Prozessoptimierung bei kleinen und mittleren UnternehmenElektronischer Rechnungsversand
von Achim Hubert
Lesedauer: 8 Minuten
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Bereits seit den 60er Jahren sind Unternehmen daran interessiert, die Daten ihrer betriebswirtschaftlichen Lösungen elektronisch miteinander zu vernetzen. Dabei geht es um schnellere Information und gleichzeitig um die Senkung der Kosten für den Datenaustausch. Je enger das Verhältnis zwischen Kunde und Lieferant, umso eher sind Unternehmen bereit direkten Einblick in ihre Abläufe zu gewähren. Vorreiter auf diesem Gebiet war die Automobilindustrie mit ihrer ausgeklügelten Logistik (Supply Chain Management). Die schon vor 40 Jahren mit EDI (Elekctronic Data Interchange) angestrebte Standardisierung des Datenaustauschs wurde jedoch in der Folge durch viele Branchenausprägungen aufgeweicht, dass sich diese Technologie überwiegend nur in großen Konzernen und Nischenmärkten durchsetzte. Seit in den neunziger Jahren das Internet und E-Mail immer weitere Verbreitung fanden, gewann das Thema neue Dynamik. Warum sollte man nicht auch Dokumente aus einer Warenwirtschaft oder einem Rechnungswesen per E-Mail statt per Fax oder Brief versenden? Warum sollte man statt einer telefonischen Bestellannahme nicht auch Webshops betreiben, um sein Produktangebot den Kunden zu präsentieren? Was sprach gegen Webservices, die Kunden einen Einblick in vorhandene Lagerbestände, offene Posten und andere Daten der Geschäftsbeziehung gaben? Für diese neue Technologie sprachen vor allem die große Verbreitung, einfache Bedienbarkeit und die geringen Kosten. Allerdings bestand für einige Anwendungsfälle noch eine Grauzone, die zu regeln der Gesetzgeber aufgerufen war. Dies geschah 2002 mit dem Digitalen-Signaturgesetz. Darin wurde festgelegt, in welcher Weise steuerrelevante Dokumente elektronisch zu versenden, zu prüfen und aufzubewahren sind. Elektronische Rechnungen wurden damit von den Finanzbehörden einem Dokument in Papierform gleichgestellt. Der Wirtschaft war es vor allem darum gegangen, auch bei elektronisch verschickten Rechnungen einen Vorsteuerabzug zu ermöglichen. Im Bundesfinanzministerium wollte man hingegen verhindern, dass der elektronische Dokumentenaustausch die damals schon erheblichen Betrugsfälle im Zusammenhang mit der Umsatzsteuer ausweitet. Deshalb wurden im Signaturgesetz erhebliche Hürden aufgebaut, mit denen eine zweifelsfreie Identifizierung des Rechnungserstellers gewährleistet werden sollte. Das Gesetz hat zwar die rechtlichen Grauzonen für den elektronischen Datenaustausch beseitigt, aber es war nun mit erheblichem Aufwand und zusätzlichen Kosten verbunden, den Datenaustausch auf diesem Weg zu praktizieren. Dies hat sich in den letzten vier Jahren, seit Inkrafttreten des Gesetzes nicht wesentlich geändert.
