Vollständig digitale Prozesse im RechnungsmanagementEssentials von BCT Deutschland erweitert ERP-Systeme ideal zur digitalen Rechnungsverarbeitung
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Die Arbeitswelt hat sich durch COVID-19 nachhaltig verändert; digitale Prozesse gewinnen immer mehr an Relevanz. ERP-Systeme haben hier eine tragende Rolle und sind laut Bitkom inzwischen bei mehr als drei Viertel aller Unternehmen im Einsatz. Beim Blick auf ihre konkrete Verwendung zeigt sich jedoch ein gemischtes Bild.
„Baustelle“ Rechnungsprozesse
Im Finanzwesen beispielsweise nutzen nur 45 Prozent aller Unternehmen ERP-Systeme. Dabei lassen sich digitale Prozesse hier besonders gut realisieren, was sich konkret etwa bei der Rechnungsverarbeitung zeigt. Kein Wunder, denn die manuelle Bearbeitung einer Vielzahl von Rechnungen ist in der Regel sehr langwierig, arbeitsintensiv und potenziell fehleranfällig. Mit der modularen Essentials Plattform von BCT Deutschland lassen sich solche und andere Dokumentenprozesse erheblich beschleunigen.
Automatische Rechnungserfassung
Speziell das Modul ‚Invoice Recognition‘ ist die perfekte Ergänzung zu bestehenden ERP-Lösungen. Es erkennt sämtliche Rechnungstypen und liest typische Elemente wie Rechnungsnummer, Kontodaten sowie Netto- und Bruttopreis mittels intelligenter OCR-Technologie aus – unabhängig davon, wie und in welchem Format die Dokumente empfangen werden. Ein besonderes Qualitätsmerkmal der Software ist jedoch ihre tiefgehende Positionszeilenerkennung. Das ermöglicht zum einen die Aufschlüsselung von Kostenrechnungen, die Neuberechnung der Mehrwertsteuer pro Zeile und die Bearbeitung von Eingangsrechnungen mit vielen Positionszeilen. Die jeweiligen Informationen lassen sich dann automatisch mit Bestellungen im ERP abgleichen, sodass eventuelle Preis-, Mengen- und Artikeldifferenzen sofort auf Zeilenebene sichtbar werden. Zum anderen lassen sich ausgelesene Bestandteile automatisch aus dem Dokument extrahieren und ins ERP übertragen. Dadurch entfällt die manuelle Eingabe, die zeitraubend und fehleranfällig ist. Fehler werden minimiert und man spart Zeit und Geld bei der Rechnungsverarbeitung.
Generierung von E-Rechnungen
Das Modul ‚E-Invoice Generator‘ hingegen setzt beim Rechnungsausgang an: ERP-Anwender verschicken Rechnungen häufig noch als Papierausdruck oder als PDF per E-Mail. In beiden Fällen muss der Empfänger die Elemente der Rechnung in strukturierte Metadaten umwandeln und manuell in sein ERP-System übertragen, was der effizienten Prozessdigitalisierung im Wege steht. Das BCT-Modul sorgt hier für ein „digitales Plus“, indem es (gescannte und digital erzeugte) Rechnungen in E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD konvertiert. Der Vorteil: Enthaltene Metadaten lassen sich dann wieder automatisiert in eine ERP-Lösung übermitteln; manuelle Arbeitsschritte werden auf ein Minimum reduziert und Übertragungsfehler vermieden. Das Ergebnis: Verkürzte und effizientere Bearbeitungs- und Buchungsprozesse mit Rechnungen, die vollständig den Vorgaben entsprechen, wie sie etwa im öffentlichen Sektor verpflichtend sind.
Perfekte Ergänzung für ERP-Systeme
Die Digitalisierung finanzieller Prozesse ermöglicht eine verbesserte Liquiditätsplanung sowie schnellere und transparentere Vorgänge. Unter dem momentanen Marktdruck müssen sich auch Anbieter und Reseller im ERP-Bereich weiter öffnen und Möglichkeiten finden, ihren Kunden dauerhaft einen Mehrwert zu bieten. Die modulare Essentials Plattform von BCT Deutschland ist die perfekte Ergänzung ihres Portfolios und gibt ihnen die Chance, sich deutlich von ihren Mitbewerbern zu unterscheiden. Getreu dem Prinzip „komplementär schafft mehr“ kann sie – als OEM-Lösung oder im vordefinierten Look & Fee sowie On-Premises oder cloudbasiert – in vorhandene Produkte integriert werden. So werden digitale Finanzprozesse zum Kinderspiel!
Weitere Infos: bctsoftware.com/de/
Über BCT Deutschland GmbH
Das niederländische IT-Unternehmen ist seit 2010 als BCT Deutschland in Aachen vertreten. Inklusive des Hauptsitzes in Sittard und einer Niederlassung in Belgien sind insgesamt rund 140 Mitarbeiter für BCT tätig. Derzeit nutzen über 150.000 Anwender in Organisationen aus Industrie und Handel, dem Gesundheitswesen sowie dem Dienstleistungs- und öffentlichen Sektor die Lösungen des Softwareentwicklers. Mit diesen verarbeiten sie jährlich mehr als 120 Mio. Dokumente.
BCT ist Mitglied des digitalHUB Aachen e. V. und engagiert sich deutschlandweit in weiteren Fachverbänden wie Bitkom e. V. und eco — Verband der Internetwirtschaft e. V.
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