr als zehn Prozent realistisch. Dabei bieten zeitgemäße und zukunftsfähige ERP-Systeme mehr Transparenz und Übersicht in Richtung Produktion und Lieferkette. Alles ist auch eine Verbesserung des EBIT um ein bis zwei Prozent zu erwarten.
Beispielrechnung für ein mittelständisches Unternehmen in der CNC-Fertigung mit 4 bis 5 Prozent EBIT-Marge und steigendem Umsatz pro Kopf
Annahmen: Umsatz pro Mitarbeiter 100.000,- € pro Jahr bei insgesamt 50 Angestellten mit einem Gesamtumsatz von €5.000.000 pro Jahr; durchschnittliche EBIT-Marge 4 bis 5 Prozent
Berechnung des EBIT bei einem Gesamtumsatz von €5.000.000: 4 % EBIT-Marge 200.000,- €; 5 % EBIT-Marge 250.000,- €.
Mit Mut und Digitalpartner Lösungen von Morgen entwickeln
Die E-Rechnung stellt Industrieunternehmen einmal mehr vor die Frage, ob ihr altes ERP-System zukunftsfähig ist oder der mutige Schritt eines Wechsels ansteht. Wo man dazu bis vor wenigen Jahren Software nach Funktionen ausgewählte, geht es heute darum, einen Geschäftspartner für eine nachhaltige Digitalstrategie zu finden: Denn die Lösungen von Morgen muss dieser Partner erst entwickeln. Neue gesetzliche Rahmenbedingungen auf dem Weg der Digitalisierung in produzierenden Unternehmen, wie die Einführung der E-Rechnung, bieten wertsteigernde Chancen für einen Neubeginn.
Es braucht Mut, um mit einer durchgängigen Lösung schneller ans Ziel zu kommen: So können Industrieunternehmen ihre Effizienz steigern, Kosten senken und ihre Wettbewerbsfähigkeit langfristig sichern. Angst vor nicht verwirklichten Visionen, Daten, die auf der Strecke bleiben, explodierenden Kosten durch teure Zusatzprogrammierungen sowie endlosen Verschiebungen des Go-Live um Monate oder gar Jahre gehören damit der Vergangenheit an. Wer den richtigen strategischen Partner an der Seite und Vertrauen aufgebaut hat, wird sehr schnell erfolgreich sein.
EVO Informationssysteme GmbH
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