Unterschiede im B2B und B2C Geschäft
In der Literatur wird oft geschätzt, dass über 30 Prozent aller Unternehmen die Vorteile, die sich aus dem elektronischen Dokumentenaustausch ergeben, gerne nutzen würden. Ob sie das mit vertretbarem Aufwand und auf einer sicheren rechtlichen Basis tun können, hängt in erster Linie von ihrem Geschäftsmodell ab. Der geringste Aufwand fällt an, wenn der Rechnungsempfänger ein Privatverbraucher ist, der keinen Umsatzsteuervorabzug tätigt. Für diese Kunden muss eine elektronische Rechnung keine besonderen Anforderungen erfüllen. Einzige Voraussetzung ist, dass der Kunde seine Zustimmung zum elektronischen Rechnungsversand erteilt hat. Bei Einkommensteuererklärungen reicht es gewöhnlich aus, geltend gemachte Kosten „glaubhaft“ zu machen. Anders sieht es dagegen bei Geschäftskunden aus. Neben dem in der Abgabenordnung geforderten formalen Aufbau einer Rechnung, muss dieses Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein. Der Empfänger der Rechnung muss diese Signatur prüfen und muss das Dokument einschließlich des Prüfberichtes revisionssicher speichern. Im Falle einer Steuerprüfung sind diese Daten dem Prüfer genauso vorzulegen wie die Rechnungen, die man in Papierform erhalten hat. Sind die eben beschriebenen Bedingungen nicht erfüllt, wird der Vorsteuerabzug abgelehnt und es kann die Rechnung als solches angezweifelt werden. Gleiches gilt im Übrigen auch für andere Dokumente mit rechnungsähnlichem Charakter wie etwa Gutschriften oder Stornos. So wundert es nicht, dass die Firma T-Systems, die schon seit einigen Jahren die Telefonrechnungen der Deutschen Telekom als digital signiertes Dokument anbietet, diese zwar an 3 Millionen Endkunden verschickt, aber nur 3.000 Geschäftskunden diesen Service nutzen. T-Systems sieht den Grund darin, dass bisher zu wenig Marketing für diese Form des Rechnungsversands durchgeführt wurde. Es gäbe im Übrigen Probleme mit der Umsetzung der digitalen Rechnung in die Prozesse der Unternehmen. Zahlreiche Studien verweisen gerne auf die Einsparpotenziale, die mit dem elektronischen Rechnungsversand verbunden sein sollen. Pro Rechnung soll der Ersteller rund 5 Euro sparen können. Gleichzeitig heißt es, dass der Empfänger rund 10 Euro sparen könne. Dies gilt natürlich nur, wenn die Signatur der auf diese Weise erhaltenen Rechnung automatisch validiert wird und wenn der Inhalt der Rechnung nicht mehr manuell erfasst werden muss, sondern automatisch in ein Warenwirtschaftssystem übernommen werden kann. Dies leisten heute nur die wenigsten Systeme. Es handelt sich dabei zumeist um EDI-Lösungen größerer Unternehmenszusammenschlüsse, die aufeinander abgestimmt wurden. Auch gibt es vereinzelt branchen- und verbandsspezifische Internet-Portale, über die Dokumente elektronisch ausgetauscht werden können (wie z.B. nexmart oder PBSeasy). Teilweise sieht die Lösung auch so aus, dass während eines Monats zwar Rechnungen digital eingehen und erfasst werden, am Ende des Monats wird jedoch eine Sammelrechnung erstellt, die in klassischer Form als Fax oder Brief an den Rechnungsempfänger verschickt wird. Auch etablieren sich erste Dienstleister für den Rechnungsversand in diesem Markt. Ihr Geschäftsmodell besteht darin, dass ein Unternehmen seine Rechnungsdokumente an einen Dienstleister gibt und dieser übernimmt den weiteren Transport. Dabei haben die Kunden die Wahl zwischen dem elektronischen Versand, Fax oder Brief. Durch die große Zahl an Dokumenten, die der Dienstleister verschickt, kann er relativ günstige Preise anbieten. Solche Dienstleister sind allerdings bislang nur auf Seiten der Rechnungsersteller zu finden. Je nachdem, mit welchen Kunden ein Unternehmen zusammen arbeitet, sieht die Kalkulation für den Einsatz elektronischer Rechnungen anders aus. Und es ist zu trennen zwischen der Erstellung und dem Empfang von Rechnungen. Generell kann man sagen, dass der Versand von elektronischen Rechnungen umso günstiger wird, je mehr Rechnungen man pro Jahr erstellt. Sage Software hat verschiedene Modelle durchgerechnet und dabei folgende Ergebnisse erhalten.
Elektronische Signatur in Eigenregie
Bei diesem Konzept werden die Rechnungen durch die eigenen DV-Systeme digital signiert und verschickt. Es zeichnet sich durch hohe Investitionen (Lizenzen, Installation, Schulung und Hardware) und geringe laufende Kosten aus (Wartung). In der Modellrechnung wurden Fixkosten von rund 10.000 Euro und jährliche Kosten von rund 2.000 Euro veranschlagt (Quelle: eigene Recherche bei verschiedenen Anbietern digitaler Signaturen). Mit einem solchen System lassen sich bis zu 25.000 Rechnungen jährlich versenden. Um die Investitionskosten innerhalb von eineinhalb Jahren zu amortisieren, müssen nach unserer Kalkulation mindestens 6.200, d.h. ¼ aller Rechnungen elektronisch verschickt werden. Dabei wurde unterstellt, dass das herkömmliche Erstellen einer Rechnung im Schnitt 1,39 EUR kostet (Price Waterhouse Cooper rechnet mit Kosten zwischen 1,13 EUR und 1,65 EUR). Natürlich wäre es auch möglich, die Investition über einen längeren Zeitraum abzuschreiben. Allerdings muss bei dieser Technologie noch damit gerechnet werden, dass eine komplette Ersatzbeschaffung innerhalb weniger Jahre erforderlich werden kann.
Elektronische Signatur mit Dienstleister
Wie schon dargestellt, gibt es als Alternative zur elektronischen Signatur inzwischen auch Dienstleister für den Transport von Rechnungen. Deren einmalige Kosten sind geringer. Dafür sind die laufenden Kosten höher. Vorteil ist, dass man auch als kleineres Unternehmen diese Option in Anspruch nehmen kann. In unserer Modellrechnung sind wir von rund 2.000 Euro Fixkosten und jährlichen Kosten von rund 600 Euro ausgegangen. (Quelle: eigene Recherche bei verschiedenen Anbietern dieser Dienstleistung). Die Zahl der auf diesem Weg verschickten Rechnungen ist nach oben offen. Sage ist dabei von Transaktionskosten von 30 Cent ausgegangen. Diese Kosten liegen um fast 1,10 EUR unter den Kosten für die herkömmliche Rechnungserstellung (siehe oben). Um auch hier die Investition innerhalb von eineinhalb Jahren zu amortisieren, müssten pro Jahr rund 1.800 Rechnungen digital verschickt werden, weniger als 1/3 gegenüber der elektronischen Rechnung in Eigenregie.
Fazit
So sehr die Möglichkeiten zur Senkung von Kosten und zur Vereinfachung von Prozessen den elektronischen Versand von Rechnungen sinnvoll erscheinen lassen, so wichtig ist es, sich ganz genau zu überlegen, ob das Projekt auch die Unterstützung der eigenen Kunden findet. Denn von ihrer Zustimmung hängt es ab, ob ein Unternehmen die erforderliche Zahl an elektronischen Rechnungen erzielen kann, die eine Investition amortisiert. Wie ausgeführt, sind die Möglichkeiten Kosten einzusparen beim Empfang einer elektronischen Rechnung doppelt so hoch wie beim Versand einer solchen. Dies setzt aber voraus, dass die elektronische Rechnung keine manuelle Bearbeitung nach sich zieht. Hier ist das Signaturgesetz im Augenblick der Hemmschuh, da es die automatisierte Bearbeitung im Moment noch behindert. Sollte in Zukunft die Politik eine andere Möglichkeit finden, um die Erhebung der Umsatzsteuer sicherer zu machen, so ist zu hoffen, dass dieses Gesetz eine Änderung erfährt, die dessen Handhabbarkeit auch für kleine und mittlere Unternehmen erleichtert. Im Augenblick können sich fast ausschließlich Konzerne und große Unternehmensverbünde diese Technologie leisten. Wobei in jedem Unternehmen – egal wie groß es ist – sich sicher noch andere Dokumente finden werden, die sich elektronisch versenden lassen und die nicht steuerlich relevant sind. Unternehmen wie Sage, die sich an kleine und mittlere Unternehmen wenden, sind aktuelle aber dabei, Konzepte zu erarbeiten, die die neuen Möglichkeiten auch hier interessanter machen.
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